流程规划梳理示例
一、某公司工程支付OA流程
1该流程有14个环节;
2流程节点涉及工程,采购,财务;
3流程节点上不同层级的员工相互穿插;
问题:
1环节众多,效率低;
2各节点审核要素,承担责任,审核目的不明;
3低职位审核高职位,走形式;
4不同业务分类串联,流程未分割;
分析:
1该流程实质是工程款的支付的财务流程;
2工程款来源于工程项目;
3每工程项目由施工合同,甲供材采购合同等合同组成;
4每个合同签订有合同签订审批流程,合同中就有详细付款验收条件,付款金额,付款时限;
5工程合同验收由工程部负责发起,走工程验收流程;
6甲供材由现场采购发起、现场工程、乙方、质检部等进行数量,质量验收,走甲供材验收流程;
7财务未涉及此业务的具体过程,财务只需见到相关验收单等实际发生依据,并参照合同进行支付即可。
规划:
1工程总合同,分支出施工子合同,甲供材采购合同,每份合同都有统一编号;
2工程按合同验收,走验收流程,此流程与合同对应编号;
3甲供材到场后组织验收,走验收合格流程,此流程也与合同对应编号;
4第3条中是按进场时间起算,还是按施工计划进度分批算,有所不同;
5在接到乙方要求支付工程款后,项目公司只需发起一个通知性的支付申请到集团财务支付中心;
6支付中心接到通知后,集团财务内部走一个支付流程,支付流程中关联合同编号,工程验收单号,甲供材验收入库单号等关键支付依据。
7集团财务根据财务状况,预算情况,作出审核,董事长根据上述各要素作最后批示。
原理:
1支付-〉验收-〉合同-〉业务。
2财务支付源自业务。
3先走业务流程,财务支付依据是各业务单据。