如何提高工作效率？分享9个高效率工作的方法

如果您的企业正在面临以下问题：

• 员工敏捷性和生产力降低
• 员工满意度不足
• 利润下降

那么您需要创建一个运营改进指南。

这需要经常更新，因为这不是一次性的努力，而是必须定期进行的持续过程。然而，您的运营改进指南还必须强调优化运营流程而非仅仅减少运营成本，因为关键在于即使在变化的时代，也要保持团队的稳定运作。

但是，什么是运营改进呢？

什么是运营改进？

运营改进（OI）是一个战略性过程，组织通过这个过程寻找有效的方式来提升现有员工的生产力，改进公司运营，并改善不仅来自员工而且来自他们端的结果。

其思想是识别可能阻碍团队生产力的领域，并消除低效现象以提升利润。除此之外，OI还可以包括：

• 提升现有产品和服务的质量
• 识别可能增加生产成本的原因
• 理解可能增加市场份额的方式
• 等等。

但是，如何进行OI过程呢？

让我们探索下面的运营改进指南，以便更好地理解它。

战略性运营改进指南

在这个快速的运营改进指南中，你将探索九个简单的步骤，这些步骤允许你战略性地升级你的运作，并且无需麻烦。这些包括：

1. 审查当前的运营过程

在审查现有的运营时，你必须保持整体的视角：增长。

这就是为什么在审查过程中要识别可能的：

• 不符合你的产品和服务最新升级的资源
• 阻碍个人发展和成长的领域
• 成为员工生产力障碍的问题
• 培训后可以表现更好的资源
• 你的业务未能同时提升员工和客户满意度的领域
  记住这些因素，从员工和组织的角度审查运营过程将变得更容易。这将使你能够识别你需要在OI方向采取的可能步骤。

2. 设定KPI和绩效指标

通过设定现实的KPI和绩效指标，了解你的员工如何单独表现以及他们的努力如何影响公司利润。

你必须关注的一些常见KPI包括：

• 每位员工的收入：追踪一名员工为你的组织带来的收入。

• 每位员工的利润：监控一名员工为你的组织创造的利润。

• 平均任务完成率：了解员工在特定时期完成了多少任务。

• 每位员工的加班时间：这个指标特别可以帮助你了解当前员工的心态以及他们是能更快完成给定任务还是需要额外时间来完成。注意，加班并不是员工对组织诚意的指标。
  这些KPI可以帮助你了解可能阻碍员工生产力的原因。但确保跟踪以下绩效指标，以了解员工是否正确地完成他们的工作：

• 销售数量

• 处理时间或首次呼叫解决

• 处理的单位数量

• 缺勤率

• 180度反馈

• 净推荐得分

• 等等。然而，设定这些KPI和指标将使你能够无忧无虑地了解员工的表现。

3. 文档化并审查流程工作流

如果你从未文档化过你的流程工作流，而且它总是散布在线上和线下的多个文档中，那么现在是时候改变了。

创建一个流程文档，使你能够找到有关现有运营过程的所有细节，并相应地在特定情况下采取行动。

你可以使用基于知识的解决方案来创建内部文档。在创建过程中，确保你：

• 定义文档的目标
• 创建清晰的结构
• 设计并保存模板
• 添加内容以及像图片、视频、GIF这样的视觉资产
• 添加到其他相关文章的内部链接
• 通过知识库在内网上发布内容

4. 打破壁垒

避免受到工作场所旧有实践和流程的约束。不要犹豫引入可以升级你的运营的革命性想法。这些想法可以包括：

• 不要犹豫在不同团队内部和跨团队合作
• 促进团队间直观和透明的沟通
• 鼓励其他员工通过他们偏好的沟通渠道联系其他人
• 加入团队建设活动
• 让员工团结起来，共同追求他们认同的目标
  借助这些想法，你可以在工作中找到突破口，并确保组织中的每个人都能摆脱现有的壁垒。

5. 开放沟通

无论是管理者还是团队成员，鼓励你的组织中的每个人一旦了解到变化就连接并沟通必要的变化。

开放沟通是运营改进的关键方面。这就是为什么不要犹豫引入新的沟通渠道，甚至是在线办公社区，员工可以在其中更快地相互交流。通过开放沟通，你可以期待如下结果：

• 生产力提升
• 减少工作障碍
• 明确的工作期望
• 改善员工参与度
• 工作场所包容性
• 减少文化差异带来的犹豫

6. 培养积极的工作文化

在寻找激励员工和改善工作场所运营的方法时，也要专注于培养积极的工作文化。

以下是你可以开始朝这个方向努力的方法：

• 鼓励员工分享围绕新产品创新的想法。你可以通过在工作中举办黑客马拉松来实现这一点。让他们知道没有想法是大或小的。你的组织准备看到并理解他们的愿景。
• 定期奖励员工他们的利润、销售或甚至在改进你的产品和服务方面的表现。在其他员工面前这样做，让他们也感到激励，以改善他们的表现并获得相同的奖励。
• 公开公司在某些情况下可能遭受的损失，并让他们知道你计划如何应对。这种透明度增加了员工对组织的信任，并使他们更有动力表现良好。
• 每当员工情绪低落或频繁遭遇燃尽时，提高员工士气。带他们去参加团队晚餐或观看剧场电影等活动。他们需要定期的能量或动力为你工作。你也可以提供他们瑜伽或冥想计划的访问权限，帮助他们以某种形式释放压力。

