《由浅入深学习SAP财务》：第2章总账模块 - 2.6 定期处理 - 2.6.5 年末操作：维护新财政年度会计凭证编号范围

混沌破晓

于 2024-04-12 16:12:06 发布

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分类专栏： SAP FICO 模块文章标签： SAP FICO 总账会计凭证编号范围

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2.6.5 年末操作：维护新财政年度会计凭证编号范围

财务系统的维护者要在每年年末预先设置好下一年度的会计凭证编号范围（number range），以便下一年度会计凭证能够顺利生成。这一操作一定要在下一年度1月1日以前预先完成。
会计凭证编号范围可以一次设置多个年度。在设置前，可以先行检查凭证编号设置到哪一年度。

查看当前系统中凭证编号范围设置的情况：

路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>凭证>凭证号范围>条目视图中的凭证>定义条目视图的凭证编号范围
事务代码：FBN1
步骤① 在“会计凭证号码范围”界面输入要查看的公司代码，并单击按钮，如下图所示。

步骤② 在打开的“显示号码范围间隔”界面，即可以看到该公司代码每个会计年度编号范围的设置情况以及当前的最后编号，如下图所示。

从图中可以看到，2030公司代码在“2009年”“2010年”的编号范围已经设置好了。这里的“年”表示会计凭证的年度从上一条有记录的年度开始“截至……年”。例如，“2010年”表示2009年以后（不含2009年），到2010年年底产生的凭证，将适用“2010年”的编号范围；而“2009年”以前由于没有其他年份的记录，因此如果存在2009年以前的会计凭证，将会被纳入“2009年”的编号范围。
如果新年度的编号范围没有设置好，可以单击按钮进行设置，但这种操作比较复杂，一般通过从现有年度或者预先配置的“9999年”复制的方法来完成。

按年度复制公司代码的会计凭证编号范围：

路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>凭证>凭证号范围>条目视图中的凭证>复制到会计年度
事务代码：OBH2
操作示例：将公司代码1000在2016年的所有编号范围复制到2018年。
步骤① 在“凭证编号范围：复制到会计年度”界面输入相关参数，如图所示。

公司代码：要对哪一个公司代码或哪几个公司代码进行复制。
号码范围编号：要复制的编号范围的代码，如01~ZX。如果要复制所有编号范围，则将该字段留空，不选择，表明选择所有的编号范围。
源会计年度细节—到会计年度：从哪一个会计年度复制编号范围。在此字段输入已经存在编号范围的某一会计年度。
目标会计年度细节—到会计年度：复制到哪一个会计年度。在此字段输入新的会计年度。
步骤② 单击“执行”按钮，复制号码范围。系统弹出对话框提示，单击“是”按钮确认，如图所示。

步骤③ 在对话框中单击“是”按钮或者按回车键后，系统显示“凭证编号范围：复制到会计年度”界面，列出了复制编号范围的结果，如图所示。

从图中可以看到，01~20的编号范围都已经添加到2018年了。
编号范围是否成功复制，系统有多种不同结果。
① 结果显示“已添加间隔”，且无解释信息，表明编号范围添加无问题，如图2-148中的01、02等编号范围。
② 结果显示“已添加间隔”，且有解释“数值已被分配给此区间”，如图2.6.5-6中的05编号范围，表明已有凭证应纳入“截至2018年底”的这段区间，这是因为当前系统中，2016年凭证编号在当时没有及时维护，导致凭证号500000000～500000113落入了“9999年”编号范围（见图2.6.5-6），现在添加了2018年的05编号范围，于是系统发出警告性提示。

③ 结果显示“不能添加间隔”，解释信息为“间隔已存在”，表明间隔已经存在了，不能重复添加。

系统还提供将编号范围从公司代码复制到公司代码的功能，这在推广项目中比较实用。
路径：IMG>财务会计>财务会计全局设置>凭证>凭证号范围>条目视图中的凭证>复制到公司代码
事务代码：OBH1

操作比较简单，在此不再赘述。

其他知识扩展：

1、9999年的编号范围有什么作用？应该保留吗？
SAP在初始安装时，对每个编号范围都有预先配置的“9999年”记录，如图所示。

假设当前为2017年，如果没有提前设置2017年的编号范围（也没有设置2018～9998年的编号范围），那么当前年度的会计凭证也能生成编号，会编入到“9999年”的编号范围中，这就造成了编号的混乱。
在系统刚开始配置编号范围时，可以借助系统预设的“9999年”编号范围，将其复制到当前要使用的年度，如从9999年复制到2017年。复制完毕后，再删除“9999年”编号范围，相当于“过河拆桥”。这样，既方便于首次设置编号范围，也避免了后续可能存在的风险。

2、编号范围的配置需要传送请求吗？
        SAP生产环境一般是不允许直接修改后台配置的，后台配置的修改一般是在配置环境中设置好，生成“请求”（request），然后将“请求”传送到生产环境的。
        但是，关于编号范围的后台配置，一般是在实施期间（系统上线前）设置好后，从配置环境通过“请求”传送到生产环境；一旦上线后，再有牵涉编号范围的配置变动，一律不再通过“请求”传送的方式，而是直接在生产环境设置。
        上线后如果再次传送该请求，会将配置环境中的编号范围的状态（当前编号均为0）也一并传入到生产环境，从而将生产环境中已经不断发生变化的编号范围的状态也更改为0。导致用户在过账凭证时报错（发出快件，提示“编号已经存在”）
        解决的方法是：先通过表BKPF查看该公司代码、该会计年度每个凭证编号范围的实际编号最大值是多少，然后通过事务代码FBN1将最大值分别写在对应编号范围的“当前编号”字段上，如图所示。