谈行政办公信息管理的现状及问题

 

信息是工作赖以开展的前提，是领导决策的依据，信息是工作改革创新发展的保障。现如今，工作中书写文稿、打印、存储、传送等操作，很大程度上利用了先进的计算机和通信技术手段，但是目前没有一个高效的信息管理平台，妨碍了信息的集中保存和及时共享，不便于加工利用，是制约信息化进一步拓展应用的瓶颈。就当前办公现状及存在的问题分析如下：

（一）    文件信息在各工作人员的电脑中分散存储，很难做到完整，也不利于共享和保管。在办公过程中，只是将纸质档案、卷宗按规定进行了集中存档，还有大量的电子文稿，图片、录音、录像等有价值工作信息文件，需要长久保管和应用。目前，信息文件存放在每个人员各自的电脑上或U盘中，甚至很随意存储在一个文件夹内。对一个单位或一个部门是一种分散型的、不安全的信息管理状态，不能够做到及时充分的共享信息资源，不利于协作办公，也不保证能够长久的保管。如果遇到工作人员调动岗位、升迁、离职等情况时，不利于交接，也容易丢失。

（二）    文件信息在上下级之间、部门之间、人员之间多数是人工方式流转。工作中除了标准公文处理以外，还存在大量的日常的事务处理。这些横向或纵向的部门之间、上下级之间和人员之间的事务，平时靠上门递交、传真、电话等方式进行。文档信息的存储本身是电子格式，却使用手工方式传送，还需要做打印、复印工作，不仅浪费纸张和时间，也增加了劳动强度，有时人员之间还相互干扰工作。除此之外，人员都在各自的部门办公，信息却不能实时沟通和使用；作为领导无法及时的掌握一线的一手信息，信息了解不够全面、及时，也不利于决策工作。

（三）    由于手工方式办公，造成信息的不连续性，零散资料很难相互关联。一件工作事项涉及多部门、多人员，事前、事中、事后会形成各种形式资料，纸质材料应按卷宗方式进行保管，同样电子信息材料也需要以卷宗形式存储。目前工作中存储这些材料随意性大，一般是按时间推移，流水性的存放在电脑中，很难将一件工作的材料捆绑在一起存放，这样既不能阅览整体事件的全貌，也不能反映前后形成历程。

（四）    工作信息不能实时获取，不利于领导监督工作，不利于为领导决策提供全面的信息。工作中上级领导需要及时了解下级的工作状态，以及每项工作的进展情况。目前只能靠下级汇报的方式被动的接收工作信息，做不到自主实时的获得全方位信息，因此不能及时掌握每个人工作状态，每件事的进展程度，不能全面反映一个单位、一个处室的整体工作，不利于自我监督和领导监控，不利于一件事的督办完成，不利于领导决策提供全面的信息。

（五）    档案资料及文档信息收集不齐全、存放不统一，不能实时共享，直接造成检索难，查阅不方便。纸质资料不易翻阅，即便是电脑中的电子文件，也是依靠人工记忆去查找，不能快速定位，常常发生应用时确不能找到的尴尬现象。以手工方式采集、传递、接收、归档资料信息，容易造成内容残缺不全，影响了资料信息的完整性、真实性和连续性。往往是“拿出来一摊，翻起来一片，查起来没法”，根本不能适应信息化发展的要求。

以上五种情况是客观存在的，是现有办公条件造成的，随着时代发展，新科技不断进步，应用先进的计算机和通信技术手段，需要建设一个安全、可靠、高效的信息网络和电子化办公管理系统解决当前的问题。