你早该这么玩Excel(读书笔记)_henry_dx_新浪博客

你早该这么玩Excel(读书笔记)

 

本书分享的不是excel技法，而是心法。何谓心法？心法在内，技法在外，学武功招式之前须练好内功以打通经络，调整气息，否则招式学得再好也难免会 “走火入魔”。于excel，心法即思维方法、设计理念，表格设计错了，堆砌再多技法也难以弥补。

 

研究两件事：

第一件，设计一个标准、正确的源数据表；

第二件，“变”出N个分类汇总表。

 

天下只有一张表

天下第一表有三大优势：通用、简洁、规范。

源数据表只应有一张，且只应是一维数据格式。无论是销售、市场数据， 还是物流、财务数据，都可以用完全相同的方式存放于源数据表中，区别仅仅在于字段名称和具体内容。

 

文件少带来几个好处：首先，可以轻松地找到需要的数据；其次，最大限 度地避免了重复性工作；然后，业务数据容易备份和交接；更重要的是，只要一项工作一张表，就可以将“变”表的技能发挥得淋漓尽致。

 

人都能成高手

设计天下第一表需要的是一个重要资质—工作经验。如果你只在乎技能的学习，而忽略了对工作本身的积累和感 悟，最终还是无法驾驭excel。

《别告诉我你懂PPT》的作者李治，被粉丝们誉为PPT牛人，很多人羡慕，她在PPT设计中展现出来的才华和创意。但从另外一个角度看，论技能的运用，李治在PPT界估计只能排到一千开外；论平面设计水平，在专业的设计师眼里她就是个外行。凭什么她能制作出赏心悦目、震撼人心的PPT呢？凭的是她对工作的认真态度，以及在自己领域内的足够专业。

如果没有扎扎实实地做好项目，没有画龙点睛的总结归纳，以及细致入微的工作感悟，就算把所有技都堆砌在一起，也做不出一份好的PPT。按她的话说，她是一个脑子闲不住，总是胡思乱想的人，不求小小改良，只求一鸣惊人。

我们对待excel也是如此！技能只是实现目标的方法之一，更重要的是， 要把工作经验和对工作的感悟注人天下第一表的设计中。做好了这一点，人人都能成高手，甚至是专家。

excel工作的步骤：①数据录入（导入）；②数据处理；③数据分析。

对应的操作：①输入（导入）数据；②整理数据（函数等技巧)；③对数据进行分类汇总。

对应的工作表：①源数据表，②源数据表或其他新建工作表；③分类汇总表。

MS 0ffice组件个个身怀绝技：excel处理数据，word编辑文本，ppt演示汇报。专业的事应该由专业的工具来完成。

 

源数据表十宗罪

源数据表的错误不仅仅是缺少数据这么一项。我们常常因为过分强调视觉效果，或者图一时方便，情不自禁就做出形态各异的错误表格，为后续工作埋下隐患。

 

换个地方写标题

第一宗罪—标题的位置不对

在excel默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工作表首行也被默认为标题行。需要注意的是，标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是筛选和排序的字段依据；而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表，除此以外不具备任何功能。 所以，不要用标题占用工作表首行。

 

顺着流程排字段

第二宗罪-令人纠结的填写順序

 

拆了隔断.连成一片

第三宗罪—人为设置的分隔列破坏了数据完整性

 

合计请等下回分解

第四宗罪—务余的合计行

 

化繁为简，去掉多余表头

第五宗罪—多余的表头，并由此造成的错误的记录方式

 

千万别合并，单元格有一说一

第六宗罪—合并单元格严重破坏了数据结构

 

缺啥别缺源数据

第七宗罪-数据残缺不全

 

分手容易牵手难

第八宗罪—源数据被记录在不同的工作表中

 

别把 excel 当 word

第九宗罪——在一个单元格里记录了复合属性

 

分类汇总不是手工活

第十宗罪—汇总表误用手工来做

 

系统数据有三大部分：配置参数、源数据、汇总报表。配置参数指的是后台数据， 不需要经常操作；源数据则是通过系统界面录人的业务明细数据；汇总报表由系统自动生成。

 

如此解读默认三张表

三表概念的定义：一个完整的工作簿只有三张工作表。这三张工作表应分别是：参数表、源数据表、分类汇总表。

参数表里的数据可以等同于系统的配置参数，供源数据表和分类汇总表调 用，属于基础数据，通常为表示数据匹配关系或者某属性明细等不会经常变更的数据。

源数据表即天下第一表，我们也可以把它称为操作表，它等同于系统的录入界面。

正确的源数据表应该满足以下条件：①一维数据；②一个标题行；③字段分类清晰；④数据属性完整；⑤数据连续；⑥无合并单元格，⑦无合计行；⑧无分隔行/列；⑨数据区域中无空白单元格；⑩单元格内容禁用短语或句子。

