怎样分类商业信息

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时间：2005-11-14

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精 彩 资 讯 ·名人谈女性晋升的秘方 女强人生存状态 ·全世界女人共同的情敌是谁 放慢生活 ·封面女郎的美丽传奇 红粉经济美女制造 ·名人广告代言搞笑篇 十大问题女郎(图) 对商业信息进行分类是为了在使用中便于存放和查找，提高信息利用的效率，这是一种技术活，也是商务秘书最常用的基本功。一旦获得信息后，你可以迅速地对号入座，按照下面方法对信息进行处理。   按照信息来源分类　 信息来源分为主类如国际或国内，再分子类如行业或企业或部门，并且必须注明来源可靠性与来源渠道，这对评估信息的真伪与价值有参考作用。   按照信息内容分类 根据信息内容，并且参考实际需要进行分类。分类本身也是一种筛选和评估，不加甄选就全部收入，无疑会增加无效信息的困扰，影响重要信息的关注与利用。以实际需要作为依据，能够使原始信息最大程度地被压缩在不同的信息库中，条理清楚，密切相关，便于查找。如上所述，内容分类也可根据信息的储存量设置主类与若干了类，形成二级层次。   按照信息用途分类 如果你直接就能做出准确判断，有些信息就可直接让其对号入座，这种方法同按照信息内容分类近似，只不过具体到每个使用者，因为信息用途可能多种多样，凡是有关个人的信息，都可以依其实际需要来划分和复制，如果利用内部局域网，则可以归入共享用途中，这样虽然内容不断重复出现，但使用者可以按需调出。   按照信息时间分类 内容涉及时间或时间是其中重要因素的信息，如企业史料、重大活动和大事记，以及政策法令法规的不断补充更新，都应采用这类方法，因为时间证明事态的演进与发展，有时候，它也是最有说服力的证据。   按照信息密级分类 　对企业来讲，除财务状况与技术资料之外，商业信息也是必须划入保密范围的，尤其是那些会带来商业价值，或者企业本身已花费大量人力物力获得的信息。并非所有的商业信息都需要保密，但一旦列入范围，则其重要性显而易见。分类主要划分为绝密、机密、秘密、内部资料，公开资料五种类别，分别指保密程度。具体划分标准因企业而异，也有企业只划分为机密和非机密两种类别，这样简单的分类操作对中小企业比较适合，商务秘书的工作量也会相应减少。除非企业特殊需要，还是以简单为好，因为在具体操作中，密级越多越难界定。实际上，按密级分类还是属于主类，在其类内则应再按其他分类标准再作分类，犹如子类，否则查找起来仍然会摸不着头绪。     无论什么样的分类，都会涉及内容上的交叉或重复，最简单的解决方法是利用计算机技术建立储存与分类查询系统，分别对号入座，其方法犹如字典，拼音检索是一套操作方法，部首检索是一套操作方法，字码是一套操作方法，而信息内容都是一样，无论采用哪种方法进入，都能直接迅速准确地找到你所需要的信息。