word的样式

文档格式的作用是毋庸置疑的。如果所有文字看起来完全一样，那么读起来就会很费劲。您将失去所依赖的“路标”，例如，表示主要章节的以粗体显示的标题、按顺序列出内容的编号列表，以及用于强调区域的特殊底纹和字体。

Word 样式可以帮助您设置格式，无论是简单的还是复杂的，您都可以有条不紊地完成。本课将具体介绍这些样式，说明这些样式与基本格式的区别，以及应用这些样式的方法。

您可能习惯从工具栏和菜单直接应用所有格式。例如，要设置标题的格式，您可能使用“格式”工具栏上的“加粗”按钮 以及“字体”和“字号”框。或者从“格式”菜单上打开“字体”和“段落”对话框，这些对话框中的很多选项可以帮助您设计文字以及设置对齐方式和间距。

您可能始终使用这种方法。但是这种方法需要大量键击操作；当希望对另一标题使用相同的格式时，您会怎么做？

这就是我们要介绍样式的原因。样式是专门制作的格式包，可同时应用很多属性。您不必单独应用每个格式，只需应用一次样式就可以完成操作。而且您还可以重复不断地使用该样式。

此“标题 1”样式有几种唯一格式，包括字号、字体颜色、字母或字间距、段前后间距、后续文本样式以及下划线。作为一种样式，它可以同时应用所有这些格式，甚至更多格式。

“样式和格式”任务窗格中新建空白文档的常用样式列表。

三种标题样式。

默认段落样式，称为“正文”。

在哪里可以找到这些所谓具有强大功能的样式呢？

操作样式的最常用区域是“样式和格式”任务窗格（“格式”菜单），如图所示。

您在图片中看到的样式列表是为新建空白文档显示的常用列表。该列表包含三种内置标题样式和“正文”段落样式，不过，您可以选择其他很多样式；只是默认视图中并未显示这些样式。

在此窗格中，“正文”样式呈选中状态，说明文档中指针所在位置的文字为该样式。默认情况下，新建文档中的所有文字都使用“正文”样式。本课后面会详述“正文”样式。

提示    为了便于访问，您可以在“格式”工具栏上的“样式”框中找到相同的样式列表。但任务窗格中有更多的视图和选项。

段落样式和字符样式（显示文字时同时显示段落结束标记）：

标题是一种段落样式。

新建文档中默认正文的样式“正文”是一种段落样式。

图中“多个”的样式是一种常用字符样式（对单词应用斜体和下划线格式）。除段落样式以外，还应用了该样式。

Word 中有四种样式类型。了解这些样式类型有助于理解在任务窗格中所看到的内容、新建样式时可供选择的选项以及样式对文档中文字的影响。

段落样式

段落样式不仅包含字体和字号，还包含整个段落的文本位置和间距等格式。一种段落样式可以应用于一个或多个段落。

在任务窗格中，段落样式旁有一个段落图标 。段落样式的格式将应用于指针所处位置的段落结束标记范围内的所有文本。

字符样式

在字符级别（单词或字母块）而不是段落级别应用这些样式。例如，“强调”样式同时应用下划线和斜体。

您可以在应用段落样式的同时应用字符样式。因此，如果段落样式为“正文”，字体为 Times New Roman，如果对单词应用“强调”样式，那么字体仍为 Times New Roman，但同时还具有斜体和下划线格式。

在任务窗格中，字符样式旁有字符图标 。

列表样式和表格样式

这两种类型的样式为表格和列表提供一致的外观，在任务窗格中，它们分别由下列图标表示：列表图标 和表格图标 。本课程中我们很少涉及这些样式，不过您将会看到它们的一些示例。

应用标题样式（显示文本时同时显示段落结束标记）：

在要应用标题样式的段落内单击。

在 “样式和格式”任务窗格中单击所需的样式。

标题样式将应用于文档中段落标记前面的所有文字。

根据要应用的样式类型，选择文档区域或在文档区域内单击，然后在任务窗格中单击某种样式以应用该样式。

样式最大的优势在于，单击它即可将它同时应用于多个位置。例如，如果您希望不同的三行文字具有相同的标题样式，那么您只需选中它们，然后单击一次该样式，例如“标题 1”，即可将其同时应用于三个位置。

