与开发票相关的一种信息化应用



最近有幸参观了解某大型集团公司的财务信息化应用,我想就其中一点印象比较深的和大家分享一下:

说到开发票,可能对于开票量比较大的公司的财务人员来说是一件很痛苦的事情: 因为发票多,开票的时间相对集中,报废率有要求(税局报废发票好像数量有规定,这个没有仔细考证)。

但在我们参观的这家集团公司来说,却来得非常轻松.它的一个事业部,有多达500多家供应商,全国拥有几十个销售公司,他们之间的发票往来可想而知非常的多。但基本上他们都能在一天之内把要开出去的票开完,供应商送过来的发票准确率达到100%;
而以前的状况是:每多到了要开大量发票的时候,几个财务人员就定定地坐在那里手工录入税控系统,要花好几天,作废率也比较高; 而由于零部件的信息太多,供应商给他们开票也经常开错,因此经常不能正常收到货款,意见也比较大。

他们是怎么做到的呢?

第一:基础数据充分。在他们的供应链管理系统中,基本上包含了所有的开票信息.
第二:他们借助了一种开票接口的软件,能方便地从业务系统中导出所要开的开票信息,并能自定义最大不含税金额自动进行拆分和组合,然后通过界面按钮操作批量写入防伪税控系统,避免了人工录入。

我当时的第一感觉就是:这是信息化水平到了某一程度的必然产物吧。如果他们的供应链管理系统没能把数据管理好,没能开放到供应商中使用,这样的事情是不太可能发生。

这种接口软件竟想到了与税控机做接口,看来自己的见识也太少了。回来后自己加了此接口的开发商的QQ,了解了一下,发现它的应用条件还是可以放得更宽的,对于开票量大的公司适用度还是比较高,因为最关键是它不用手工去录,而且开发票的同时还能把发票信息回传到相关的系统中(或者数据文件中)。这与我以前的一些想法有点类似。

这种信息化应用感觉有点意思,真的可以实实在在减轻员工的工作量,用一个字形容的话,当时想到就是"爽"

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