学术会议通常是所有会议中最为棘手的一类，且搜遍全网也几乎看不到可行的指导方法和可用的辅助工具，因此，常常令无数会议小白望而生畏。
（图源百格活动会议营销电子书）
根据会议营销电子书数据显示，行业中月薪过万的人数占比仅仅7.18%
然而，在这种普遍低薪的环境下，仍然有部分从业者在入行三年后月薪达到了20000。
这些高薪从业者究竟是怎样组织学术会议的呢？百格活动在与多名优秀的会务经理、总监深入合作后发现，他们的共同点是在时间管理、任务管理和人员管理上都有成熟的方法体系。
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说到提高效率，大多数人的第一反应就是节省时间、缩短时间。想要提高学术会议的效率，首先得做好时间管理。本部分围绕时间管理的方法，向大家介绍三个图表工具和几种软件工具。
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什么是时间管理？
在广义的时间管理中，有一个广为人知的理论：完成每一件事（GTD），出自David Allen的畅销书《Getting Things Done》，它的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行。具体有收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤：
（百格活动测试数据：收集报名表单等“待处理事项”）
（1）收集：将能够收集到的所有的待处理事项（在GTD中称为stuff）罗列成清单或整理成表格——如上图所示，在学术会议的筹备前期，组织者需要收集众多的报名学者、论文议题等信息，这些都是复杂的“stuff”。
（百格活动测试数据：整理论文议题和摘要）
（2）整理：将待处理事项收集完毕之后，就需要定期或不定期地进行整理——例如，整理、审核报名者表单，审核收集的论文，（如上图所示）思考这个议题该不该在大会上进行报告或研讨。
（3）组织：组织是GTD中最核心的步骤，需要考虑两方面：对资料的组织和对下一步行动的组织。
——对资料的组织：资料包括文本资料，也包括各种管理信息。
（百格活动测试数据：对评审专家的资料进行管理）
组织资料可能需要思考这些问题：
报告主题经过筛选后，如何分配报告时间？
如何安排各位报告嘉宾的时间顺序？
分会场的场地如何配置？
——对下一步行动的组织：高效的组织要求在每一步计划中时刻考虑下一步的行动。
可能需要考虑以下问题：
在之前的日程管理已经完成的基础上，如何给上千名参会学者快速发送学术会议邀请函？
如何准时、准确地将各人员通知到位？
嘉宾光临之时又该如何接机、安排酒店？
（百格活动系统测试：可以随时调整的酒店及旅行管理）
（4）回顾：通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，确保GTD系统的运作，同时可能还需要计划未来的工作。
你需要思考：
有没有出现嘉宾行程冲突的现象？
若嘉宾行程、场地资源临时变动，日程计划能不能灵活调整应对？
（百格活动助力CCFAI2019签到现场）
（5）执行：在具体行动中，可能会需要根据所处的环境来行动，如遇突发状况，GTD系统必须是灵活可调控的。
良好的执行需要考虑：
若嘉宾行程、场地资源临时变动，能不能灵活调整应对？
若大会当天人员到场时间集中，会不会造成人员拥堵？
合理地使用GTD，会让会议的计划与执行变得更清晰且高效。但是，GTD理论其实更多地适用于个人的、日常的时间管理，对会议主办方而言，一场会议可以视为一个项目，要将学术会议的时间管理做到极致，比起“日程管理”，“项目管理”的方法或许更科学。
项目管理是第二次世界大战后期从美国发展起来的重大新管理技术，其中最具代表性的技术之一就是甘特图（Gantt Chart）。
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时间管理三大工具：甘特图、日程表、时间表
甘特图、日程表、时间表是所有项目管理人员和会议主办方耳熟能详的时间管理工具，那么，你清楚它们之间的区别和用法吗？
(甘特图举例）
甘特图，又称为横道图、条状图(Bar chart)，通过列出各种活动项目（通常是纵向排列）以及各自开始和结束的时间（通常是横向排列）来显示项目的进度信息。
