JAVA办公自动化系统

第二章 系统分析

2.1极光办公自动化系统的需求分析

办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。中小企业需求规模相对较小，在功能上对系统的需求也相对较少。大体可分为：一方面是通过收发消息为主的方式，与其他员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能，即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。

传统的办公方式极大的束缚了人的创造和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。办公自动化对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流。

针对上述问题，我开发了极光办公自动化系统，它具有如下特点：

A、极光办公自动化系统可以将人们从繁重的重复性劳动中解放出来，大大节省工作时间，提高工作效率、减少办公费用。

B、 极光办公自动化系统将是企业竞争取胜的法宝，它所收集、处理、分析的对象是“信息”。这些准确、及时、可靠的信息将大大有助于提高领导者决策的正确性和科学性。

C、 通过极光办公自动化系统，能给企业的管理者在行为方式和思维模式上带来革命性进步。企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家，所以迫切需要通过推行办公自动化来改善管理手段，增强竞争力。

2.2极光办公自动化系统的可行性分析

不论采用何种开发MIS的方法，系统分析都是必要且十分重要的环节，虽然，分析的具体方法和详尽程度可能不尽相同。实践表明，系统分析工作的好坏，在很大程度上决定了系统的成败。

开发新系统得要求往往来自对原系统得不满。原系统可能是手工系统也可能是正在运行的信息系统。由于存在的问题可能充斥各个方面，内容分散，甚至含糊不清，这就要求系统分析人员针对用户提出的各种问题和初始要求，对问题进行识别，通过可行性分析确定开发系统的必要性!

可行性分析的任务是明确应用项目的开发的必要性与可行性，可行性取决于实现应用系统的资源和条件。系统的可行性主要包括三个方面：1、管理上的可行性；2、技术上的可行性；3、经济上的可行性；

（1）管理上的可行性：指管理人员对开发系统应用项目的态度和管理方面的条件。主管领导不支持的项目肯定不行。如果中高层管理人员的抵触情绪很大，就有必要等一等，积极做工作，创造条件。管理方面的条件只要指管理方法是否科学，应用管理制度改革的时机是否成熟，规章制度是否齐全以及原始数据十分正确等。公司具有合理的管理机制，完善的规章制度，稳定的经营秩序以及科学的管理方法和程序。并且原始数据完整准确。另外，公司领导具有现代化的管理水平和很强的信息意识，能从长远上支持本系统的运转。

因此本系统在管理上是可行的。

（2）技术上的可行性：指当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求（如增加存储能力，实现通讯功能，提高处理速度）。此外，还要考虑开发人员的水平。信息系统属于知识密集型，对技术要求较高，如果缺乏足够的技术力量，或者单纯依靠外部力量进行开发，是很难成功的！

硬件方面：随着计算机的普及，公司各个部门已拥有相当数量的计算机，能够支持windows 2000 sever操作系统以及SQL sever 2000数据库管理系统。而且形成了一定规模的计算机网络，具有打印机等输出设备，能够满足本系统应用的需要。软件方面：由于本系统客户端使用JAVA语言进行开发所以可以运行在任何操作系统上，服务器端需要windows 2000 sever操作系统和SQL sever 2000数据库管理系统。开发使用的JBuilder9程序设计软件可以在短时间内安装并使用，符合系统的要求。人员方面：公司员工都经过计算机应用方面的专门培训，能够进行基本数据的输入输出，能够熟练使用相应的办公软件，经过短期培训，应该可以使用本系统进行办公。另外公司具有专职的计算机维护人员，定期对计算机进行硬件和软件的维护，符合系统的要求。

因此，本系统在技术上是可行的。

（3）经济上的可行性：主要是预估费用支出和对项目的经济效应进行评估。在费用支出方面，不仅要考虑主机费用，而且要计算外围设备费用、软件开发费用、人员培训费用和将来系统投入运行后的经常性支出费用（如管理、维护费用）和配件费用。经济效益应该从两方面考虑：一部分是可以用钱来衡量的效益，如加快流动资金周转，减少资金积压等；另一部分是难以用钱来表示的，例如提供更高质量的信息，提高取得信息的速度等。