您还可以在以后修改该样式，具有该样式的所有文字会立即得到更新。

指向任务窗格中的某一样式即可看到屏幕提示，屏幕提示提供样式格式的详细信息。

“正文”样式的详细信息：作为一种段落样式，“正文”不仅具有字体和字号（Times New Roman，五号）格式，而且还具有文本位置格式，例如，两端对齐和单倍行距。

当您指向任务窗格中的某种样式时，屏幕提示会列出该样式的所有详细信息。图片所示为“正文”样式包含的所有格式。

关于“正文”样式：在 Word 中单击“新建空白文档”按钮 时，“正文”是文档中默认的段落样式。它是文档正文的样式，但它也是其他多种样式的基础。

注意    每当单击任务窗格中的某种样式时，它就会应用于文档中。因此，如果没打算应用某种样式，那么一定要小心：要查看屏幕提示，应该只是指向而不是单击该样式，要浏览样式列表，应该使用滚动条，而不要单击样式本身。

此“标题 1”详细信息的“正文 +”部分表示该样式是基于“正文”创建的，但进行了一些添加或修改 — 例如字体为“Arial，二号”而不是“Times New Roman，五号”，并且增加了段前和段后间距。

可以基于其他样式创建某种样式。比较“标题 1”样式（也是一种段落样式）的详细信息：它借用了“正文”中的格式（例如部分文本定位方式，如左对齐），但增添了一些自定义设置。

直接格式以及如何在任务窗格中保存这种格式的示例。

使用 “加粗”和 “字体颜色”按钮应用格式的一行文字。

任务窗格中以该方式显示的格式被称为“已保存的格式”。请注意，该格式是描述性的，没有图标。

“有效格式”视图包含已应用的直接格式以及“有效样式”列表中的样式。

在很多情况下，只使用“倾斜”按钮或者只通过单击“编号”按钮创建列表都是既简单又有意义的操作。样式更多的是用于进行自定义和重复使用，以便可以重复使用更加复杂的格式。

但是，您也可以使一些“直接格式”（使用单个按钮和对话框选项）用起来如同样式一样。Word 支持这种功能 — 记录所应用的格式并在任务窗格中将其列出。例如，如果对某些文字使用“加粗”按钮，您将看到“加粗”被添加到“样式和格式”任务窗格的样式列表中。

但它是一种样式吗？

它本身并不是一种样式；但您可以使其用起来同样式一样。如果随后将加粗文字自定义为红色，则在任务窗格中该格式将更改为“加粗，红色”，变得更加便于应用，这样，每次要使文字变为加粗和红色时，就不需要再单击每个相关的按钮。

这是一种“已保存的格式”。它与样式不同之处就在于在任务窗格中它旁边没有图标，并且不能在文档或模板之间进行复制。该格式还具有纯粹描述性的名称，该名称可能不像您自己选择的名称一样有帮助。也就是说，已保存的格式很容易转换为样式，但也很容易被删除。

修改或创建样式时，可以选择将该样式用于其他文档。只需单击“修改样式”对话框中的“添加到模板”选项.

再回到样式话题：在讨论如何修改样式之前，我们应先提一下“模板”。每当更改样式或新建样式时，都可以选择将所做的更改添加到文档的模板中。

何为模板？

模板是作为文档样式基础的文件。该文件作为独立的文件存在，与文档结合在一起运行 — 不过该文件始终在后台运行。

例如，如果单击“新建空白文档”按钮 ，您将得到一个可以键入内容的空白文档（.doc 文件）；但是，该文档的所有默认格式都是由其模板 normal.dot（.dot 是模板文件的扩展名）指定的。