甘特图以提出者亨利·L·甘特（Henry Laurence Gantt）先生的名字命名，现已在全球范围内被广泛使用。
（日程表举例）
日程表，是指根据日期安排活动顺序及内容的表格。它又称为甘特图，可以把日程表理解为甘特图的一种。实际上，甘特图按内容不同，分为计划图表、负荷图表、机器闲置图表、人员闲置图表和进度表五种形式。日程表就属于计划图表。
大多时候，我们见到的日程表并不复杂，只包含一天或更短期的时间计划，制作者通常将它简化、美化，我们便不容易看出来它甘特图的“真身”了。
那么什么是时间表呢？
（时间表举例）
时间表的英文名是Timetable，常见的案例是作息时间表、课程表、火车时刻表等，它们一旦制定就极少改变，需要坚持执行，具有标准性；
对比之下，和时间表傻傻分不清的日程表的英文表达是Schedule，常见案例是一览表、议事日程等，它们是为某项活动特别制定的、暂时执行的、具有计划性的。
怎么样？是不是感到有些凌乱？别着急，总结起来就是：日程表（Schedule）是甘特图（Gantt Chart）的一种，通常时间跨度更小、画得更简洁一些；时间表（Timetable）是比日程表更具标准性的表，它不像甘特图一样为某一生产计划和项目而生，它为某段时间内固定且重复的行为而生。
其实，从概念上去界定这些表并没有实质意义，比起分类方式，更重要的是思维方式。
（简明甘特图）
甘特图的核心思想很简单，像上图一样，简简单单就能勾勒出一张——它是一幅线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动任务，线条表示在整个期间内计划的和实际的活动完成情况。
它的优势是可以直观地表明任务计划在什么时候进行，清晰地展现实际进展与计划要求的对比。
它可以帮助管理者极为便利地弄清一项任务或项目还剩下哪些工作要做，并评估工作是提前还是滞后，亦或正常进行，是一种理想的控制工具。
它的应用场景很多，除了正式的甘特图文档外，个人头脑风暴、小组讨论计划时，也可以用寥寥几笔将时间与任务的关系理清。
在大型学术会议的策划中，灵活运用甘特图的思维进行日程管理，能极大地帮助主办方合理安排会议日程，以避免会议时间冲突、会议安排过分紧张或过分松弛的问题。
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运用甘特图思维，高效规划你的会议日程
一瞥甘特图密密麻麻的格子就感觉头大，无从下手？别着急，只要弄清它的核心思维，你会发现这个工具不仅好用，而且制作简单易上手。
市场上专门用于项目管理，可以制作甘特图的软件非常多，较出名的有 Microsoft Project、Edraw Project等。但是，对大多数活动会议人来说，Excel其实完全够用了。绘制一张标准的甘特图，有以下步骤：
（第一步：用表格简单罗列活动清单）
（1）明确会议中的各个分支会议和分支活动。内容包括活动名称、主题、开始时间、持续时间和结束时间，以及活动类型和依赖关系。
如上图，“基于AI的项目A”（依赖性活动）必须在“主题报告1、2”（决定性活动）结束后才能开始，“颁奖仪式”（依赖性活动）的进行依“墙展报告”（决定性活动）的进展状况或结果而定。
（第二步：用条形图绘制粗略的甘特图）
（2）创建甘特图草图。如上图，将所有的活动按照开始时间、持续时间标注到甘特图上。
（第三步：确定依赖关系，标识关键路径）
（3）确定活动依赖关系及关键路径。上图的粗黑线就是关键路径，它可以用来保证在未来计划有所调整的情况下，各项活动仍然能够按照正确的时序进行，也就是确保所有依赖性活动能且只能在决定性活动完成之后按计划展开。
这一步可以视为在“找主线，抓重点”。在一场活动会议中，有些活动必不可少，不完成它们就无法推动整场活动继续，这些活动一般属于关键路径；另一些则是用于调节气氛、可选择执行的活动，这些活动一般不在关键路径之内。
（第四步：在甘特图中标识各活动的人员和场地）
（4）确定活动任务的相关执行人员、分配活动场地，适时按需调整活动持续时间。在这一步中， 可以从甘特图上清楚地看到人员和场地分配是否存在冲突，以便及时调整变换。
（第五步：绘制对应的日程表）
（5）将甘特图转换成对应的日程表。用表格的形式再次呈现甘特图中的活动时间、人员和场地等关系，最终的日程表就生成了。
