外贸软件如何提升机械行业进出口管理效率

外贸机械行业公司在选择软件的时候，是要选择单机版还是网络版呢？这就要以软件的实际使用情况作为参考了。如果公司只有一个人使用软件的话，建议使用单机版，如果使用人数3人或以上，就是网络版本的软件了。

 

关于外销价格的核算方式方面。软件可以进行灵活设置，无论是按照利润率计算，还是按照换汇成本计算，都是可以的。外销价格数值的展现，可根据实际情况设置，可以显示保留小数点的数字，也可以设置取证的数字。如果遇到客户还价，软件还可以根据还价情况自动倒推利润增值和换汇成本。报价单可以从Excel表格中粘贴，也可以直接导出系统，支持多种格式（格式有jpg、pdf、excel）导出。关于对外贸报价方面。对于客户询价，比如：现在国外客户来询价，由于产品品类多，传统手工excel表格操作，就是在设定好的表格中进行价格变动就可以。对于这种报价，要如何在外贸软件中进行操作呢？在软件商品库中，选取对应的产品，直接输入价格，就可以生成对外的报价单，简单易操作。对于工厂的询价，询价单与制作外销合同的方式是一样的。如果产品成本总是产生变动的话，这种情况可以在对外报价时，通过手动来输入价格。

 

关于产品利润调整方面。主要是根据平时的业务利润，在软件系统中嵌入对应的公式，也可以针对每一条商品信息进行公式嵌入，以保证相应的利润。

关于选定产品的操作。可以选取单个产品（点击要选取的产品即可），也可以批量选取产品（选取不连续的产品，按住键盘上的Ctrl键，通过鼠标点击需要产品；选取连续的产品，先选中第一个产品，然后按住键盘上的Shift键，选中连续中的最后一个产品）。

 

关于货号编码方面。不同的外贸公司，货号的形式各不相同，因此，系统中的货号由自己编写。编写的规则可以按价格、产品、等来编，只需要公司内部人员知道编号规则和意思就可以。可以给不常用的产品建立个目录，也可以利用客户的编号。

关于合同制作方面。如果有两家客户购买同一种产品，这个在软件中要怎么来操作？只需选中此合同连续复制2次就可以了。

 

关于订单发货方面。比如：有好几个订单，但是发货的时候只发其中2-3个，这个情况怎么来通过软件来实现？在软件系统中，可以看到目前有哪些未出货的产品列表，选中需要出货的订单，进行部分发货操作。

外贸软件的数据保密性怎么样？其他人能不能看到我的数据？关于数据安全性、保密性方面。

每个人员在登陆系统时，只能看到自己账号下业务范围之内的数据，别人的数据是看不到的。为了公司和个人的数据安全性和可操作性，会对帐号设置相应的工作权限，并且软件会有加密锁来保护数据。

关于数据库的容量和反应速度方面。数据库的容量是由服务器的硬盘容量来决定的。一般情况下，客户在使用软件一段时间后，建议将数据备份下，以便等需要时将数据恢复。反应速度的话，也是跟服务器、电脑的配置有关，一般运行软件的话要求内存为1G的。同时在线使用软件，叫做并发使用。以10个业务员人数为例，只要在服务器上安装一把并发的锁，就可以让10个业务员在线并发使用软件。