根据公文管理系统的基本需求，本系统需要完成以下任务。
l 根据公司的实际情况，创建公文流路径。
l 员工能够起草公文，并且起草的公文可以按照已创建的公文流路径流转。
l 能够对起草的公文进行统计及实时监控。
l 能够统计查看自己审批过的公文。
l 能够委托其他员工代自己审批公文。
l 能够添加、维护员工信息。
即根据身份的不同对系统的使用权限有所不同。从权限大小大致可以分为：系统管理员、用户、一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能，每个用户的审批、通知、查看、归档可以在系统赋予。
l 公文起草
通过公文起草模块，可以创建要流转的文件。
l 已发公文
通过已发公文模块，可以查看自己发送的公文的详细信息，包括公文现在的所处的节、公文要流转的路径以及公文具体信息。
l 待办公文
通过待办公文模块，可以查看需要自己审批的公文，并对其进行审批。
l 已办公文
通过已办公文模块，可以查看自己审批过公文的详细信息，包括公文现在的所处环节、公文要流转以及公文的具体信息。
l 公文委托
通过公文委托模块，可以委托其他同事代替自己审批公文。
l 流程监控
通过流转监控模块、可以查看自己所发公文所处的环节以及已批环节的审批内容。
l 类别定制
通过类别定制模块，可以定制公文类别、流程路径、员工角色、部门以及管理员工信息。
公文管理系统可以满足现代办公的需要，在Internet上实现公文流。系统的基本设计原则有：先进性与方便性原则、功能实用性原则、开放性与可扩展性原则等。系统设计时采用较好的设备与技术，协议符合国家和国际标准，能保证公文的正常运行，确保系统有较长的生命周期。
本系统总体目标是将网络技术、信息技术、现代管理技术和科学的公文管理结合，实现了公文处理的自动化流转。
本系统首先要实现动态性和交互性。所谓的动态性就是能动态更新内容，如更新个人信息、公文信息、流转信息等。这要求与数据库有良好的连接；交互性则要求公文的及时审批和归档。
实现系统的安全性和可靠性，避免他人进入破坏数据库信息。
根据系统需求，本系统需要设计9张表。
l 人员基本信息表：公司人员信息保存在这张表中。
l 部门信息表：存放部门信息。
l 公文流转路径信息表：存放制定的公文路径。
l 公文类别表：存放公文紧急等级信息。
l 公文委托表：存放公文委托处理的相关信息。
l 公文信息表：存放公文的详细信息。
l 角色字典表：存放公文处理的各个角色。
l 公文流转环节信息表：存放公文流转的各个环节信息。
本系统的数据库设计(Database Design)把系统中大量的数据按一定的模型组织起来，提供存储、维护、检索数据的功能，使信息系统可以方便、及时、准确地从数据库中获得所需的信息。
设计数据库应该具备数据库的基本知识和数据库设计技术，计算机科学的基础知识和程序设计的方法和技巧及软件工程的原理和方法应用领域的知识。
根据公文管理系统系统的一般要求，通过对整个系统运行过程和数据流程分析，得出本系统的实体表：人员基本信息表（WF_User）、公文流转路径信息表（WF_FLOW）、公文类别表（WF_DocClass）、部门信息表（WF_Department）、公文紧急等级表（WF_DocGrade）、公文委托表（WF_DocTrust）、公文信息表（WF_DOCUMENT）、角色字典表（WF_Role）、公文流转环节信息表（WF_WATCHFLWO）。
根据公文管理系统的一般要求，通过对整个系统运行过程和数据流程分析，设计出实际的数据库实体，以及他们之间的关系，为后边的数据库逻辑结构设计打基础。
根据对数据项和数据结构的分析以及对实际的数据库实体的设计，使用数据库设计工具ER/Studio设计出数据表以及数据表之间的逻辑关系，如图1。
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数据库设计中重要的一环首先就是概念设计，也就是说，要从实际问题出发，排除非本质的东西，抽象出现实的数据结构之客观规律——即画出数据结构图——ER图。这是数据库设计的重点，也是数据库设计的难点。
本系统使用Microsoft SQL Server 2000作为数据库开发工具，设计如下数据项和数据结构：
l 人员基本信息表
人员基本信息表（WF_User）用来存放人员信息，结构如表1所示。
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总体思想是上下，下分两栏，使用框架做布局，此方法可以使整个系统更加符合信息空间的信息存储，运行速度更快，信息层次更加清晰，用户操作则更方便，更有条理。
整体界面的设计的下栏为工作区，通过点击左边导航栏的栏目，使下栏的右框架内页面显示相关栏目的内容。
本系统分为7个功能模块，在进入每个功能模块前，首先进入系统登录页面，输入用户名和密码，点击提交后，系统将根据用户输入的用户名和密码判断该用户是否为合法用户；如果用户输入的用户名和密码出错，系统将提示出错，并返回到登录界面；如果用户输入的用户名和密码正确，系统将根据用户的身份选择相应的主页以及功能；所有合法用户在处理完业务后，都需要进行退出工作，以免被他人窃取信息。退出后，将返回到登录界面。首先判断用户是否登录，如果未登录，则自动跳转到登录页面。如果已经登录，则进入相应操作页面。用户系统登入流程图如图2。
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当用户密码正确就进入主页，可以进行相关公文的纂写、公文的批复等操作。本系统功能模块有公文起草、已发公文、待办公文、已发公文、公文委托、流程监控、类别定制。而类别的定制中包含了公文类别的定制，比如研发部、市场部、技术部等；角色定制，比如通知、查看、审批、归档；用户管理，流程定制，公文等级定制，部门管理的定制。本系统的功能模块如图3。
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由此活动图可以看出，公文管理系统中的子模块在操作上相互是平行的，他们的内在关系通过数据库和程序来控制。
在整个系统中公文的起草、审批、通知、查看、归档都需要用户来完成，而完成的顺序就是公文流顺序，本系统提供了两种方案：一种是预先设定流程；另一种是在审批过程中设定流程。
第一种：公文的整个起草、审批、通知、查看、归档都有一个预先设定好的审批流程。这个是在类别定制中的流程路径中实现的固定路径，见图4。
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第二种：是审批人在审批过程中因为有其他的原因交由其他人来审批，就要确定另一个审批人。此种方法符合实际办公中的需要，也优越于市场上固有的公文系统的中的预先设定流程，大大提高了办公效率，如图5。
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根据预先设定的公文审批路径或者动态的公文审批路径，就可以完成公文的起草审批以及归档工作了，在本公文管理系统的公文流转路径如图6示。
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