将样式更改保存到模板

如果将样式更改保存到模板中，则对于使用该模板的所有文档，修改的样式将永久性改变。例如，如果将“标题 3”的磅值从 13 更改为 10，并且将更改保存到了模板（即 normal.dot）中，则每次打开空白文档时，“标题 3”将始终具有该较小的磅值。

不将样式更改保存到模板

如果不将更改保存到模板，则修改的样式仅保存到当前文档中。

查看附加的模板

因为对样式的更改会影响到模板，所以确保您清楚哪一个模板被附加到文档上，以便在将修改保存到模板中时，您将确切地知道哪个文件应用了这些修改。

1. 在“工具”菜单上，单击“模板和加载项”。
2. 注意，在“模板”选项卡上，当前模板的路径和模板名称显示在“文档模板”下。（模板文件名的扩展名为 .dot。）

如果要附加不同的模板（即将当前附加的模板替换为另一个模板），需使用“选用”按钮浏览该模板。

要更改基于所选示例的标题样式：

选择标题并进行格式更改，例如对字体颜色的更改。

在任务窗格中，指向样式，再单击右侧的箭头以显示样式的菜单。

然后，单击“更新以匹配选择”。

假设您浏览和撰写文档的时候，决定要修改其中一种标题样式。

一种比较快捷的方法就是基于文档中的实际格式更新样式。即，如果要将“标题 2”由黑色变为靛蓝色，请在文档中选择使用“标题 2”的一个段落，并使用“字体颜色”按钮 更改颜色。然后使用“更新以匹配选择”命令（如图所示）更新样式。

具有该样式的所有内容都将更新以体现更改。

注意    当首次对所选文字应用新格式时，Word 将其解释为直接格式，并在任务窗格中包含一个新描述，例如“标题 2 + 靛蓝色”。但更新现有样式后，该描述将会消失，原样式也被修改。

要使用“修改样式”对话框更改样式：

在任务窗格中，显示样式菜单，然后单击 “修改”。

在对话框中进行所需的更改 — 例如，选择不同的字号。

更改样式的另一种方法（但该方法带有很多选项）是使用“修改”命令及其对话框。在这里您还可以找到将更改添加到文档模板的选项。

您不需要在文档中选择任何文字。在“样式和格式”任务窗格中，只需打开要更改的样式的菜单，然后单击“修改”（如图所示）。除了进行所需的格式更改，您还有很多其他选项，其中包括：

• 重命名样式（除内置样式以外）。为其提供一个易于辨识的名称。
• 更改该样式所基于的样式。
• 更新模板以体现修改的样式。

注意    对于内置样式（例如此标题样式），新名称不能覆盖旧名称 — 新名称将被添加到旧名称中，并且可以用作可选名称。例如，如果为“标题 1”指定名称“顶部标题”，在“样式和格式”任务窗格中，您将看到：“标题 1，顶部标题”。要使用可选名称，需将“顶部标题”键入“格式”工具栏的“样式”框中，然后按 Enter。这将应用“标题 1”样式。

要新建样式：

应用所需的格式并选择文字。

在任务窗格中，单击 “新样式”。

在“新建样式”对话框中，键入样式的新名称并选择所需的其他选项。

如果要改变样式并使其用于其他文档，但不想永久性地改变文档模板中的原始样式，请新建样式。

下面是完成该操作的方法：如果正在新建标题样式，选择要改变标题样式的文字，再对其进行格式更改，例如选择较大的字号、不同样式和不同颜色。然后，在任务窗格中，单击“新样式”按钮， 并在“新建样式”对话框中为该标题样式提供一个新名称。您将发现此处的许多选项与“修改样式”对话框中的选项相同.

