66条时间管理方略

作者 : 杨程

66条时间管理方略 　　　无论是在家里还是在工作中，每个人都要在某种程度上支配自己的时间。你做事的先后顺序，对你能从生活中获益多少，有着深远的影响。大部分人都能安排好自己的时间，从而使工作格外有效，休闲时光更加充实。 　　　●了解时间 　　　时间是我们最宝贵的资源，只有通过分析时间的使用情况，才有可能掌握适于工作场所内外的，最为有效的时间使用方法。 　　　◆每天要回顾，急事需优先。 　　　◆对于很棘手的任务，先从小部分入手，立即处理，慢慢过渡到处理重要部分。 　　　◆考虑一天的日程安排，采用相应的工作方法。 　　　◆不值得去做的事，派下属代劳。 　　　◆工作日化整为零，每段30分钟。 　　　◆重温日程安排，评价工作效率。 　　　◆安排日程时，留点时间用于思考。 　　　◆预测工作用时，看看是否准确。 　　　◆要随时做日程记录，单凭记忆不大可靠。 　　　●制订计划 　　　如果你不知道明天的行动方向，你就不能决定今天要干什么。改进时间支配的任何方法都有赖于清楚的了解目标。 　　　◆将长远规划为一周、一日的行动计划。 　　　◆绘出工作履历表，计划下一步干什么。 　　　◆把日志中的所有工作按重要性分类。 　　　◆根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先级。 　　　◆讨论应该简短，避免没有结论的提问。 　　　◆记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久。 　　　◆留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。 　　　◆建议公司以弹性工作时间运作，以提高工作效率。 　　　◆在你的日志里放上一支笔，随时记录信息和日期。 　　　◆用彩色笔标识出任务的不同重要性。 　　　◆委托应该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。 　　　◆写字桌上没用的东西清理走，只把现在的工作留在手边。 　　　　●节约自己的时间 　　　　关于文件，有许多实际的工作可以去做，无论是清理写字桌并使其保持整洁，还是使计算机内的文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高你的工作效率。 　　　 　　　◆每天都要清理干净，不要把杂乱的工作留到明天。 　　　◆文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度。 　　　◆办公室里放一架钟，你和客人都能看见。 　　　◆定期查阅你的存盘，把不需要的文件丢掉。 　　　◆只把将来要参考的重要文件存盘。 　　　◆打给你的电话首先由秘书或同事接听。 　　　◆把你认为不需要的信息都扔掉。 　　　◆只为那些需要知道的人员复印信息资料。 　　　◆停止订阅你不再阅读的杂志。 　　　◆取走你希望保存的报刊，存盘留作参考。 　　　◆写字桌上只留最重要的读物。 　　　◆评价每条信息与正在进行的工作的相关性。 　　　◆在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。 　　　◆其它的选择行不通时，才考虑召开会议，而且要多听少说，使会议开得简短。 　　　◆快速阅读报纸的标题。 　　　◆把重要的参考材料与其他文件分开。 　　　◆打电话时要避免精力分散，集中精力听对方在说些什么。 　　　◆你在打电话时，把另一件工作放在手边，以防你要久等。 　　　◆告诉别人什么时候可以给你打电话。 　　　◆为了避免被打断工作，你可以换一条电话线路。 　　　◆千万不要把要写的文件材料一直拖拖拉拉地不做，这样就会越积越多。 　　　◆在你必须阅读的报告上划出关键的句子。 　　　◆每月一次清理你计算机里的不需要文件。 　　　◆确保你的电子邮件简短，地址准确。 　　　◆要鼓励别人表达自己的意见，即使他们的观点与你的相反。 　　　◆对议程中的每个专题都要分配一定的时间。 　　　◆在会议的备忘录上记下会议通过的事项。 　　　◆定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的生活。 　　　　●支配别人的时间 　　　　为了把你的时间安排得尽善尽美，同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。学会授权或委托他们去替你办事、分担任务，掌握好同上下级相处的艺术。 　　　 　　　◆要保持很高的期望值，人们会将努力付诸实践。 　　　◆劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。 　　　◆关心别人想得到什么。 　　　◆听到和聆听是不同的，要学会聆听。 　　　◆当你把任务授权别人去办的时候，确保你把目的说得相当清楚。 　　　◆留点时间来做你一个人可以做的事。 　　　◆要有一张核查表，帮助你监察已委托工作的进度。 　　　◆奖励要慷慨，训斥要适度。 　　　◆对授权别人的任务要设定明确的，切实可行的完成时间。 　　　◆不要让同事用不重要的事来分散你的精力。 　　　◆在同事的办公室里召开会议，这样在你需要的时候就可以离场。 　　　◆专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。 　　　◆只有当你有不只一个疑难问题需要讨论的时候，才去请教你的同事。 　　　◆揣摩老板的工作模式，并试图采纳。 　　　◆询问老板的家庭生活——这将有助于你与他建立好关系。 　　◆ 记住时间是最民主的，没人比你的多，也没人比你的少。

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