硬件方面：公司已经为每个员工配备一台计算机

运行方面：本系统的运行所需的材料以及维护费用有限。

培训方面：本系统简单易用，界面友好，只需经过短期培训即可。

因此，本系统在经济上是可行的。综上所述，本系统的开发和使用完全是可行的。

2.3极光办公自动化系统数据流程图

2.3.1 数据流程图概念

数据流程图（DFD——Data Flow Diagram）是描述系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合的反映出信息在系统中的流动、传递、存储、和处理的总情况。数据流程图具有抽象性和综合性两个特点，其中抽象性表现在已经完全舍去了具体的物质，如组织机构、工作场所、物质流、货币流等，只保留了数据的流动、存储、使用及加工的情况。综合性表现在它可以把系统中的各种业务处理过程联系起来，形成一个整体。

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F7：取得登陆职员资料 F8：写入职员资料

F9：其他职员资料查询结果 F10：职员基本资料修改

F11：保存修改资料 F12：取得职员资料

F13：取得部门 F14：修改部门表

F15：取的项目组 F16：修改项目组表

F17：查询职员资料 F18：修改职员特殊资料

F19：所需信息 F20：连接请求与交流信息输入

F21：交流信息输出 F22：信息记录更新

极光办公自动化系统第一层DFD说明：

首先职员输入注册信息，注册管理会在服务器IP表里找到服务器IP以便进行数据库服务器的连接，连接到数据库以后，就会把职员资料插入职员资料表中。注册管理会把职员资料传入登陆管理中，如果以前已经注册就可以把资料直接输入登陆管理，登陆管理会在职员资料表中取得职员密码进行核对，如果输入正确就可以登陆自己的账户，并且把用户的状态设为在线。在资料管理中职员可以查询其他职员资料，也可以修改自己的基本资料，总经理可以修改职员的特殊资料，

也有输入部门，与组的权限。信息传输管理会根据用户的连接请求，对指定的职员进行连接，并向其发送信息。也可以向公司全体职员、某个部门的职员或部门中的某个组发送信息。接收信息的职员可以保存信息记录。

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如图2.3为极光办公自动化系统第二层DFD的注册管理。首先它会连接本地数据库，在本地数据库中的服务器IP表里找到服务器IP地址，如果表中存在服务器IP地址那么准备进行数据库服务器的连接，如果不存在那么会要求用户输入服务器IP地址，然后将服务器IP地址保存进表中，以便以后取用。连接好数据库服务器后，职员就可以输入注册信息，经过核查确认没有用户名相同的情况那么就可以对职员资料表进行更新，插入职员注册的资料。

以下是各数据流代表的意义：

F1：修改服务器IP F2：查询服务器IP

F3：服务器IP F4：输入注册信息

F5：表信息取得 F6：插入注册信息

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第三章 系统设计

3.1系统设计原则

作为一套应用系统，除了要能够完成预定的各种功能外，在设计时还必须遵循实用性、完备性、可靠性、安全性、兼容性、可扩充性等原则。具体要求原则如下：

(1)安全性 主要是指系统运行的安全性、数据的安全性和保密性等。同时，应根据用户的工作和业务流程为用户提供合理可靠的安全策略。

(2)实用性 是系统建设的主要目标。主要是指系统功能应能够满足当前和今后一段时间内企业办公的实际需要。

(3)可靠性 是指系统的数据结构合理、模块功能正确等，以保证数据处理和信息传输的正确可靠。

(4)友好性 是指界面的美观和使用的方便程度，即界面友好，有良好的引导功能、容错和查错功能。

(5)可维护性 是指系统应具有较好的可维护性，以方便系统管理员对系统进行维护。

(6)可扩充性 本系统目前还不是很完善以后需要改进的地方还很多。随着计算机在企业各部门应用的进一步深入，也后需要增加的功能还很多。另外，系统还应该留有一定的接口，以便将来扩充的方便等；

(7)可移植性和适应性 针对目前我国企业的实际情况，系统应具有较强的适应性和较好的可移植性，同时尽量避免对硬件的依赖。

3.2系统功能模块设计

极光办公自动化系统有五个子系统

（1）个人工作子系统

（2）信息中心子系统

（3）日常工作子系统

（4）流转中心子系统

（5）维护中心子系统

各子系统包含的功能模块如下：

个人工作子系统：电话簿、总经理工作计划 信息中心子系统：信息交流、电子公告、规章制度、新闻信息 日常工作子系统：资料管理、办公用品申领 流转中心子系统：公文管理 维护中心子系统：权限管理、注册管理

如图3.1为本系统的功能模块图

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提取码：3333