文档协作

文档协作

From: http://www.houqun.net/articles/document-collaborative-solution.html
时间：2010-11-30  分类： 古侯子-工具技巧    2条评论   969 个足印

写了《文档内容对比》的文字后，我一直在琢磨的事情是如何做好文档协同。跟几个同事做些交流，想找出一种适合我们这种多人合作写一份文档的解决方案。没有完美的解决方案，只有适合的解决方案。

我的故事

咨询公司，做的最多的工作之一是文档处理。平时在项目上如是，在做BD的时候更是如是。

有些讽刺的是，我们给别人做IT的规划，业务流程的梳理，以及信息系统的实施，替别人实现生产的信息化、办公的信息化、管理的信息化等，但我们自己却没有做到类似的信息化。

我们自己的工作方式，还是那种偏向于原始的工作方式，比如简单的人工文档的合作，没有自己的办公自动化系统；比如所有的沟通均通过邮件进行，自己的文档服务器系统也没有用起来。

虽说医不自医，如果一名医生，一天到晚总感冒发烧不断，自己又看不好自己，我是不敢找这医生给自己看病的。最起码的一些东西你得有，自己不一定很好，最起码不应该太差。

这次做BD的过程中，多人合作写一份技术标书，每个人负责不同的部分，最后由一个人来统一合并。起初分开写，写完之后的初步文档合并，似乎都很顺利。到中后期，文档版本不断更新，同时有多个人，多个部门在修改，修改的时间长短不一致的时候，文档版本管理就显得混乱而无效率了。也因如此，中间出了一些错误，这让我考虑，我们应该有一个好的文档协作的解决方案。

文档协作方案的探讨

文档写作机制

从咨询的角度来看，文档协作，不仅是一个技术上的问题，更重要的是做好文档协作的流程。具体的流程，谁先谁后，怎么整合之类，具体情况具体分析，很难给一个放之四海而皆准的流程。怎样的流程，都该注意下面的一些注意事项。

1、文档协作，要分工明确。不同的部分，交给不同的人去写，每个人应对自己写的部分负责。尽量不要让多人共同处理文档中相同的部分，即使不得不多人共同处理同一部文档，最好理出处理的先后顺序，而不要同时进行修改；

2、文档合并交由专门一个人来做。同一个人，保持同一个标准，以及使用相同的处理流程，以确保合并的时候不会出现错误。

3、减少多人同时操作文档的时间。如果可以做到一个人处理完文件之后，另一个人再处理文件，这样就不会出现文档的混乱了。

4、制定统一的文档协作标准。统一模板，统一的文档格式，甚至一些标点符合的使用，最好也在文档开始前，统一制定。如此，在文档后期的合并整理时，会方便很多。

技术方案

没错，我更关心的是有什么技术方法很好的实现文档协作。研究了一下，列出下面的几种技术解决方案，并作简单描述。

1、Wiki之类

BS的Online的文档协作的方案，如果重文档内容，对文档格式不甚重视的话，可以用这种方案。即使在局域网范围内，随便找台机器，架设WEB服务器，装个免费的Wiki，不是难事，用起来也比较方便。无奈，对我们而言，文档格式要求很严格，无法使用这种方式。

2、Google Doc

BS的Online的文档协作方案，而且必须要能联网，还得能连到google的服务器，不然不可用！比如，好久没用，这两天才发现原来Google Doc被天朝给墙了。如此，也不适合我们使用。说实话，google doc功能确实不错，用起来也很顺手，比Office Live功能要强大的多。

3、Microsoft Office Live

整体描述同Google Doc，不同的是它未被墙，而且功能上比Google Doc稍微差上那么一点，但普通的使用也够了。现在的问题是，没有Office 2010，想弄一个Office Live的帐号似乎并不容易。我折腾一天，才开通了一个Windows Live ID的帐号能使用Office Live功能。令人不爽的是，Microsoft为台湾、香港都提供了该服务，就是大陆没有。叹一个！另，我总有些担心，对于这些第三方提供的Online的服务，如何确保文档资料的安全性呢？

3、VSS/CVS

我知道VSS，见过这个东西，却没啥好印象。以前在一个项目上，用过这个东西做文档的版本控制。印象是，软件又土又丑，用起来很别扭。在代码管理方面，VSS/CVS用的很多，似乎也很成功。其他方面，我不是很清楚。一则VSS/CVS是CS结构的，用起来需要一台服务器，一则对其在文档管理方面的性能表示怀疑，所以也没有打算用此做文档协同。

4、SharePoint

很多公司拥SharePoint做文档管理的工具，做项目当中，见到很多客户就是用这个东西，似乎也很方便。我没用过，对其功能不做评论。我想既然这么多家用这个工具，肯定有他们的道理的。对我而言，我想的是可以在一个小局域网范围内就可以进行文档写作，不要太多额外的东西，这一点SharePoint似乎不能胜任，因为它需要服务器，需要安装一堆的东西，比如IIS之类。如果在公司环境下，有这个工具，我会用；如果作为小团队自己使用的话，就我而言，VSS/CVS的优先级要高过SharePoint。

5、Groove

这个东西是Office2007里面的新组件，以前没有注意是干嘛的，研究文档协作的时候才认真的看了这个东西一眼。这个东西的卖点在于P2P，可以把在线的N个人的文档保持同步。你可以离线编辑，只要在线，就会自动的把更新的文件同步到其他协作人员的电脑上。不需要服务器在局域网内使用，也可以通过微软的服务器做中介online跨区域使用，这个听起来很牛。

一般一个客户端足够了，牛的是微软提供了Groove Server，可以假设企业自己的服务器，而且还可以跟Sharepoint和其他的微软工具无缝连接，也足够的牛。

从这些方面，我想还真满足我的需要了。前两天的时候，还想简单的写一个Groove的使用教程贴，不过后来发现这个东西也不尽善尽美。比如，新版本的Groove取消了Co-editing的功能，取而代之的是多人同时编辑文档时会保存多个版本。这个有点烦，不过，现阶段而言，这个应该可以满足我的需要了。所以，我努力的在公司的小Team中，推广这个工具。既然有了，干嘛不用？不用，浪费了。

对这个东西感兴趣的，不妨Google或者百度：Groove 2007。网上有很多的教程！

6、其他

万能的其他，不想更详细写更多的方案，就写其他。

除了我能找到的几个方案外，拿搜索引擎搜，可以发现有很多的文档协作解决方案。看来，文档协作，或者提高一个层级来说，办公协作，是一个蛮大的市场。随着工作地点的越来越分散化，这个市场会越来越大。在不同的地点，多人如何协作，始终会成为一个值得考虑的问题。

小小的总结

简单的说，做好文档协作，要设定一个良好的文档协作流程，然后选择一个适合的文档协作的工具。这里，我推荐的是使用Groove。好不好，各抒己见，不过是可以尝试一下的。