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找对工具，日程管理效率还能再提升三倍！
甘特图对时间管理而言是有效的思维工具，但想要真正提高实践效率，仅仅到达思考层面还不够，高效办会更需要能够直接上手的实操工具。
（百格活动系统测试：学术会议日程安排）
百格学术系统特有的“日程安排”功能可以一键进行日程管理：用户直接输入活动的具体时间、场地和相关嘉宾，系统自动生成以场地、时间两个维度进行排序的列表。
时间管理的思想已经通过严谨的算法根植在系统中，初学者不用花多长时间就可以上手。
（百格活动系统测试：自动弹出日程冲突提示）
百格学术系统当然也具有甘特图的优势：用户不需要肉眼审查日程安排是否冲突，系统自动弹窗阻止冲突的日程安排，提示用户调整日程计划。
（浪潮中国行2019官网日程表-百格活动定制）
只需要短短几分钟的信息输入，系统就自动生成一份简明的活动日程表了。日程表的内容随管理数据的调整同步变更，不用担心临时的计划变更打乱原来的日程计划。
大会日程表上呈现的主题报告等活动都是参会者可以直接看到的，实际上，在一场学术会议中，还有大量的幕后支持工作需要处理，这些任务的复杂度也不容小觑。本文围绕任务管理方法论，以五种方法着重介绍一种实用的图表分析工具。
类似于用甘特图思维管理时间，管理这些任务也有高效率的思维方式——工作分解。
参与过大型项目策划的小伙伴应该不会对工作分解结构（WBS）这个名词感到陌生，WBS是以交付成果为导向对项目要素进行的分组，它定义了项目的全部范围。创建一个WBS最主要的思维或技术就是分解（decomposition）。
一个分解合理的WBS可以帮助主办方更完整地罗列任务清单、更清晰地认识所有任务之间的关系。
可以使用这五种方法来制定WBS：
使用指南
类比法
自上而下法
自下而上法
思维导图法
我们以学术会议的工作分解结构为例，尝试分析这些方法如何应用。
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使用指南
使用指南是行业内高度认可的、可直接套用于具体实践的模板或指导文件。活动会议行业发展的多年里，逐渐形成了一套会议策划和执行的标准。其中，学术会议的工作分解也必然有其规律。
（2019会议技能地图-百格活动出品）
例如，百格活动出品的《会议技能地图》就是一份典型的指南工具，自发布以来就广受业内好评，其中就有对活动会议的策划、营销、执行都适用的指南，也有对学术会议工作的分解与总结。这份资料对刚入门学术会议的会议人而言，是即拿即用的学习指南和培训手册。
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类比法
在类比法中，你可以采用一个相似项目的WBS作为出发点。例如，定期举办的学术会议，每次举办都可以借鉴上一次会议的任务计划，而第一次举办或需要创新、转型的会议，可以参考同行业、同类型的活动。
（第十三届国际离子聚合国际研讨会报名网站-百格活动定制）
类比学习的途径可以是：
网络资讯平台（例如中国科学院发布的最新资讯http://www.cas.cn）、
学术组织或活动官方网站（例如自然科学类的http://meeting.sciencenet.cn）、
学术会议管理平台（例如https://www.bagevent.com）。
如果想要更深入地类比学习，还需要亲身参与一场业内著名的大型学术会议，参考学习优秀学术会议的流程和控制技巧。
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自上而下法
一般认为，用自上而下的思维方式创建WBS是常用的方法。自上而下法（top-down approach）是从项目最大的条目开始，将它们分解为次一级的条目。这个过程实际上就是对工作的进一步细分。自上而下法适用于那些对整个项目具有技术洞察力和宏观视野的会议人。
（学术会议WBS参考示例）
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自下而上法
