施工企业使用云表自主开发项目成本管理系统的研究

1. 成本管理系统背景

项目成本管理由成本预测、过程成本管控、竣工成本考核三大核心业务组成，分别对应项目的事前、事中、事后管理，贯穿项目始末。三大业务沟通协调部门多、时间跨度长，开展业务时需进行大量的数据处理和交换。实际操作中业务人员用Excel填报数据通过传文件的形式实现这种数据交换。这种手动汇总数据的工作方式工作效率低、人工干预程度重，准确性和连贯性差，数据追溯和校核困难。大量的时间和精力消耗在报表工作上，严重制约管理人员针对成本管理核心工作进行长效持续的时间投入。

基于上述情况，笔者希望建立一种支持按组织机构授权的多人在线数据填报系统，该系统支持基础数据的规范填报和智能归集，并能快速输出台账和报表，实现“一键统计”和“一键分析”，有效提高成本数据归集的及时性、准确性、减少报表工作量提高工作效率。基于此，笔者开始了长达1年的探索和研究。

2. 整体规划

2.1 平台选型

选型对系统功能和未来拓展至关重要，需根据预算、开发周期、系统功能、后期拓展等因素综合考虑。企业一般通过3种途径来引入信息系统，采购现有软件、外委开发、自研开发。采购现有软件和外委开发价格不菲，报价动辄在百万级别。除了预算问题，笔者发现这类软件往往存在需求和功能不匹配，新需求响应差更新不及时的情况。问题根本出在传统代码开发工作流程上，软件供应商若完全按企业需求和业务流程开发，则需要写大量的新代码，不如在已开发好的软件上进行修改就可以平衡开发效率和开发成本的关系，并实现快速交付获利的目的。这对消费软件的企业而言，则可能出现花重金购买的信息系统想要的功能没实现，用不上的功能一大堆。根本原因就是软件供应商为实现利润最大化倾向于为企业提供标准件而不是做定制开发。

通过大量的调查和测试，笔者将珠海乐图软件公司旗下的无代码开发平台云表纳入到选型范围。企业的管理需求时刻在变，云表易学、上手快、开发效率高，可以及时响应需求并快速落地。自主开发仅支付平台授权费，可以节省大量的开发费用。基于预算和传统代码开发通病的考虑，笔者最终选择用“云表”作为开发平台，自主开发功能与需求匹配、程序和数据受控的成本管理数据集成系统。

3. 系统功能

3.1 成本数据归集

成本数据归集是成本管理的重要基础工作，没有准确有效的数据将无法高质量地开展成本核算、分析、纠偏等工作。成本系统首要任务就是实现与现有的成本数据对接。笔者梳理了成本管理常涉及的数据表单并用云表做进了系统形成以下功能模板：

3.1.1 项目信息库

成本管理系统为所有工程项目分配唯一的项目序号并以该序号建立项目成本档案，项目信息包含但不限于成本月报中成本管理信息统计汇总表所列内容。项目信息库除归集数据外，还具有上传和查阅涉及成本测算和考核的各类文档、文件、图片的功能，包括但不限于项目的招投标文件、合同、图纸、工程量清单、目标责任书、计量结算、完工考核等涉及该项目成本管理的重要文件。

3.1.2 分包合同管理

分包合同管理功能集合同数据录入、查询以及与合同有关的成本确认、结算、支付等业务单据。合同数据录入部分主要收录项目部分包合同的基础信息（合同名称、合同类型、供应商名称、金额、税率等)、合同工程量清单信息（分部分项名称、单位、数量、价格、项目特征描述等)以及合同附件。在合同管理界面中支持合同文本快速预览和附件管理功能。

收录的合同数据能作为合同实际成本确认、计量结算、支付、请款等各类业务办理所需的基础数据，并一键生成相应的审批单据，根据各单位的需求走线上审批或线上制单打印，然后线下签章审批。通过合同管理功能生成的业务单据，其当期和开累数据将自动计算并归集到合同台账，在进行合同管理时，既可以按开累也可以按每期管理相应的台账和单据。

分包合同管理模块同时内嵌了总公司和我局现有的合格供应商名录作为基础数据，在进行招议标资格审核、合同信息录入时会动态显示当前供应商等级提供参考，防止劣迹供应商和个人参与我局分包，降低合同风险。

