Access 数据库中的计算字段：深入解析与修改

在使用 Microsoft Access 构建联系人列表时，我们经常会遇到一些计算字段，这些字段虽然在表格视图中不可见，但却在字段列表中出现。本文将详细介绍如何找到并修改这些计算字段，特别是"File As" 和 “Contact Name” 的计算逻辑。

什么是计算字段？

在 Access 中，计算字段是由其他字段或表达式计算得出的字段。它们通常用于数据分析和简化数据输入。例如，在联系人列表中，“File As” 字段可能用于确定联系人如何在地址簿中显示，而 “Contact Name” 可能是一个将姓和名组合在一起的字段。

如何找到计算字段的定义？

要修改这些计算字段的公式，我们需要深入到表单的数据源中。这里提供一个步骤指南：

1. 打开表单属性:

   • 在设计视图中，点击表单的任何空白区域，打开“属性表”。
   • 切换到“数据”标签页。

2. 查看记录源:

   • 在“数据”标签页中，你会看到一个名为“记录源”的属性。这通常是表单的数据源，可以是一个表或者一个查询。
   • 点击属性值右侧的 ... 按钮，打开查询设计视图。

3. 在查询设计中修改计算字段:

   • 在查询设计视图中，你可以看到所有字段，包括那些计算字段。
   • 找出 “File As” 和 “Contact Name” 字段。它们可能通过查询表达式或 SQL 语句来定义。

示例：修改 “File As” 和 “Contact Name”

假设我们的查询如下：

SELECT 
    [FirstName] & " " & [LastName] AS [Contact Name],
    IIf([LastName] Is Null, [FirstName], [LastName] & ", " & [FirstName]) AS [File As]
FROM Contacts;

• 修改 “Contact Name”:
  如果我们想在名字和姓之间添加一个逗号，我们可以这样改：

SELECT 
    [FirstName] & ", " & [LastName] AS [Contact Name],
    ...
FROM Contacts;

• 修改 “File As”:
  如果我们希望姓在前面显示，我们可以这样改：

SELECT 
    ...
    IIf([LastName] Is Null, [FirstName], [LastName] & ", " & [FirstName]) AS [File As]
FROM Contacts;

保存与测试

完成修改后，保存查询并返回到表单视图。刷新数据或重新打开表单，检查是否正确计算了新定义的字段。

总结

通过上述步骤，我们可以轻松地找到并修改 Access 数据库中的计算字段。记住，修改这些字段可能会影响数据的展示方式和报表生成，因此需要谨慎操作并测试修改后的结果。这不仅提高了数据的可用性，还增强了数据库的灵活性和用户体验。