提示    新建样式的另一种方法是，在文档中，单击构建新样式所要依据的实际样式，然后单击“新样式”按钮。这会打开“新建样式”对话框，您可以在该对话框中进行所有更改。

是否准备删除不再需要的样式或已保存的格式？

在 “样式和格式”任务窗格中，显示样式或已保存的格式的菜单。

单击“删除”。

要删除样式或已保存的格式，请显示其菜单，然后单击“删除”命令。

• 将从“样式和格式”任务窗格列表和文档中删除该样式或已保存的格式。（不过，样式不会从模板中删除；您需要手动将其删除，或者使用“管理器”将其删除。）
• 任何应用了该样式或已保存格式的文字都将清除该样式或已保存的格式。

  文字所恢复的样式取决于之前所应用的样式；如果以前应用了其他样式或格式，则文字将恢复为相应的样式或格式。如果删除了段落的段落样式，其将恢复为“正文”。

有几个内置样式不能被删除，无论是否已对它们进行修改。它们包括：

• 正文段落样式。
• 标题段落样式（“标题 1”至“标题 9”）。

要清除字符样式或格式，请选定文字。

然后单击“清除格式”。

在第一个练习单元中，您使用“清除格式”命令从文档中删除了标题（段落）样式和字符样式。在“样式和格式”任务窗格列表的大多数视图中都会显示该命令。

“清除格式”命令还将删除直接格式 — 用按钮或对话框选项应用的任何格式。

使用“清除格式”的一些规则：

• 要撤消字符格式或字符样式，选定要更改的文字，然后单击“清除格式”。
• 要撤消段落格式或段落样式，在段落中单击或选定所有内容（不需要包含段落标记），然后单击“清除格式”。

  注意    如果已经对某个段落应用了直接段落格式（如居中对齐），然后选定整个段落以撤消同时对整个段落应用的“字符”格式（如加粗），则“清除格式”将撤消直接段落格式以及字符格式。

  • 若只是撤消字符格式而不撤消直接段落格式，请选定整个段落，然后按 CTRL+SHIFT+Z。

  • 若只是撤消直接段落格式，在整个段落中单击或选定整个段落，然后按 CTRL+Q。

在“修改样式”对话框中，请慎重为具有全局影响的格式（如“正文”）选中“自动更新”复选框。

在“修改样式”对话框中，右下角有一个称为“自动更新”的复选框。如果不小心选中了该复选框，并且对使用该样式的文字应用了直接格式，则可能会在以后产生出乎意料的格式。

例如，假设已经为“正文”段落样式选中了该复选框。在文档中，您决定要用倾斜格式只强调一个段落。所以您选定了一个段落并单击“倾斜”按钮。整个文档都将都变为倾斜。

为什么会这样？很可能文档中的每个样式都基于“正文”段落样式。因为为“正文”选中了“自动更新”，所以 Word 认为任何使用“正文”的位置都需要更改为倾斜格式。

该选项的默认设置为关闭。为比“正文”影响较小的样式（例如标题）启用该选项非常有用。只是在选中该选项时一定要慎重。

在文档中选定的一些文字会显示在任务窗格中，下面显示了其格式的各方面详细信息。

使用该选项使 Word 立即将该文字格式与指定的其他文字的格式进行比较。

这些链接将打开相关格式选项或样式，您可以在其中进行更改。

到目前为止，您一直用一个任务窗格来操作样式。您还应了解另一个配套的窗格，称为“显示格式”。

打开该窗格，您可以在文档的任何位置单击，单击处的文字的所有格式详细信息都会在任务窗格中逐项列出。

可以进行的其他操作：

• 比较当前文字与文档中其他部分的格式。
• 单击链接可以直接更改正在使用的格式或样式。

要将样式从一个模板或文档复制到另一个模板或文档：

选择要从中复制样式的模板或文档。

选择要将样式复制到的模板或文档。
选择要复制的样式。
单击 “复制”。

您知道如何修改和创建样式，以及如何将更改保存到模板。但怎样在模板之间或模板与文档之间共享样式呢？您可以完成上述所有操作 — 同时使您的样式更加有用。

使用“管理器”（从“模板和加载项”对话框中打开）完成所有操作。这里是在模板之间复制样式、重命名样式或从模板中删除样式的理想位置。