具备全局观念,系统解决问题

1.3.4 具备全局观念,系统解决问题

  (2009-11-01 10:15:22)

    1993年,我刚刚到珠海某酒店市场拓展部工作。那时侯,市场拓展部的营销职能是从房务部剥离出来的,团队和制度均处于初建阶段。我们经常与房务部经理在一起开会,但很少有达成意见一致的情况。现在想起来,房务部和营销部两个部门的职责交叉,吵吵闹闹是正常的事情。当然,一个部门长期存在,其以往工作的惯性,也使得其对外部提出的建议天然地存有抵触情绪。

在两个部门开会的过程中,对方部门总监总有一个理由打断我的发言:你谈的只是个细节问题,方向和方法还没有定,这个问题先不谈。几次交手,我就发现,我们部门确实没有提出一个系统的框架,几次都没有解决问题,沟通很难进行下去。

现在我明白了,不能解决问题,不能完全将问题归于对方的不配合,而需要首先从自身的能力检讨。那个阶段的我,确实是不能正确地表达自己的观点,不能掌握全局进行思考,不具有系统解决问题的能力。

 

观点:不要只拘泥于局部的细节,而忘记了正确的方向

 

    全局观念,对于管理者来讲,就是能够把握工作的方向,从整体和综合因素考虑问题,而不是只计较一时一刻的得失。对于一个职业人来讲,就是具备了看问题、做事情的一般素养,具备系统化思维、结构化分析和全面解决问题的能力。

   现实工作中,我们发现,全局观并非为很多人掌握,如

   客户提出的咨询需求往往从细节开始,这时候多数的新手会陷进去拔不出来。

   (1)去年销售业绩不佳,肯定是销售人员能力欠缺,能否可以提供销售培训,以提高销售业绩?(销售业绩不佳是综合因素造成的,不能一味迁怒于销售人员)

   (2)在手机售后服务调研中,本公司的客户满意度不佳,客户服务连锁店的服务出了问题,是否可以提供连锁店客户服务的咨询?

   (3)运营商建设自营实体渠道后,营业厅的营销业绩不佳,于是提出营业厅能力提升的咨询需求。

   (4)本次客户满意度调研,我们省的满意度比其他省要低了很多,主要是客户投诉很多,没有专门的管理体系,是否可以开发一个客户投诉管理体系?

     实事上,以上情况分别可能的原因是:

   (1)如果销售业绩不佳,只培训销售人员,就可能忽略了产品和价格等营销策略问题。

   (2)如果客户满意度不高,只从连锁店的服务抓起,可能会舍本求末,因为手机售后服务体系中,后台支撑体系不到位,服务人员态度再好,也不能解决备件不及时到位、维修不及时的问题。

   (3)如果营业厅的营销业绩不佳,只是考虑营业厅营业人员的营销能力、营销策略问题,不考虑解决营业员的薪酬和激励问题,营销业绩也一样不能提升。

   (4)如果客户满意度下滑,只是因为客户投诉管理欠缺,那么客户为什么投诉?投诉的主要因素是什么?投诉的来源应该是服务提供而不是投诉本身。

    ……

   所以说,客户提出的咨询需求需要经过结构化的系统分析,才能判断其真实的需求,解决应该解决的问题。正如

(1)对待一门考试,要具有全局观,不要因为一个小题,而耽误了后面的大题,耽误了时间,影响了整个发挥。

(2)系统分析员开发软件,需要具备全局观,先从整体把握方向,设计框架,不要在一个编码上纠缠不清,陷入泥潭,即使一个部分完成很好,方向错了,也无济于事。

(3)一份报告要完成得好,首先是结构清晰,系统化地表达,否则即便某个模型运用得不错,某个观点也有亮点,但整体没有逻辑,也不足于说服客户。

(4)一个项目要顺利进行,需要从目标出发,在有限的时间将人员很好地进行分工,预算很好地分配,投入和质量达成一个很好地平衡,考虑多个因素将项目进行符合实际情况的设计,需要具备全局观念,具备系统化思维能力。

