数据分析之Excel的基本功能(下)

2.2.5 定位条件

在空白的单元格中全部填入100。

操作：开始 --> 查找和选择 --> 定位条件（Ctrl + G或者F5）

先选中包含所有需要选中的单元格的整个区域，按住快捷键Ctrl+G，也可以在选中单元格区域之后，点击导航栏中的“开始”按钮，找到下面的“编辑”，点击“查找和选择”，在下拉的选项中点击“条件格式”按钮。

弹出对话框，很熟悉了对不对！！现在选择“定位条件”按钮。

再弹出个对话框，也很熟悉对不！选择选择“空值”按钮。点击确定。

现在整个区域中的空白单元格就选中了，是不是比按住Ctrl点击每个单元格来选中方便多了！！一般默认第一个输入值，直接输入“=100”，然后按Ctrl+Enter就可以将100全部填入空白单元格啦！但是一定要注意！！选中之后不要点其他地方了！！！不然就要前功尽弃，所有选中的就会消失，需要重新选择！！！

全部填充完后的效果如下。

2.2.6 单元格查找替换

将所有0分的单元格替换成补考。

操作：选择——>Ctrl+H——>输入内容——>全部替换

先选中整个需要查找的区域，在导航栏中点击“开始”，找到“编辑”，点击“查找和选择”，选择第二项“替换”按钮。也可以直接快捷键Ctrl+H。

弹出对话框，查找是第一个按钮，替换是第二个按钮，选择替换，输入查找的内容和替换的内容，下方选择单元格匹配，点击最后一排按钮第一个“全部替换”，就可以替换完成。

注意！！！一定要选单元格匹配啊！！不选就只会将0变成补考，例如70变成7补考！离大谱啦！

替换完成后的效果如下。

2.2.7 快速选择数据

操作：Ctrl+Shift + 方向键

点击单元格，再按住Ctrl+Shift + ↓，选择该列所有数据，一直到最后，再点击Ctrl+Shift+→，就可以选中整个数据区域啦。

优点：可以快速选择规模较大的区域数据

缺点：如果起始行或者起始列出现空值，会出现选择不全的问题，需要稍加注意(再点击一次会跳过空值，再点继续选择)。

2.2.8 选择性粘贴

操作步骤：输入比例——>复制要变化的数据——>复制比例——>选中数据——>右键选择性粘贴——>乘

先输入需要增加的比例(准备好)，再将需要变化的数据提前复制一份，复制比例的单元格，Ctrl+Shift+↓选中整列数据，右键选择“选择性粘贴”。

弹出对话框，选中“乘”，点击确定，就可以把整列的数据都乘以1.25啦。

2.2.9 冻结窗格

操作：视图 --> 冻结窗格

注意：如果要冻结前N行，要选到第N+1行再冻结。冻结列同理。

选择冻结的单元格，该单元格的左边所有和上边所有的列和行都不变。冻结了。

可以看到冻结之后的线，在上下滑动和左右滑动的时候，上边的内容和左边的内容不会滚动。

2.3 Excel中的数据和格式

2.3.1 导入外部数据

Excel支持从外部导入数据，导入途径包含：本地各类存储数据的文件、数据库、网站等。

导入csv文件。

操作方式：数据 --> 获取数据 --> 选择对应功能选项

在一张空白的工作表中，点击导航栏的“数据”，点击下面第一个“获取数据”按钮，在选项中选择第一个“来自文件”，点击，在选项框中选择第二个“从文本/csv“。

点击，弹出选择文件的对话框，在电脑文件中选择需要导入的数据，即此处导入的csv文件，点击“导入”。

弹出一个对话框，开头有三个选择栏，第一个查看编码值是否和文件的编码值相同【看下面预览的表格有没有乱码就好啦！！没有乱码就可以不用管它！！】，第二个是分隔符，csv文件是以逗号分隔的文件，所以这里要选择“逗号”啊！【根据文件的不同，可能会有不同哦！】，第三个不用管。看看下面的预览效果是不是正确的文件效果，正确就可以点击加载啦！加载会将整个文件的数据都导入工作表，一个以文件名为工作表名的新工作表。

Excel导入文件后会自动具有筛选功能，点击每个下拉框就可以选择需要的数据了。

2.3.2 数据类型

2.3.2.1 5种类型

Excel中存在5中数据类型，分别是：文本、数值、日期和时间、逻辑值、错误值。

文本：姓名、性别、住址以及一些不需要计算的数值，比如：手机号、银行卡号等。

数值：整数、小数、科学计数等需要计算的数字。

逻辑值：TRUE、FALSE。

错误值：错误值通常是在使用公式时，由于种种原因没能返回需要的结果，而是返回了一串不同字符组成的错误值代码。

2.3.2.2 常见错误值

错误值	说明
#VALUE!	键入公式的方式错误。或者引用的单元格错误。
#DIV/0!	这个错误值是说数字被0除了，因为0不能当被除数嘛。
#NAME?	在公式中是因为公式名称中出现拼写错误。
#N/A!	公式找不到引用的值。
#REF!	公式引用无效单元格时将显示#REF!错误。当公式所引用的单元格被删除或被粘贴覆盖时最常发生这种情况。
#NUM!	公式或函数中包含无效数值。
#####	如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生####
#NULL!	如果在公式中使用了不正确的区域运算符，或者在区域引用之间使用了交叉运算符（空格字符）来指定不相交的两个区域的交集，将显示此错误。