7. 提供员工培训

不要忽视培训部分。很多公司因为以下原因忽视了员工培训：

• 不想花太多时间培训员工
• 希望立即让他们上岗，认为他们已经具备所有所需工具的经验
• 从团队中移除资源，招聘他们不必培训的新人
  这种做法如果不认真对待员工培训可能会适得其反。

你可以创建一个文档，而不是与员工进行面对面的培训会议，通过该文档他们可以了解：

• 角色和责任
• 紧急情况下的联系人
• 围绕人力资源政策的常见问题
• 工作流程
• 通过帮助他们了解需要参加哪些课程来填补技能缺口
• 团队成员之间以及跨部门的沟通与协作
  这个员工培训文档甚至是电子学习课程可以根据更新的反馈定期更新，以确保员工保持技能并改善工作输出。

8. 整合自动化和技术的使用

经常面临像人为错误这样的常见问题吗？

那么，为什么不自动化那些不一定需要人工输入的过程呢？

今天，我们可以使用像人工智能和机器学习这样的技术创新，它们虽然没有完全但是部分地接管了以前需要人工输入的重复性任务。更重要的是，这些任务可以更快完成，而不会出现公司之前面临的常见错误。如果添加到工具中，它们还可以提供更多灵活的功能，如：

• 详细的分析数据
• 内容纠正和创建
• 无需人工干预发送大量电子邮件
• 数据收集和分发
  有了这些功能，你可以确保员工有时间专注于更紧迫的问题，并努力提高更好的工作成果。

9. 提供反馈并改进过程

我们不要忘记从组织中的每个人那里给予和接受反馈。

倾听你的员工，并了解在为你的组织工作时什么对他们不起作用。一旦你收集到反馈，确保让他们知道他们的反馈被认真对待，并提供一个有效的答案，说明他们的建议如何能够或不能被实施。

这种做法会让他们感觉被听到，并鼓励他们在遇到问题时直接联系你的行政人员或管理者。

为什么战略性运营改进很重要？

我们知道你如何可以为你的企业构建一个运营改进指南。但问题是，这为什么重要，对你有什么好处？

这里是你的答案：

1. 提升生产力

通过运营改进（OI），体验员工生产力的飙升。这将帮助你的员工简化任务，避免处理重复性任务，并专注于真正能帮助公司盈利的事务。

2. 降低运营成本

识别已经让你的口袋出现亏损的领域。虽然你不需要削减运营成本，但如果你觉得某些任务可以借助人工智能完成，那么尝试减少这些领域的成本。

3. 减少错误

运营改进的另一个好处是找到减少频繁错误和避免工作延误的方法。这可以帮助你节省时间，减少公司数据中频繁的审查和编辑，并确保员工将时间用于其他紧迫的事务。

4. 确保业务的可持续性

在进行运营改进时，你需要从长远的角度思考。不要忘记持续鼓励员工分享他们的集体知识，以帮助你的业务增长。这只有在他们连接、沟通和在新想法上协作时才能实现。更重要的是，运营改进还使你能够进行渐进式变革，帮助你的业务在市场上获得竞争优势。

使用HelpLook构建你的运营改进指南

创建和发布指南可能是一个挑战，尤其是如果它涉及改进工作中现有的运营流程。有很多方面需要考虑：

• 寻找提高员工生产力的方法
• 减少一致性和重复性的工作挑战
• 增强业务的长期性
• 保持你的利润持续进入
  在考虑这些因素的同时，一个人必须自己概述和起草指南。在这种情况下，最好使用像HelpLook这样的流程文档软件。

  你可能会猜想——为什么？

  这是因为HelpLook提供了以下功能：

  1. 快速搭建知识库：
     • HelpLook提供了直观易用的界面，使用户能够快速搭建起自己的知识库系统。无需复杂的编程或技术背景，即可通过简单的操作实现知识库的创建和管理。
  2. 定制化能力：
     • 允许用户根据企业或个人需求自定义知识库的外观和结构。用户可以通过添加自定义字段、创建目录结构、设计页面布局等方式，定制出符合自身品牌和特点的知识库。
  3. 多媒体支持：
     • 支持多种类型的内容格式，包括文本、图像、视频等。这使得用户可以更丰富地呈现和分享知识，提供更直观和生动的使用体验。
  4. AI搜索功能：
     • 具备高级的AI搜索功能，能够智能分析用户输入的关键词和问题，快速定位和访问所需的信息。智能搜索算法能够提供准确和相关的结果，提升用户体验。
  5. AI问答机器人：
     • HelpLook可以定制AI问答机器人，该机器人能够嵌入到任意网站中，实现智能回答用户问题的功能。这为企业或个人用户提供了一个便捷的途径来快速解决用户疑问，提升客户服务质量。

然而，关键是知识库工具可以帮助你简化构建运营改进指南的过程。