《由浅入深学习SAP财务》：第2章 总账模块 - 2.6 定期处理 - 2.6.6 年初操作：科目余额结转

2.6.6 年初操作：科目余额结转

        在使用事务代码 FAGLB03 查询科目余额时，可以看到按期间的发生额清单。其中，第一行称为“余额结转”，该行的累计余额代表上年度遗留下来的余额，也就是年初余额。对于资产负债表科目而言，本年初余额应该等于上年末余额，但是在未执行科目余额结转时，本年初余额可能显示为0。
        如果余额结转一行显示为空，即值为0。由此，导致每个月的累计余额都只是本年的累计，而不是历史累计的余额。

图2.6.6-1

        “科目余额结转”功能，它的作用是将上一年度资产负债表科目的余额结转到下一年度初，损益表的余额结转到留存收益科目（retained earning account）。留存收益科目是在后台配置的。
        国内客户，建议不要直接设置为“未分配利润”，而在未分配利润科目下设置一个次级科目，如“利润分配-未分配利润-留存收益”科目。因为国内用户习惯在年末通过做凭证的方式，将所有损益转入本年利润，然后将本年利润转入未分配利润，即通过账结法来出具损益表，因此，系统用来自动结转余额的“留存收益”科目不要和手工做账会使用的“未分配利润”科目搅在一起；否则万一有一个科目的余额出现问题，就不知道是哪一方面（手工做账还是系统自动结转）出了问题。

科目余额结转的业务操作：

路径：SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>期间处理>清算>结转>余额结转（新）
事务代码：FAGLGVTR
步骤① 在“余额结转”界面输入相应的参数，如下图所示。

图2.6.6-2

分类账：要结转科目余额的分类账。如果只有一套分类账，则此处输入0L（0为阿拉伯数字）；如果有多套分类账，则要对多套分类账逐一运行余额结转程序。此处示例输入0L。
公司代码：要结转科目余额的公司代码，输入公司代码或公司代码的范围。此处示例输入1000。
结转至会计年度：要将科目余额结转到哪一个会计年度。此处示例输入2016。
测试运行：勾选本复选框表示测试运行，不勾选本复选框表示正式运行。一般情况下，先测试运行，确认结果无误后再正式运行。此处示例先测试运行。
清单输出：同时勾选“输出清单结果”“未分配利润科目中的余额”复选框，系统会将最全的运行结果列示出来。
步骤② 单击“执行”按钮，系统测试运行，在新的界面中显示运行的日志，如下图所示。

图2.6.6-3

步骤③ 单击按钮，查看有哪些资产负债表科目的余额被结转到下一年度初，如下图所示。

图2.6.6-4

        从图中可以看到，科目100000在2015年年底的余额为22015.14欧元，将被结转到2016年年初。它的第2本位币集团货币EUR下的余额和第3本位币硬通货USD下的余额也将被同时结转到2016年年初。（再加上科目的记账货币，一共有4种货币类型，因此图2.6.6-3中显示了4种货币类型，但其中只有货币2至货币4是公司代码的本位币）
步骤④ 单击按钮，查看有哪些损益表科目的余额被结转到“留存收益”科目（系统称其为“未分配利润账户”），如下图所示。

图2.6.6-5

        从图中可以看到，损益表科目（图中的“利润表账户”，科目211100等）的余额共计-36017591450.37欧元将被结转到留存收益科目（图中的“Ret. E. Acct.”）900000中。
步骤⑤ 返回参数输入界面，取消勾选“测试运行”复选框，再次执行程序。此时，系统会将余额结转的结果更新到数据库表中。
步骤⑥ （可选）利用事务代码FAGLB03复核资产负债表科目的余额结转是否成功。如图2.6.6-6所示，资产负债表科目100000在2015年年底的余额22015.14欧元已经被成功结转到2016年年初了。

图2.6.6-6

步骤⑦ （可选）利用事务代码FAGLB03复核“留存收益”科目的余额结转是否正常。如图2.6.6-7所示，系统定义的“留存收益”科目900000在2016年年初的余额为-36017591450.37欧元。

图2.6.6-7

        它在2016年年初的余额既延续了自身在2015年年末的余额（参见图2.6.6-7），也承接了其他损益表科目在2015年年末的余额。这一步是没有凭证生成的，也就是说，它的余额在年初的变化是“静悄悄”地发生的。

知识拓展：

1、系统是怎样区分资产负债表和损益表科目的？
        从上面的操作看，资产负债表科目和损益表科目在余额结转时的表现是完全不一样的。系统如何判断一个科目是资产负债表科目还是损益表科目呢？这取决于科目主数据（事务代码FS00）中的定义。
2、损益表科目的余额应该结转到哪一个留存收益科目？
        在后台配置中，可以看到留存收益科目的配置如下图4所示。
路径：IMG>财务会计>总账会计核算>定期处理>结转>定义留存收益科目
事务代码：OB53

图2.6.6-8

        从图中可以看到，系统对不同的损益表科目类型配置不同的留存收益科目。其本意是想将损益分为不同的类别，如主营业务的损益、其他业务的损益、营业外的损益等，不同的损益分别进入不同的留存收益科目。
        在国内企业的实践中，一般不会去分设不同的损益表科目类型，于是配置变为简单的一行。

        由于只有唯一的选择项，用户在前台 FS00 维护损益类科目的主数据时，系统也就不会要求用户选择“损益表科目类型”了。
3、如果单独设置一个“利润分配-未分配利润-留存收益”科目，它在下年初的余额将会是多少呢？
        “损益表科目”其实应称为“损益类”科目更合适，它包括表内损益科目和表外损益科目。
（1）表内损益是指损益表中的如销售收入、销售成本、销售费用等项目。财务人员一般会在年末对这些科目做账，将它们的全年累计余额结转到本年利润（通常使用若干个综合的结转科目，如销售收入-损益结转、销售成本-损益结转、销售费用-损益结转等），因此最终从余额来说，年末应该总和为零。
（2）表外损益科目指损益表中所不包含的损益类科目，如生产成本、制造费用。由于每月底生产成本和制造费用科目要平衡，因此其余额在年末也为零。所有的“损益类”科目结转到留存收益的金额合计应为零。
因此，在每年初运行完余额结转后，单独设置的留存收益科目余额在下一年初应该为零。
用户只要检查单独的“留存收益”科目在年初余额是否为零，即可验证前一年度的损益是否处理无误。

提示：

        科目余额结转一般在新一年度的第一天（1月1日）完成。在这种情况下，每年末科目余额结转仅执行一次就可以了。如果在1月1日以后又产生了记账在上一会计年度的凭证，那么无须再次运行余额结转，系统会自动将余额更新到本年度初。当然，即使用户再次执行，也不会有不良后果。