软件开发项目进行过程中,大小的如需求讨论会,需求评审会,技术讨论会,项目周例会,业务培训会等等会议总是如影随行,也占用了许多宝贵的时间,如何保证会议的高效率是一个值得思考的问题。
我总结了一下,有以下的几点是保障会议高效的关键:
1. 会议通知。会议应提前至少一天时间由项目经理发出通知,以确保参会人员能合理安排好时间,避免会议关键人员的缺席。
2. 会前准备。如果即将进行的是讨论性质的会议,会前应促使参会人员提前准备会议主题,并记录会上可提出讨论的问题和思路,避免会议上的随性发挥导致效率低下。
3. 会议主持人。主持人并不一定是主讲人,当然主讲人如果同时能把控会议是最好的。主持人必需确保会议在固定的时间内,固定的话题下进行,对于进行过程中偏题的讨论及时纠正,暂时跳过占用过多时间的话题以确保大局。
4. 会议记录人。会议中要点的记录很重要,避免大家七嘴八舌讨论过后什么都没人记住。
5. 会议总结。一般由主讲人或主持人进行,在会议结束前有必要总结一下此次会议的结论,会议记录人有必要记录下既得的结论,未有结论的可能性结论,或者仍然是问题的问题。
6. 会议后的跟踪。俗话说说的容易做的难,事情往往是大家动动嘴皮子,事后再无人过问,如此的话会议的作用等于零。会议后需通过发布会议纪要以便参与人明确自己需要做的工作,工作必需是特定的,在既定时间内,可度量的,可跟踪的任务。
软件项目中,时间总是不够用,因此如何在各个环节达到高效是成功的关键。作为占用了许多时间的会议,是保证团队高效的一个重要的切入点。
08-24
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