在自下而上法（bottom-up approach）中，团队成员首先需要尽可能多地收集与活动有关的具体任务，随后，将这些具体的任务组织成概要任务或WBS的较高层次。以学术会议为例，首先，策划团队需要进行小组讨论，列举出场地安排、嘉宾接待、现场维护、嘉宾演讲等工作，然后进行合理的分类、关联和总结，最终得到有组织的WBS。
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思维导图法
许多会议人都喜欢借助思维导图绘制工作计划，其实思维导图本身就是WBS制作的有效工具。思维导图法是一种从核心思想向外辐射出分支的技术，能够将思想结构化。
（会议需求思维导图示例）
与直接创建任务结构不同的是，思维导图法可以让人们用非线性的格式表达自己的思考，是会议策划最重要的思维辅助工具。
这种形象直观、结构限制少、先定义再分组任务的方法可以发挥个人的创造性，并提高团队成员的参与度和士气。
（Edraw Viewer 用户界面，图源网络）
有些思维导图工具还可以直接导出为带WBS的甘特图，或基于WBS提供任务列表直接创建。例如Mind View 、Edraw Viewer、X-mind和Project，都是很好的思维导图-WBS-甘特图创建工具。
终于将工作任务分解完毕了，可是谁来执行任务呢？谁来审核这些工作成果呢？又是谁对这些工作负责呢？本部分以人员管理为中心，主要介绍两种实用的图表工具。
在人力资源管理中，权力、责任与执行的分配问题是永恒的主题，我们可以借鉴学习的一种思维工具是责任分配矩阵（responsibility assignment matrix，RAM）。
（RAM示例）
RAM基于已有的WBS（上文提到的工作分解结构）将工作分配给负责和执行的组织、团队或个人。如上图，就是一份按照团队进行任务分配的RAM。对大型的活动项目而言，将具体的工作分配给组织部门或团队会更有效；而对于小型活动来说，最好是将WBS中的每一项工作指派给具体的个人。
RAM还可以用来检验任务和团队/个人的责任（R）、执行（P）分配是否有缺漏：竖向检查每一任务，要求必须有且只有一个R，有一个及以上P；横向检查每个团队/个人，一般要求至少有一个P。
有些主办方还使用RACI表（RACI chart）来表示项目干系人的4种角色：
谁负责（R）：谁执行这个任务？
谁批准（A）：谁签署这个任务或对这个任务负全责？
咨询谁（C）：谁拥有完成这个任务所需要的必要信息和知识？
通知谁（ I ）：谁需要被通知任务状态和结果？
(RACI示例）
如上图，一个RACI表的列是任务，行是个人或组，行列相交单元含有一个R、A、C或I。注意，每一个任务可以有多个R、C或I，但为了明确特定的人或组对每项任务的责任，每项任务只能有一个A。
以上只是基于方法论的分析，在实践中，比理论、模型更重要的是思维，我们需要时刻思考：为达到高效的团队工作，该怎样分配任务具体到一个组、一个人？为达到高效的问责追踪，该怎样分配一项工作的责任（R）、审批（A）和告知人（I）？
在学术会议实践中，每项工作的审批或许并不需要这么复杂的责任分配，有时候一套系统的工具就可以解决这些工作分配的问题。
（百格学术系统概况图）
在百格活动学术会议系统中，主办方可以快速审核报名参会人员和门票订单，可以完成论文摘要设置和审核工作，可以处理发票事宜，还可以一键管理嘉宾旅行和酒店分房的信息。
（百格活动“联系人”功能概况）
另外，百格活动“联系人”功能是专门用于人员管理的有效工具。在这里，来自嘉宾库、参会者、问卷调查者等各方面的人员集合成了一个列表，让主办方更宏观、更高效地进行邀请、沟通、备注、交易等工作。
这些本该有多个人员分别管理的琐碎工作，都可在同一界面内进行操作，达到统一、高效、宏观的协调管理。百格活动学术会议系统对想要提高学术会议策划、执行效率的主办方而言，是十分有利的工具。
学术会议因其专业性、严肃性，在活动会议行业具有独特的风采，使得这类会议的组织策划工作与一般活动会议不同，这需要主办方团队在时间管理、任务管理和人员管理三方面拥有高效的思考方式。
拥有正确的方法论的同时，专业、高效且人性化的工具也是必不可少的。本文介绍了6种图表分析工具、1份指南工具及百格学术系统、X-mind、Excel等软件工具的使用实例，帮助主办方最大限度提高办会效率。
来自百格活动
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