3.1.3 价格信息库

在使用分包合同管理功能录入分包合同数据时，系统会根据录入人员的判断将有参考价值的价格信息收录进价格信息库。由于价格信息涉及企业商业机密，因此价格信息的查询严格按组织机构授权，没有授权的无法查询。价格信息库包含采购项的单位、单价、税率、采购地、采购时间、项目综合描述等基础信息，可以根据投标报价、责任成本制定、招议标限价等业务需求被动态调用以提供价格参考。

3.1.4 财务账转实际成本

项目部的实际成本由请款支付的大额合同（一般是30万以上）和财务转账支付的小额内容组成。分包合同管理完成了大额合同的成本数据的归集，财务帐转实际成本则应用于项目部报销、人员工资等零星琐碎的小额成本归集。

该功能模块可以直接导入金蝶输出的项目部财务帐明细数据，并对该明细数据精细批量成本确认，明确每一笔每一类费用对应的责任成本和实际成本。

3.2 制定责任成本

项目目标责任成本由与工程量清单项目直接对应的费用和清单外用于项目运转、维持、分摊的费用共同组成。制定责任就是根据工程量清单和项目规模测定这两部分的费用，并将这些费用按人工费、材料费、施工船机使用费、租赁费、分包工程费、其他直接费、间接费、税金8大科目整理汇总形成项目成本整体管控的底线。该管理需求在成本系统中由以下功能模板共同实现：

3.2.1 工程量清单管理

工程量清单是制定责任成本的重要依据，项目部在系统中按分部分项录入工程量清单，作为基础数据用于确认每月产值并为成本月报提供产值数据。

工程量清单管理支持将清单的分部分项与项目实际成本设置对应并通过项目实施的全过程来更新对应的成本数量和价格，最终形成企业定额。形成的企业定额可以广泛地用于类似分部分项工程的投标造价、标前成本核算和责任成本制定。

3.2.2 制定项目责任成本

该功能让责任成本的制定不再局限于手动找数据并在Excel上汇总的模式。成本系统中制定项目责任成本是按工程量清单的分部分项及工程量清单以外需要单独考虑的费用进行综合计算并整理汇总，并按人工费、材料费、施工船机使用费、租赁费、分包工程费、其他直接费、间接费、税金8大科目进行划分。

3.3 成本月报与分析

成本月报是项目成本管控的重要输出，系统通过数据归集和自动计算功能生成月度成本报表，内容涵盖产值、责任成本、实际成本和税金等关键指标。

成本月报提供的功能包括：

• 产值数据：根据工程量清单管理功能为成本月报提供产值数据。
•  责任成本数据：根据在线制定项目责任成本功能为成本月报提供与当期产值对应的目标责任成本。
• 实际成本数据：大额成本由分包合同管理功能提供，小额成本由财务帐转实际成本功能提供。
• 税金数据：系统自动根据产值和实际成本分别计算进项税、销项税、附加税等，得出当期税金成本。

成本月报支持按本月、本年、开年等时间段进行汇总分析，支持横向对比实际成本与责任成本，提供分项预警和整体预警功能，帮助项目部及时发现成本偏差并采取相应措施。

3.4 过程数据分析和纠偏

过程数据分析是基于当期成本月报数据的分析。在成本核算分析功能中可以对责任成本和实际成本按本月、本年、开累进行横向对比。

• 分项预警：在成本核算分析功能和成本月报功能中，若实际成本的子项数值超过对应的责任成本，将对超责任成本的项进行标记，由项目部对标记的部分进行分析。
• 整体预警：成本系统会根据项目责任成本约定的利润率和成本降低率对每期成本月报进行一次偏差率计算。当项目整体实际成本超责任成本，或项目利润率、成本降低率出现较大波动时，该项目当期的成本月报在成本月报总表界面会被特定颜色标记，被标记的项目将列为成本风险较大项目开展进一步的人工分析并实施干预。
• 节余或超支主要事项及原因分析说明：根据当期成本月报数据并结合工程量清单管理、制定项目责任成本、实际成本与责任成本的对应三项功能形成的产值、责任成本、实际成本对应关系，形成按任意时间区间的产值、责任成本、实际成本汇总分析表。该表为项目部成本管理人员在基于详细数据分析的基础上开展原因分析说明。

