VBA随学随用系列：进口关税电子发票管理工具 - 总纲

前言

VBA是微软office系列软件内置的，自带输入输出的界面(想像一下Excel表), 所以用于解决日常工作中的问题就非常顺手。而且VBA语法简单，容易上手。只要有一点点基本编程知识就够了，可以边学边用。本文从一个具体的案列开始，讲解VBA的功能。因为相对复杂，所以拆解成若干篇。
本系列的目标读者是工作中的Power User, 他(她) 只需要具有少量编程概念,甚至没有也行。

背景介绍

在2018年之前，海关进口报关后取得的关税发票都是纸质的。因为公司进口业务量较大，所以有专门的团队处理进口关税发票。基本流程是先收集并核对纸质发票，在Excel文件里录入发票号及金额等信息，然后分类(有几个不同的公司抬头，而且要区分几种不同的进口类别)，然后统计汇总金额后做成交接单交财务入账。财务做好账后需要将发票交给税务处理增值税抵扣事宜。
2018年开始，对于进口关税，海关不再提供纸质发票。进出口团队需要到海关网站上去下载电子发票。

问题:

初期进出口团队仍沿用过去的流程，将下载的电子发票(pdf文件)打印出来，整理汇总。但是很快就遇到了一些实际问题：

• 发票经常被重复打印并统计。
  因为从海关网站下载发票时，为确保不遗漏，都会将起始时间放宽一些，这样发票自然会有一部分的重复。另外在打印发票的过程中，因为数量较多，难免会失误重打。
• 打印发票工作量巨大，人手不足。

所以进出口团队提出，希望能够做个小工具，自动打印发票并确保不重复打印。

需求分析:

收到需求后，召集相关部门(进出口团队、记账团队、税务团队) 讨论后，确认了以下事实:

• 其实记账团队并不需要发票本身。记账团队更看重交接单，因为记账团队所需要的信息都已经在交接单上(发票数量、分类及金额)。对于原来的正式纸质发票，记账团队需要装订成册保管，但是对于电子发票，已经没有这个需求了。
• 税务团队也不需要发票本身，因为在金税系统官网上，只需要输出发票号就可以认证了。之前只所以需要发票，是因为进出口团队提供的发票清单中缺少几位字符，需要翻查纸质发票取得完整号码。而且此项工作也非常耗费精力。
  鉴于这些发现，与进出口团队协商后，修改项目的目标为：实现海关进口关税电子发票的无纸化管理。初步设想方案为：

1. 从进出口团队下载的电子发票文件中，提取相关信息，存入后台数据库。
2. 根据提取的发票信息，自动分类统计，生成与财务的交接单。
3. 进出口团队打印交接单，签字后与财务交接。
4. 财务收到交接单后，确认入账。
5. 税务在收到入账确认信息后，根据入账的月份，在税务网站认证发票。

在后续进一步了解操作细节中得知两个有趣的事情：

• 实际上从海关网站下载的电子发票，除了有pdf文件外，还有一个xml文件。查询海关文档后得知，这个文件是xbrl标准，实际上包含了电子发票的所有信息。所以并不需要从pdf文件中提取信息，从xml文件中提取就够了。难度登时降低很多。
• 金税网站上，有一个导入功能，可以批量导入发票。只是导入的文件有两个，其中一个文件内容是校验码。只要搞明白检验码的生成规律，那么就可以直接生成上传文件，而不再需要税务手工输入。

到此，需求已经非常明确，可以着手开发。

解决方案:

考虑到公司当时计划切换ERP系统，所以决定用VBA做成一个临时性工具。前台用Excel，后台用Access数据库(放在一个有访问权限控制的共享盘目录下)。大体上框架如下：

• 进出口团队工具
  • 信息提取(批量文件解压、解析、去除重复)
  • 信息修正及确认
  • 信息上传(含电子发票pdf文件归档)
  • 生成交接单
  • 经手发票查询
  • 进口固定资产类发票甄别(后来追加的功能)
• 记账团队工具
  • 待入账发票查询
  • 入账确认
  • 已入账发票查询
  • 发票归档核查
• 税务团队工具
  • 待认证发票查询
  • 生成用于发票认证的xml文件
  • 已生成认证文件的发票查询
• 管理员工具
  • 用户权限管理
  • 工具版本管理
  • 公司代码管理
  • 异常业务数据修正

因为这4部分相对独立，为了方便开发及用户使用，各自成为独立的工具。

涉及的技术问题

工具开发涉及以下技术，会各自独立成篇：

• 用VBA操纵目录、文件文章链接
• 用VBA查询压缩软件安装位置 文章链接
• 用VBA实现批量解压缩 文章链接
• 用VBA解析xml文件(字符串提取)
• 用VBA对Excel表格进行排序、筛选
• 用VBA操纵后台数据库 文章链接
• 用VBA+Excel实现用户权限及工具版本管理
• 待续

结语

对于日常工作中的小项目，技术其实并不是最主要的问题，问题剖析反而更关键。做为用户，很多情况下只在意自己经手的那一小部分，缺乏全局观。如果不从更高的角度看待问题，往往会做无用功。以这个项目为例，如果依照用户的原始需求去开发一个工具，可以预见其生命必然短暂，用户很快就会提出新的问题，陷入恶性循环。
做为Power User, 需要即从流程的角度看问题，也从技术的角度看问题，将二者结合起来。这样比纯IT开发的工具更易使用，更有生命力。