2.3.2.3 TYPE()查看数据类型

使用TYPE()查看Excel单元格数据类型。

数据	类型
数字	1
文本	2
逻辑值	4
误差值	16
数组	64
复合数据	128上

2.3.3 单元格格式

对整个单元格以及单元格中的数据应用格式：

方式一：更改单元格中文本格式，可以将单元格中文本格式改为数值、货币、时间等Excel定义格式，也可以改为按照一定规则设定的自定义格式。

方式二：将单元格想象成图片框，框中的图片就是数据。设置单元格的格式可能包括添加边框、添加颜色或阴影，或更改单元格的大小和样式。

自定义格式语法：

符号	说明
#	数字占位符；四舍五入；不保留无意义的0
0	数字占位符；四舍五入；保留无意义的0
？	数字占位符；四舍五入；会用空格来代替数据中无意义的0
@	文本占位符；在格式中代表文本数据本身
*	重复*后面的一个符号，直到把单元格填满为止
，	千位分隔符;使用数字占位符的时候，设置逗号分隔的位数

根据条件添加单元格格式：[颜色1][条件1]格式1;[颜色2][条件2]格式2;[颜色3]格式;[颜色4]格式4

2.3.4 条件格式

2.3.4.1 借助“数据条”直观分析数据

操作：选中单元格区域——开始——样式——条件格式——数据条——选择样式(点击)

选中数据区域，导航栏中点击开始，在下面的“样式”中选择“条件格式”，点击，在下拉选项中选择“数据条”，点击，选择样式，选好了点击一下，就会运用到选中的数据区域中。

2.3.4.2 使用“色阶”创建热图

操作：选中单元格区域——开始——样式——条件格式——色阶——选择样式(点击)

选中数据区域，导航栏中点击开始，在下面的“样式”中选择“条件格式”，点击，在下拉选项中选择“色阶”，点击，选择样式，选好了点击一下，就会运用到选中的数据区域中。

2.3.4.3 借助“图标集”为数据分类

操作：选中单元格区域——开始——样式——条件格式——图标集——选择样式(点击)

选中数据区域，导航栏中点击开始，在下面的“样式”中选择“条件格式”，点击，在下拉选项中选择“图标集”，点击，选择样式，选好了点击一下，就会运用到选中的数据区域中。

2.3.4.4 条件格式的新建、删除、编辑

操作：选择单元格区域——开始——样式——条件格式——图标集——其他规则(最下方)

选中数据区域，导航栏中点击开始，在下面的“样式”中选择“条件格式”，点击，在下拉选项中选择“图标集”，点击，选择样式的最下方有个“其他规则”。弹出对话框，可以更改格式的样式，图标样式，和每个图标代表的范围等。点击确定。就可以添加、修改图标的规则了。

2.3.5 添加辅助列

在每行数据后面添加一行空白行。

操作步骤：在最前面插入新的列，并且输入每行数据对应的编号，数据的编号是1,3,5，，，然后在数据的后面继续添加2,4,6，，，最后按照序号的值排序。

点击“A”，选中第一行，右键点击“插入”，就会在最前方新添一列，在每行数据的第一列添加编号，按等差为二的数列添加，即标号135，当然如果要添加2行就要等差为三的数列了(147)，依次为推。在数据最后面的首列，从2输入等差为二的编号，即246，添加两行的也如此，只不过要写两次(258和369这样)。

选择所有有编号的数据，点击导航栏“开始”，选择下面的“排序和筛选”，点击升序，就会添加进去了。最后将第一列辅助列右键删除就好。

2.3.6 拆分

操作1：人工填充第一行，右键拖动，快速填充，按照已有的规律。

操作2：数据-->分列

先选择要分割的区域，在导航栏中选择“数据”，在“数据工具”中选择第一个选项“分列”，弹出对话框。选择分割符号，点击下一步。

选择逗号，在下方“数据预览”中看效果，点击“下一步”。

一般都选择“常规“，不动它，点击下面目标区域右边的向上的箭头，选择需要插入数据的第一个单元格，会自动填充后面和下面的单元格，所以只需要选择一个开始的格子就好啦！！

看看预览效果是否正确，ok就可以点完成啦！会自动填入单元格的。