企业数据的法治防线之数据合规尽职调查

 

首席数据官高鹏律师团队

在数字化浪潮的推动下，数据已成为企业运营的核心资产之一。然而，数据的收集、存储、使用、共享和跨境传输等环节，都可能引发复杂的法律问题。数据合规律师尽职调查，作为企业应对数据风险、确保合法运营的重要工具，正逐渐成为企业数字化转型中的关键环节。

一、尽职调查：数据合规的基石

尽职调查是指在企业进行重大商业活动（如并购、投资、数据交易等）之前，对目标企业的运营状况、法律风险、财务状况等进行全面评估的过程。在数据合规领域，尽职调查的核心目标是识别和评估目标企业在数据管理、数据安全、数据合规等方面的潜在风险，并为后续的商业决策提供依据。

尽职调查的重要性不言而喻。一方面，它可以帮助企业提前发现数据合规问题，避免因违反法律法规而面临巨额罚款、业务中断甚至刑事责任等严重后果；另一方面，尽职调查能够为企业的商业决策提供准确的信息支持，确保企业在数据相关交易中做出明智的选择，保障商业利益。

二、尽职调查的关键内容

（一）数据合规体系的完整性

尽职调查的首要任务是审查目标企业是否建立了完善的合规体系。这包括数据合规政策、数据分类分级管理制度、数据访问权限管理制度、数据安全事件应急响应机制等。一个健全的合规体系能够确保企业在数据处理的各个环节都有章可循，从而有效降低合规风险。

例如，企业是否制定了明确的个人信息保护政策，是否对不同级别的数据采取了相应的安全保护措施，以及在数据安全事件发生后是否有完善的应急处理流程，这些都是尽职调查的重点内容。

（二）数据收集与处理的合法性

数据收集和处理是企业数据活动的核心环节，也是合规风险的高发区。尽职调查需要重点关注以下几个方面：

1. 数据收集的合法性：企业是否获得了用户明确的同意，是否遵循了最小必要原则，是否对用户进行了充分告知。例如，企业在收集用户个人信息时，是否明确告知用户数据的收集目的、使用方式、存储期限等信息，并获得了用户的明确同意。

2. 数据处理的合规性：企业是否按照法律规定对数据进行分类、存储、使用和共享，是否存在超范围使用、非法出售或泄露数据等行为。例如，企业是否对敏感数据进行了加密存储和传输，是否定期对数据进行安全审计。

（三）数据跨境传输的合规性

随着全球化进程的加速，数据跨境传输日益频繁。然而，数据跨境传输涉及复杂的法律问题，需要严格遵守相关法律法规。尽职调查需要审查以下几个方面：

1. 数据跨境安全评估：企业是否按照法律规定进行了数据跨境安全评估，是否通过了国家网信部门组织的安全评估。

2. 数据处理协议：企业是否与境外接收方签订了符合法律要求的数据处理协议，协议中是否明确约定了数据保护责任、使用范围、安全措施等内容。

3. 数据接收方的合规能力：尽职调查还需要对境外接收方的数据安全保护能力和合规状况进行评估，确保数据在跨境传输过程中的安全性和合法性。

（四）数据安全措施的有效性

数据安全是数据合规的重要保障。尽职调查需要评估企业是否采取了有效的数据安全措施来保护数据的保密性、完整性和可用性。这包括技术措施（如防火墙、加密技术、访问控制、数据备份与恢复等）和管理措施（如员工数据安全培训、数据安全审计、数据安全责任制度等）。

例如，企业是否对敏感数据进行了加密存储和传输，是否定期对员工进行数据安全意识培训，是否建立了数据安全审计机制以及时发现和纠正数据安全问题。

（五）数据相关合同的合规性

尽职调查还需要对企业的数据相关合同进行全面审查，包括数据采购合同、数据共享合同、数据处理委托合同等。审查的重点是合同条款是否明确约定了各方的数据合规责任、数据安全义务、数据使用范围、数据保护措施、违约责任等内容，是否存在可能导致企业承担不必要法律风险的条款。

例如，在数据共享合同中，是否明确约定了数据接收方的数据保护责任和使用限制，是否规定了数据泄露等情况下的违约责任和赔偿机制。

三、尽职调查的方法与流程

尽职调查通常采用多种方法相结合的方式，以获取全面、准确的信息。常见的方法包括文件审查、现场访谈、系统测试和第三方调查等。

（一）文件审查

要求企业提供与数据合规相关的各类文件，如数据合规政策、数据处理协议、数据安全管理制度、数据跨境传输相关文件等，对这些文件进行详细审查，分析其内容是否符合法律法规要求。

（二）现场访谈

与企业的数据管理负责人、技术人员、法务人员等相关人员进行面对面访谈，了解企业数据管理的实际操作流程、数据安全措施的执行情况、数据合规制度的落实情况等，通过访谈可以发现文件审查中未能察觉的问题。

（三）系统测试

在必要时，借助专业的技术团队对企业数据管理系统进行测试，检查数据访问权限设置是否合理、数据加密措施是否有效、数据备份与恢复功能是否正常等，以评估企业数据安全措施的实际效果。

（四）第三方调查

对于涉及数据跨境传输或与外部数据供应商合作的情况，可以通过对境外接收方或数据供应商进行背景调查、信用评估等方式，了解其数据安全保护能力和合规状况，确保数据在跨境传输或共享过程中的安全性和合法性。

尽职调查的流程一般包括明确调查目标与范围、制定调查计划、实施调查、出具调查报告等环节。在调查结束后，根据调查结果出具详细的尽职调查报告，报告应详细说明调查过程、发现的问题及风险点，并提出针对性的改进建议和风险防范措施。

律师数据合规尽职调查是企业在数字化转型过程中不可或缺的重要环节。通过全面、深入的尽职调查，企业可以及时发现数据合规风险，完善数据管理机制，提升数据安全水平，从而在数字化时代中稳健前行。在数据合规的道路上，尽职调查不仅是发现问题的工具，更是企业筑牢数据安全法治防线的重要保障。