三表概念中的第三张表是一个广泛的概念，代指所有 “变”出来的分类汇总表。

所以我常说：“管理知识再多又如何？没有数据什么也干不了。”这句话在现实生活中处处被印证。

 

玩转透视表，工作的滋味甜过初恋

  

五味良药“配”出天下第一表

 

第一味"顾全局"：背景确认

为即将设计的表格定性、定量、定损，在真正动手之前，明确需要做什么， 做多少，怎么做。这是战略高度上的思考。

天下第一表一定不是让我们把公司所有的业务数据都硬塞进同一张表，而是针对 每一项工作，得到有且仅有一份能体现完整业务流程的源数据表。把相关的业务数据合并到一份源数据表，在方便分析数据的同时，也避免了大量的重复工作。

 

第二味"知目的"：明确需求

确认修改/新建表格的背景时，涉及的问题越全面越好，越详尽越好，这关乎我们的制表战略。

 

第三味"勾轮廓”：字段设定

一张excel表的字段，看似平淡无奇，其实最全面地反映了设计者的工作经验和智慧。一旦工作经验欠缺，就很难理解excel的精髓。但这并不代表我们必须深入了解每一个行业，才能设计出与该行业相关的表格。工作是相通的，就表格设计而言，在一个领域足够专业的人，就很容易领悟到其他领域的管理要点。只要做好设计前的背景确认和明确需求，就能把握住表格设计的主要脉络。

 

第四味"定结构"：流程解析

录入顺序与流程管理密不可分，表格设计需要符合工作流程，所以，也要求设计 者对流程有足够的理解。

 

第五味"细打磨"：表格装修

优秀的表格，不仅要有完整 的字段和严谨的字段顺序，还必须让使用者舒服，让管理者放心。表格装修要点有四：清晰、安全、智能、美观。

不同的工作需求，同样的制表思路，制作出同样一张表格，这就是天下第一表的魅力所在。

excel难学，是因为表格样式五花八门，设计风格千奇百怪，最终导致我们不得不运用更多的技巧，才能完成工作。于是，我们陷入了追求技巧的迷思中。但excel技巧数不胜数，想要学精谈何容易，所以，很多朋友抱怨学习Excel无从下手。

当你练就了excel心法，事情也就没那么复杂了。普天之下只有一张表，“配”出这张天下第一表只有一招，而正是这一招，适用于所有行业、所有岗位、所有工作、所有懶人。

应了那句话：一招鲜，吃遍天。于是，excel也就不难学了。

 

图表，怎么简单怎么做

图表是excel的一个大类，真要研究，深不见底。图表的本质，是将枯燥的数字展现为生动的图像，帮助我们理解和记忆。对于大多数职场人而言，图表应该做得越简单越好，重点在于说 明问题，而不用过多地炫耀技巧。

excel是数据处理工具，它能洞悉数据背后的意义，窥探企业管理的真相。 意义和真相再经由我们的智慧形成观点，从而指引我们的工作方向，制定经营策略。由于人类对图像的理解力和记忆力远胜于文字或者数字，所以图表成为演示汇报中不可或缺的元素，越大的老板越爱看图。，对于一般性的数据工作，图表并不如此重要。不是说不用作图，而是80%的工作结果，只需要用到最简单的图表类型，做最基本的美化，就能说明问题了。只要能准确、直观地诠释数据，就是一张好图表。至于深度美化和造型，除非是PPT演示汇报的需要，否则不用去过多追求。

无外乎三种图标

俯视大饼

端正柱子

装“点”折线

一招美化你的图表

干净—图表越花哨，越没有重点，只有保持背景和色彩的干净，才能突出焦点

原配—默认的图表类型几乎都是最好的，不用再尝试其他.