     为避免只关注细节、以偏概全地分析问题,我的建议是:

(1)从全局(Whole Picture)开始问题的分析:无论是计划、研究、实施一项工作,先了解工作的整体,建立一件事情的整体轮廓。比如开始一个项目的计划,需要从目标、内容、时间和资源等等进行,要注意包含项目计划的全部,避免遗漏。

(2)解析问题的结构(Framework):按照合理的维度将问题分为合适的几个部分,组成一个体系。比如,人力资源管理的内容按照时间顺序,可以分为:规划、招聘、培训、薪酬、考核、激励和职业发展等组成。

(3)坚持完全穷尽、相互独立的原则(MECE):按照一个维度解析问题,先将问题的全部考虑清楚,并列的各因素之间不能够有包含、交叉的关系,各因素在一个维度下分解,不掺杂其他的维度,比如说人有两类,包括男人和女人,这里的维度是性别。不能说包括男人、女人和儿童,因为儿童是按年龄这个维度来划分的,与男和女有不独立而交叉的关系,正确的划分方法是用具体的年龄段来进行区分:老年人、中年人、青年人和儿童等。

(4)按事理发生的顺序进行:无论执行项目、思考问题和表达问题,都需要按照应有的顺序进行实施,没有先后顺序的思考和表达,也同样不能体现全局观。比如,解决问题按重要性的顺序,需要将重要的事情先考虑。分析问题一般从宏观到微观。项目计划要按时间的先后进行。

 

观点:克服个体的角色,从组织角度分析解决问题

 

    给一家C2C的互联网企业管理层实施管理研讨会,参加培训的是其所有的管理层人员,也正是其成立一周年庆典前夕。第一天的内容是领导艺术培训,第二天是关于公司现状及发展方向的研讨会。

    管理层人员除了当时的CEO和COO,其他大多来自不同的知名外企。第一天的培训,还比较顺利。第二天的管理研讨会,讨论公司的现状时,大家意见比较统一,很顺利结束了。当讨论到公司发展方向时,分歧出现了。作为C2C起家的这家公司,计划进入B2C领域,而B2C是否是正确的方向,大家各执己见。记得当时广州公司的负责人站起来,很坦白地讲,公司进入B2C的方向是既定的呢?还是在讨论阶段,真不知道为什么要进入这个领域。

    年轻的、一直无表情无语的CEO忍不住站起来,一挥手说:“大家哪位还不清楚这个方向?我们的培训停止一下,专门讨论这个问题!”

    这是我们在研讨会准备中始料未及的。还不错,老练的培训师及时地跳出来控制了场面,“有关这个问题,是否需要另会进行?研讨会是事先准备好的,还是按计划进行。”

    我当时很不赞成哈佛毕业的CEO年轻气盛的表现,同时认为其作为公司创始人,没有太多的工作经验,因此而缺少团队管理的权威。

    当我做了一段时间公司管理工作时,反思此次研讨会,很多想法改变了。事实上,确立管理研讨会的目标,实施研讨会的过程中,管理研讨会的主持人作为穿针引线的人员,代表的是什么立场?我们一直没有很好的回答。

    当作为讲师进行培训时,你代表的是个体讲师的立场,而当你作为咨询顾问主持管理研讨会时,你首先应该充分了解研讨会的目标和管理者的意图,以此来确立你的立场。

   一般来讲,当你的观点与管理者的意图基本相左时,你应该放弃研讨会主持的角色,或者试图去说服决策人。而只有当你与决策人原则性问题一致时,能够一定程度代表管理者意图时,才应该执行此种角色。否则企业将因为这样的咨询行为,受到损失,而不是有所收获。

   管理研讨会的准备工作中,缺少对于决策人需求和意图的了解,缺少对管理层人员的访谈,都是不充分的。研讨会的目标应该是帮助客户建立内部对发展方向的一致性,而且从第三方准备好说服异己意见的充分理由。

