Excel公式基础

一、表格的使用

1.      如何添加下拉框

单击选中要添加下拉框的单元格,在“数据”-“数据有效性”-“设置”面板,将“允许”设置为“序列”,在来源中输入下拉列表显示的内容,用逗号隔开。

2.      怎么根据内容显示不同效果

选中单元格,“开始”-“条件格式”里进行设置。

3.      IF语句的使用

IF函数参数和返回值,第一个参数是条件,第二个参数是条件为真的返回值,第三个参数是条件为假的返回值。

例:=IF(A1>=60, “及格”,“不及格”)

IF语句的嵌套使用:

         如果有多个分数段,比如要求:

x<60-----------------------不及格

x>=60 AND x<75--------及格

x>=75 AND x<85--------

x>=85----------------------

可以用:=IF(A1<60,"不及格",IF(A1<75,"及格",IF(A1<85,"","")))

最多可以嵌套7层。

4.      使用ANDOR优化(更清晰)IF语句

成绩的正常值在0100之间,大于0或小于100就是非法值,对此,我们对以上公式进行改进:

由于if语句嵌套的层数比较多,容易混乱,我们先把分段的语句写清楚,先写简单的语句,后整合。 1、把业务条件转化为逻辑语句

if(and(a1>=0,a1<60),"不及格")

if(and(a1>=60,a1<80),"及格")

if(and(a1>=80,a1<90),"")

if(and(a1>=90,a1<=100),"优秀")

if(or(a1<0,a1>100),"输入错误")

2、整合:

=IF(AND(A1>=0,A1<60),"不及格",IF(AND(A1>=60,A1<80),"及格",IF(AND(A1>=80,A1<90),"",IF(AND(A1>=90,A1<=100),"优秀",IF(OR(A1<0,A1>100),"输入错误")))))

5.      如何插入图表

选中表格区域,单击“插入”-“柱状图”。

或者先插入图表,右键单击选择数据,然后再选中(或者手工输入数据源表达式,格式见第三节)表格区域。

二、公式的输入与编辑问题

1.      什么是公式

公式可以说成是Excel中由用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式。例如:

=AVERAGE(A2:F2)*B1+50

这种形式的表达式称为公式。它要以等号“=”开始,等号后面可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的AVERAGE(A2:F2)是函数,B1则是对单元格B1的引用(计算时使用B1单元格中存储的数据),50则是常量,“*”和“+”则是算术运算符,另外还有很多其他运算符,如比较运算符、文本运算符等。

2.      公式中有哪些常用的运算符

运算符是公式的基本元素,也是必不可少的元素,每一个运算符代表一种运算。在Excel 2007中有4种运算符类型,每类运算符和作用如表1-1所示。

1-1

运算符类型

   

   

   

算术运算符

+

加法运算

10+5 A1+B1

-

减号运算

10-5A1-B1-A1

*

乘法运算

10*5A1*B1

/

除法运算

10/5A1/B1

%

百分比运算

85.5%

^

乘幂运算

2^3

比较运算符

=

等于运算

A1=B1

大于运算

A1>B1

续表   

运算符类型

   

   

   

比较运算符

小于运算

A1<B1

>=

大于或等于运算

A1>=B1

<=

小于或等于运算

A1<=B1

<> 

不等于运算

A1<>B1

文本连接运算符

&

用于连接多个单元格中的文本字符串,产生一个文本字符串

A1&B1

引用运算符

:(冒号)

特定区域引用运算

A1:D8

,(逗号)

联合多个特定区域引用运算

SUM(A1:C2,C2:D10)

(空格)

交叉运算,即对两个引用区域中共有的单元格进行运算

A1:B8 B1:D8

3.      当公式很长时,有没有办法只查看某一步的计算结果

在一个复杂的公式中,若要调试其中某部分的运算公式或只想知道某部分的运算结果,此时可以通过下面的操作来实现。

选中含有公式的单元格,按F2键或双击,进入公式编辑状态。用鼠标选中需要查看其结果的部分公式,按F9键,即可计算出选中部分对应的结果。

4.      有没有办法在公式与运算结果之间进行切换

在运行结果状态下,按Ctrl+`(“`”键位于Esc键的下方)组合键,即可显示公式内容。在公式内容状态下,按Ctrl+`组合键,即可显示运算结果。

三、公式中数据源的引用问题

1.      在默认状态下公式中的数据源是如何引用的

在默认状态下Excel 2007程序是以A1方式来引用数据源的,即通过引用字母标识和数字标识,通过横纵相交来确认单元格。关于A1方式如何引用数据源,通过表1-3所示可以很清晰地看到。

1-3

A8

A列和第8行交叉处的单元格

B8:B18

B列中第8行到第18行的所有单元格

C8:H8

8行中第C列到第H列的所有单元格

C8:H18

C列第8行到第H列第18行所有的单元格

D:D

D列全部单元格

D:H

D列和第H列的所有单元格

8:8

8行全部单元格

8:18

8行和第18行的所有单元格

2.      什么是数据源的相对引用

在建立公式时需要使用大量数据源,默认使用的数据源引用方式就是相对引用方式。采用相对方式引用的数据源,当将公式复制到其他位置时,公式中的单元格地址会随着改变。当多行或多列数据需要使用相似公式进行计算时,使用数据源的相对引用方式是十分方便和快捷的。

例:如=sum(B3:D3)

3.      什么是数据源的绝对引用

所谓数据源的绝对引用,是指把公式复制或者填入到新位置,公式中的固定单元格地址保持不变。要对数据源采用绝对引用方式,需要使用“$”符号来标注。

         例:=sum($B$3:$D$3)

4.      用什么办法可以在相对引用和绝对引用之间进行切换

F4键可以快速在相对引用和绝对引用之间进行切换。在包含公式的单元格上双击,选中公式全部内容,按F4

5.      在公式中可以引用当前工作表之外的单元格吗

在进行公式运算时,很多时候都需要使用其他工作表的数据源来参与计算。在引用其他工作表的数据来进行计算时,需要按如下格式来引用“‘工作表名’!数据源地址”。

         例:=Sheet1!B2+Sheet1!C2(相对引用)

=Sheet1!$B$2+Sheet1!$C$2(绝对引用)

6.      如果想在公式中引用多个工作表中的同一单元格该如何操作

这种计算方式为日常工作带来很多便利。例如在本例中要计算全年的销售额总计值,需要将各个季度的总销售额相加得到,而各个季度的总销售额分别显示在不同工作表的同一单元格,此时可按如下方法来操作。

例:=SUM(Sheet1:Sheet2!B2)

7.      能否引用多个工作簿中的数据源来进行计算

有时为了实现一些复杂的运算或是对数据进行比较,还需要引用其他工作簿中的数据进行计算才能达到求解目的。多工作簿数据源引用的格式为“[工作簿名称]工作表名!数据源地址”。

         如果引用的数据源工作簿没有打开,则必须给出该工作簿在硬盘中的完整保存路径,否则将不能正确计算出结果(建议将工作簿打开再引用)。

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