ERP专业知识讲座：17.ERP项目的实施监理

实施ERP与项目监理的关系实际上是一种很明确的依赖关系。假如一个企业应用实施ERP系统但没有很好地进行项目监理的话,那么,实施的效果就会大打折扣。一般来讲,由于以下几个原因,应用ERP系统需要实施项目监理:

企业在此之前没有实施大型管理系统的经验;

ERP系统将涉及到企业各个业务管理部门;

ERP系统的实施周期一般会在半年到两年之间。

所以,从注重ERP系统的实施效果出发,企业必须认真考虑项目实施监理的问题。所谓项目实施监理,主要是指在整个项目实施过程中(包括开始前的准备阶段和完成后的评估阶段)对项目实施中所涉及到的各种资源和所达到的目标进行监督控制。因为企业实施E RP系统实际上是一个管理工程,由于企业缺乏大型管理系统的实施经验,可能会导致过程失控;由于ERP系统涉及到企业的各个管理部门,可能会在实施过程中产生一些问题和阻力,这就需要进行协调;由于完整实施ERP系统需要较长的实施周期和较多的资源投入,这就需要进行周密的计划和控制。

因此,企业在实施ERP系统时,有几个要点是不能忽视的,第一是认真按照自己的要求选型;第二是注重培训;第三是需要供应商的支持和按照实施方法进行实施;第四是不能忽视项目实施监理。对于第四点,目前一些企业很少考虑到,因此,本文将着重对此进行讨论。

具体来讲,项目实施监理要做的工作有以下几点:

1. 对项目实施计划和目标进行把关

在项目开始启动之际,需要制定出项目的实施计划和目标。如果企业对ERP项目的实施结果不满意,实际上就说明实施结果和计划目标有差异。一般来说,造成这种差异的原因有以下几个:

* 在项目开始之前存在着太高的期望值,即使充分努力也达不到预期结果;

* 对实施的困难估计不足,在遇到困难时无法面对并克服,而达不到预期结果;

* 对实施所需的各种资源估计不足,由于资源的原因而达不到预期的结果;

* 由于合作伙伴的原因,使实施达不到预期的结果;

* 实施计划和目标没有得到高层领导的批准。

要解决这些问题,首先必须认真负责地制定出项目实施的计划和目标,其次是必须对项目实施计划和目标进行把关,分析并确认这个计划与目标是合理的和切实可行的,这是项目监理的第一步。实际上,要做到这一点,主要是看项目实施计划与目标是否至少包含以下几个主要内容:

* 项目实施的总目标;

* 项目实施的各个阶段定义和分阶段目标;

* 达到这些分阶段目标的时间表;

* 达到这些目标所需要的资源保证,以及达到每一个目标的责任者;

* 评价达到这些目标的标准和方法;

* 高层领导批准了这一计划和目标。

2. 监督和控制投入的各种资源以及达到的目标

当一个切实可行的实施计划和目标被制定和批准以后,如何监督和控制实施过程就成了一个重要问题。根据许多项目中的实施经验,基本上可以这样讲,很少有哪一个项目是完全按照实施计划进行的,因为再好的计划也不可能预见到所有的问题并事先制定出对策。所以,对实施过程的监督和控制,主要着眼于以下几个方面:

* 要使用户和合作伙伴都明白计划是严肃的;

* 计划既是严肃的,但也是可以调整的,调整计划必须合理并得到高层领导的批准;

* 化整为零,按每一个实施的小阶段对投入的资源和达到的目标进行监督控制;

* 发生问题是正常的,不控制问题是不正常的;

* 控制问题的方式有:追究责任、调整资源、改变方法、调整计划、停止计划。

在项目的实施过程中,监督和控制的依据是计划和目标,监督和控制的目的是要使实施工作按计划进行并达到预期的目标。当有问题发生时,其直接的表现就是实施结果偏离了原来的计划和目标,在这种情况下,项目监理的工作就是要及早发现这种偏离,并分析原因。如果是因为原来的计划和目标制定得不合理,或者发生了预料之外的情况而又无法克服,这样就必须调整计划和目标。如果不是原来计划和目标的问题,则一定是资源的问题,这里所讲的资源是指广义的资源,如时间、人力、资金、技术和工具等。企业在实施ER P项目时,资源发生问题是最常见的,而好的项目监理可以在问题开始发生时就发现问题,并懂得如何分清责任,以及如何及时控制资源的合理投入。

3. 评判系统实施结果

评判系统实施结果是指项目监理对整个项目的实施过程和结果进行分析和评判。一般来讲,有不少企业不太重视项目监理对ERP系统实施结果进行的分析和评判,这可能有几个原因:

* 自己对实施结果不满意,担心分析和评判会暴露出更多的问题;

* 希望早些结束项目实施;

* 比较公正和有经验的分析评判者不多;

* 一般的分析和评判对企业的形象没有直接的好处,可能还要花钱。

实际上,从项目监理的角度出发,对ERP系统的实施结果进行分析和评判是必要的,因为进行分析和评判的目的是要使企业和系统实施人员知道以下几点:

* 整个系统实施工作和计划目标的吻合程度;

* 系统的实施效果;

* 系统还需要提高的方面;

* 从中总结出一套适合本企业的大型管理系统的实施方法。

在实际工作中,这种分析和评判可以分阶段进行,但是在整个系统实施完成以后,应该进行一次总的分析和评判。

综上所述,项目实施监理将直接影响到企业实施应用ERP的结果好坏。项目监理这一角色的责任是相当大的,对其要求也是相当高的。担当项目监理角色的人员,应该是有经验的、比较公正的和负责任的。对正在实施或已经实施ERP系统的企业来说,在以上三个主要方面进行项目监理不容忽视。