如何防止公司打印泄密？6个方法有效防止公司打印泄密

在一家大型科技公司，一名中层管理人员无意中在公共打印机上遗忘了一份高度机密的业务报告。几个小时后，这份文件被一位实习生意外拿到并随手丢进了垃圾桶。尽管最终没有造成严重后果，但这一事件引发了公司高层的警觉。如果当时这份文件被有心之人利用，后果将不堪设想。

为了避免类似的安全漏洞，企业纷纷开始重视打印安全。通过引入先进的安全管理措施，打印泄密风险得以大幅降低。本文将分享六个行之有效的方法，帮助企业避免因打印机操作不当而引发的信息泄露问题。

1. 定期清理打印机缓存和存储

许多现代打印机都带有内存和存储功能，用来暂时保存打印任务。如果这些缓存不定期清理，黑客或内部人员可能会通过读取设备内存获取到打印文件。因此，企业应定期清理或加密打印设备的缓存，确保这些文件不会成为泄密的隐患。

2. 使用安企神的打印监控功能

作为企业级网络管理和安全系统，在防止打印泄密方面提供了强大的解决方案。它通过内置的打印监控和管理功能，实现对打印任务的全程跟踪和审计。以下是其几个核心防泄密功能：

打印任务审计：实时记录每个打印任务的详细信息，包括打印文件名、内容、时间、打印设备和操作用户。管理者可以随时查看这些日志，确保敏感文件的打印得到严格控制。

权限控制：企业可以设定不同用户的文件访问权限，限制某些人员访问和打印敏感文件。只有获得授权的员工才能进行特定文件的打印操作。

禁用打印机：可以设置禁止使用打印机，要求提交打印申请后方可使用打印机，设定仅允许使用指定打印机等。

打印内容水印：在打印的文件上添加可追溯的水印，帮助管理者在出现信息泄露时快速定位责任人。

敏感信息报警：对文件内容进行自动审查，识别敏感信息，防止未经授权的内容被打印。

除了对打印进行管控外，该系统还可以对文件进行加密，对公司的机密文件设置加密权限，只有申请解密之后才可以，打开查看未经授权的用户不能打开文件，从源头防止打印泄密。

通过这些功能，能够有效减少企业在打印环节的泄密风险，特别适合需要高度信息安全保障的企业使用。

3. 实施严格的打印权限管理

企业应当通过IT系统对员工的打印权限进行分级管理。具体措施包括：

限制打印权限：只允许特定员工或部门有权限打印敏感文件。对于普通员工，必要时可以完全禁止打印操作。

使用打印身份验证：配置打印机要求用户在打印时输入个人PIN码或刷员工卡进行身份验证。这样可以防止他人未经授权直接使用打印设备。

4. 启用安全打印队列

安全打印队列是一项能够有效减少泄密风险的功能。它将打印任务暂时保存在服务器中，直到用户亲自到打印机上进行确认或输入密码后才开始打印。这可以防止文件被忘记在打印机上或被他人意外获取。

保密打印：用户必须通过物理验证（如密码、卡片）才能触发打印任务，这确保了只有任务发起者才能取走打印文件。

5. 使用文档追踪技术

文档追踪技术是一种将文件标识符嵌入打印内容中的技术，可以在文档泄露后帮助企业快速追溯源头。具体方式包括：

在每页文件中嵌入唯一标识符，例如二维码或条形码，标明是谁打印了该文件、在何时何地打印的。

添加隐形水印：通过在纸质文件中嵌入肉眼不可见的水印，当文件被扫描或拍照后，这些信息能够在数字图像中显现，帮助追溯泄密源。

6. 安装物理监控设备

为了进一步减少打印泄密的可能，企业可以在重要的打印区域安装物理监控设备，如摄像头。摄像头不仅能够起到威慑作用，还可以实时监控打印区域的人员活动。如果出现文件被他人取走或盗用的情况，监控视频能够提供重要线索。

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