   而当这一切都没有准备的时候,讲师的角色(个体的角色)没有转换为咨询顾问的角色,于是只能选择回避作为最好的现场处理方式了。

   个体角色的问题,一般讨论不多。事实上,很多问题的根源是项目实施者的出发点不合适,他们总是从个人或个体的角度出发,忘记了咨询顾问是解决组织的问题,是以组织目标最大化为目的的,个体角色的反面是整体系统的思考角度。从进入咨询行业起,就要转变个体的角色,否则摔了跟头还不明白为什么。

   有时候,我常常想一个律师和代理人的关系,作为被告的代理人,会从事实出发,努力建立对当事人有利的条件,律师的底线是不能违背事实,制造伪证。

   而管理咨询顾问接受管理者的委托时,也是从事实出发,从客户需求、市场竞争、最佳实践和行业发展趋势中,去得到理想状态,分析理想状态的存在条件,为企业向理想状态的演进路径找到合适的路线。目标也许只有一个,这是咨询顾问通过科学研究论证的,是代表组织利益最大化的真理。管理顾问的底线是不能违背事实。

   因此,管理咨询顾问实施咨询项目时,不能从个人好恶出发,也不可能完全代表某个决策人的个人意图,而是在咨询实施过程中,将真理的发现过程、认识过程,与影响决策者的意图同步进行,逐步达成一致。

   记得有位从咨询助理成长为咨询顾问的同事,曾经在撰写某运营商客户经理人力资源管理制度时讲:“为什么感觉制度总是对公司有利,而对员工不利呢?”其实制度本身就是组织为实现本身利益来服务的,当然对员工会有约束。如果哪个企业的制度有漏洞可钻,只能说明你管理者无能,而不能埋怨员工聪明。

新员工具有转变个体角色的想法,非常关键。我们先了解一下个体角色出发,经常遇到的问题:

(1)选择了管理理念不统一的客户,而没有试图去改变,留下客户的个体意愿大于组织目标的隐患(关键客户的个体角色占了上风)。

(2)缺少对项目决策人的需求沟通,或者对项目决策人的需求没有了解或理解。

(3)咨询顾问坚持个人观点,不考虑企业和项目的实际情况。

(4)咨询顾问不能超越个人经历和经验的局限性,不能站在企业管理者角色换位思考,不能从企业层面分析解决问题。

(5)咨询顾问的项目沟通层面是部门级的,就自然以部门利益最大化为目标,而放弃了企业的目标。

    从个体角色出发进行咨询项目,表现为“头痛医头,脚痛医脚”。不能纵观全局,而只关注局部。只解决眼前矛盾,而不考虑实现长期目标。只能治标,而不能治本。咨询顾问的认识层面沦落为井底之蛙的操作层。

    为避免提出“初级”的问题,更重要是成为一位成功的咨询顾问,新顾问需要重视个体角色的转变。角色转变需要一定过程,但最重要是树立正确的认识观。

克服掉个体角色的好处是,咨询顾问能够跟企业的决策层对话,即具备了对话的思维层次。作为一家咨询公司来讲,就逐步具备了从事战略咨询的实力。而关键的是,系统思考的好处是给企业带来更多的订单,因为从系统化、整体的角度思维,可以帮助我们认识到企业方方面面的问题,而发现问题是解决好问题的前提。

    给你的建议:

• 承担管理者角色:在做咨询顾问之前,管过团队,主持过管理职能的工作。

• 学习系统论的理论观点:建立系统化的认识论或学习《科学的方法论》等书籍,无论解决哪一层面的问题,都要从企业层面,首先弄清楚此问题在企业中的位置,与此关联的会有哪些问题,分析问题是从整体到局部,而不是就事论事(往往借口是,客户只让我们解决这几个问题。客户只付了这些钱等等)。

• 与客户管理层换位思考,理解客户的立场。

• 严密的研究:以事实、数据、案例来充分说明应该坚持的观点(一般竞争对手的成功案例比较刺激客户,说服其接受你的观点)。

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