深度分析2种最常用待办事项清单法+工具实操

建待办事项清单的方法有很多种，你可能已经熟悉了其中一种，但没有了如指掌，恐怕也没有想过哪种方法最适合自己，给大家整理当下职场最常用的两个代办清单事项方法，只需看这两个就够你用几年了。

一、四象限法

“四象限”法也被称为“艾森豪威尔盒子”。无论是“四象限”法还是“艾森豪威尔盒子”，它们的原则和本质都是一样的。这是一种用于在冲突性的任务间分配时间的工具。四象限矩阵由四个象限组成，如下所示：

任务根据各优先级被分配到不同象限。以产品经理为例，大部分产品经理的时间都在跟客户、开发、设计、技术部门的沟通与协调。写需求文档、画产品原型和内部小型会、培训等琐碎的事占据时间稍微少。根据四象限可以做一个分类：

• 第一象限的那些任务应立即处理：救火、改BUG、安抚已经发飙和客户——这些都是马上要去做的！
• 第二象限中的那些任务则不那么可怕，但应该安排在不久的将来完成：学习、规划、交流等；
• 第三象限中的任务可以委派给其他人：我们经常犯错就是把紧急当成优先，而不是把重要当成优先，所以很多时候经常本末倒置，比如临时接到一项活动。这类事情看似紧急，但是拖一拖甚至缺席也无关大雅。
• 第四象限中的任务可以适度放弃：消遣、购物、旅游——这类事情可以有时间有闲工夫再说吧。

利用飞项的自定义，我们可以将手头的任务进行优先级分配，每天将80%的时间和精力优先解决紧急重要的事情。

二、GTD法

戴维·艾伦（David Allen）的GTD是当今最著名的任务管理法之一。

GTD就是Getting Things Done的缩写，意思是“把需要做的事情处理好”，是一个管理时间的方法。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

1、收集。GTD的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行和收集相关信息。

平时的工作中，每当上级给我们开会布置任务时，如果要把未来要做的工作都记录下来，一般我会通过【飞项小姐姐】来快捷创建事项，每布置一项任务，我就创建一项，我只要在手机端输入时间以及要完成的工作就好，飞项小姐姐可以进行智能时间识别并快速创建文本，用起来很方便又很高效。

除了飞项小姐姐，飞项的公众号也支持快速帮我们创建事项，这样我们就不用一个个去填写，只需要把要做的事情发到公众号就行了，灰常方便有木有。

2、整理。飞项还会帮你搞定任务区分整理。整理就是对这些事项进行一个分类，看看哪些事情是马上可以做的，哪些事情是最近要做的，哪些事情是未来要做的，对这些任务加以区分。这跟第一个清单法很类似。

一般用飞项记录完任务之后我就会对这些工作任务加以区分，如果是马上就可以完成的，比如回复别人的微信，我就马上处理掉，不会一直把这些事情拖到后面。

然后我会优先挑出最近要完成的任务，在飞项APP里面给这些事项添加上【最近】的标签，打上标签的任务可以在【事项】板块里面的【全量】视图查看，这样就可以很容易地分辨出最近要完成的任务了。

3、组织。飞项支持任务拆分。组织就是把能做的事情做出项目计划，组织行动方案。在这一步中我们可以把最近要做的任务拆分成一个个可以实行的小任务。

这个时候，飞项就派上用场了。可以用【添加子事项】功能，把那些复杂的任务拆分成多个小任务，如果需要同事配合完成的任务，可以通过添加【协作人】的方式把任务派发给同事，这样可以节约沟通所需要的时间，也能更好地记录哪些人和我一起负责了同一项工作。

最后，再通过【脉络图】查看整个事项的安排，有遗漏的直接在脉络图上创建，就像思维导图一样便捷。

4、执行。拆分好工作任务以后，我会给每个工作任务添加一下【提醒】，以防自己会忘记一些事情，可以自定义提醒时间，我通常会把提醒时间设置在任务开始之前的前一天下午五点。

所谓执行，就是行动起来，把已经做好计划的工作具体实施出来。

在工作的具体执行阶段，我经常会用到【讨论】功能，工作中遇到了什么问题，或者有什么事情需要和其他同事沟通，我都会直接在【讨论区】进行沟通，这样沟通起来很方便，可以节省沟通成本，提高工作的效率。

有时遇到复杂的事情需要较长时间讨论，我会直接在【讨论】区预约会议来进行讨论，预约好的会议可以直接在【小任务】里查看。

当每一个任务执行完之后，我会用飞项的【事项总结】功能对工作进行一次复盘，分析一下工作哪里完成的好，哪里完成的不好，这样以后可以随时查阅对于每一次工作的复盘总结，以便对以后的工作有一个指导。

（5）回顾：飞项帮你搞定任务提醒。

回顾要贯穿整个工作过程的始终，在回顾阶段，我们需要定期的去回顾一下这些工作的进度，以便这些工作可以顺利的进展下去。

这时我会用到飞项里面的早计划晚总结功能，在【飞项小姐姐】里可以看到晚总结的报表，在里面可以看到今天新增了几项任务，今天完成了几件事，有几件任务是延期的。

上面的数据可以帮助我回顾一天的工作情况，方便我了解自己最新的工作进展，以随时对自己的工作做出适当的调整，让工作尽可能的按照预想的方向发展。

以上就是关于我在工作中如何合理利用时间，做好各项事项待办的一些小技巧。俗话说的好，工欲善其事，必先利其器，我们在工作当中要想做好各项任务的待办和时间管理，一定要学会运用工具。

飞项就是一款很合适的工具，它能够帮我们记录要做的工作，以免我们忘记一些事情，也能节省很多时间成本，帮助我们提高工作的效率，解决了我们因不能按时完成任务而加班的困扰。