4. 成本系统开发情况

项目部是成本管理的责任主体，为使系统功能贴合一线成本管理者的功能需求和使用习惯。笔者将更多的时间用在去项目部实地调研上，通过与项目部成本管理人员深入的交流，开发接地气的系统。

截止2020年9月，第一阶段的开发任务已基本完成，项目信息库、合同管理、价格信息库、成本确认等功能已在我局连江、海门、武安、武汉洗舱站项目完成测试。目前我局正在积极准备成本月报的线上填报和功能测试。

5. 成本系统使用效果

5.1 开启我局成本管理“新基建”

基础工作没有发挥效用的时候往往只有苦劳不见功劳。当基础工作发挥作用时也是润物细无声地发挥作用，会让人觉得正常是理所当然的。因此成本系统更像是一项修路筑桥的基础工作，我们用云表去实现这项基础工作使其更具效率和应用前景，因此称之为成本管理“新基建”。

“基础不牢地动山摇”，以成本月报这项基础工作为例，成本月报是体现项目成本情况最重要的数据指标，是项目成本管理核算、分析、纠偏的基础。成本月报的问题表面上看是数据报送问题，更深一层则是成本管理重视度的问题，本质上是项目管理者是否将成本作为项目盈利的重要管控手段的管理意识问题，以及这种管理意识是否传达到项目管理的每一处执行层并形成管理共识问题。虽然我局当前大环境依然是以签约额和产值为主，但这并不妨碍我局将成本管理作为盈利重要管控手段进行管理上的探索和设计。通过上线成本系统，对成本管理基础工作进行规范和落实。形成分析数据用数据说话的管理氛围，将管理人员的注意力和精力拉回到成本管理，加强成本管理在项目上的受重视程度，在执行层形成管理共识。

5.2 自研为企业培养信息化自主能力

成本管理系统完全由我局自主研发，与外委开发动辄上百万的费用相比综合使用费较低，每年可以节省大量的信息化费用。除了能节省外委开发费，最重要的是能为企业带来信息化自主力量。随着系统应用和开发的不断加深，开发团队项目经验越来越丰富，开发能力水涨船高。企业可以凭借信息化自主能力广泛地将管理需求进行信息化转化，从此开发不求人，实现程序和数据的自主受控，过去想做却受限于能力和资金的项目，拥有自主权后项目的成本、进度以及功能与需求的匹配度都由自己掌控，自己动手丰衣足食，彻底摆脱对外委开发的依赖。甚至可以将企业信息化成果对外输出获益。

5.3 信息系统带来算力提升并转化为市场竞争力

在信息技术高速发展的今天，很多有企业意识到自身发展受限于传统管理模式，转而向信息化要效率，从信息化找转机。试想当竞争对手还在用落后的人工汇总方式进行数据核算，我方已使用高效的信息系统对数据进行核算。数据处理质量和效率提升会带来生产力的提升，管理信息化带来的实时响应、高效、高质量工作也将催生无形的经济效益。凭借算力的进步，我们能更精确地对成本进行核算和控制，这就能确保我们始终保有优于对手的市场竞争优势。当对手意识到算力不足的问题时，不论是花重金购买系统增加算力，还是也走自主研发道路，从项目落地到形成竞争优势始终需要一段时间，这期间我们的算力也在成长，也在形成新的竞争优势，我方始终掌控主动权。

5.4 为基层成本管理减负增效

成本管理数据集成系统应用和推广将逐步结束手工汇总数据的落后作业方式，大量宝贵的时间和精力不再浪费到重复劳动上，各层级管理人员不再被繁重报表工作所累。通过系统强大的一键生成、一键分析等功能充分为管理工作减负增效，让人员精力重回成本管理本身，发挥人在管理中的关键作用。

6. 结语

成本管理数据集成系统是我局第一个由职能部门、基层单位、项目部的青年职工根据实际管理需求共同设计开发的信息系统，成本系统的每一行代码都是为成本管理所写，倾注了青年职工对我局自主创新和成本管理能力提升的满腔热血。

“活力宜航诚天下”，它是宜航人用实际行动践行自强、拼搏、开放、创新理念的真实写照。愿数据之光点亮企业管理，未来可期。