大小—图大、字小，就能突出图形特色，不要让文字影响图表的可读性

繁简—简洁很重要，你可以在图表上显示更多信息，不过，这代表你想毁了它。

 

埋头做表别忘了抬头看路

赢得同事的认可

建立"高品质”形象

好的经验书面总结

保管好报表

善于分享

赢得老板的认可

比吩咐的多做一点

汇报逬度并按时完成

邮件就是你的脸

给老板做多选题

 

不要迷信VBA,它不是excel的全部，也不是最高境界。VBA虽然强大，但也只是一个工具。它是为我们服务的，应该是我们excel，而不是被excel玩。技能要学多少，根据自己的工作内容和精力而定；怎么学，本书你能看到这里，就已经有内功基础了，接下来只要在实战中认真揣摩，再补充一些招式就可以了。

先将对工作的理解转化为天下第一表，有了源数据后，再启动数据透视表，借助三表概念去设计完整的表格。于是，你就这么轻松地学会了excel，并搞定了80%的 工作问题。

何谓高手？能用最简单的方法解决最复杂的问题，这样的人就是高手。我觉得你正在成为高手，你觉得呢？

 

怀旧的单元格——Alt+↓

“假设„„更多”让人进步

白色边框 or 网格线

高手都不用鼠标的，在键盘上跳舞吧

Shift还能做什么？

Shift+F11（插入工作表）

还在用鼠标切换工作表吗？

Ctrl+PgDn，能切换到下个工作表， Ctrl+PgUp是切换到上一个

F4来重复上次的操作

F2——小招数大智慧

按下F2，光标就进入了单元格内，此时，也就可以开始修改单元格内容。完成以后，用Enter、Tab或者Shift+Enter控制光标方向，并向下一个待修改的单元格进发。

F2是一种态度，快半步以及优雅的态度，使用快捷键，做一个电脑前的“钢琴师”

向“小心点，别错了”说拜拜——数据有效性

函数到底应该学多少？

日期与时间函数

Year——不用说了吧，从日期中取出年份来做分析

Month——提取月份

Day——提取日子

Today——当天的计算机日期，配合条件格式，可做到期提醒，如：员工生日提醒，约会提醒，收款提醒等

Weeknum——某日期在一年中的周数，外企的最爱，不用再去数周数了（03版需加载分析工具库才能调用）

数学与三角函数

ABS——绝对值，库房少了2个电视，多了2个冰箱，可不是-2+2=0没差异，这时就要用绝对值相加

INT——取整，也叫砍掉零头，在不用Randbetween的情况下，与Rand做配合获得设置范围内的随机整数

Product——相乘，告别=A1*B1*C1*D1*E1*F1*H1这种纠结的写法

Rand——大于等于0小于1的随机数，做数据模拟时常用到，年会抽奖时也能用（培训师常用）

Round——四舍五入，还有Rounddown和Roundup

Subtotal——筛选后的多种数据汇总方式，如：得到筛选后的数据总和或者平均值

Sum——求和，告诉=A1+B1+C1+D1+E1+F1+H1

Sumif——把满足条件的单元格数值求和，做二维汇总表的经典公式

Sumifs——2007版及以上才有的，多条件求和，Sumifs编写时更方便

统计

Average——平均值，计算学生成绩单上的平均成绩

Averageif——2007版及以上才有，更灵活的设置待平均的数据

Counta——非空单元格的个数，用于知道数据区域有多少个单元格填写的有数据（通常组合其他函数使用）

Countif——满足条件的单元格有几个，如：张三出现了几次，另外，1/Countif也是经典的去重计算公式

Large——返回第几个最大值，如：自动找到销量前三位的数据

Rank——排序，如：根据数据变化，自动对销量进行排序（非常非常常用）

Small——返回第几个最小值，如：自动找到销量最后三位的数据

Max/Min——返回最大/最小值

很多朋友纠结于写公式，一来觉得函数太多记不住，二来不知道面对问题应该作何选择或者如何组合。

几个小建议：

1、闲暇时按Shift+F3调用函数选择对话框，像翻字典似的看看每个函数的名称以及说明；

2、不知道如何选择函数的时候，也按Shift+F3，翻翻Excel都有哪些函数，函数是有分类的，找着也方便；

3、技能不娴熟，别急着嵌套，分步进行，层层剖析；

4、如果你用了7个IF，也许该考虑换个函数；

5、80%时间思考，20%时间动手；

6、数学逻辑和数据结构的分析更重要。

当学习成为乐趣的时候，才能长久；只有自己努力摸索出的道理，才印象深刻。

离开了主动的探索和思考，只是照着其他人的路子死记硬背，一定学不出个名堂来。

查找功能只用了万分之一

让序号永远那么整齐——SUBTOTAL函数

用公式“拉”出26个字母——CHAR函数

=CHAR(ROW(65:65)) 等于A

=CODE("A")等于65

Excel学习在于举一反三，多多尝试，尤其要培养起双向思维。

被遗忘的名称框

是谁吃了我的字？

有趣——隔行插入空白行

别用“高等数学”解小学的问题