办公软件技巧总结

一、Excel

1.Excel常用函数

求和函数

SUM    求和    =SUM(数值1,[数值2,...])    
SUMIF    单条件求和    =SUMIF (区域,条件,求和区域)    
SUMIF    单条件求和    =SUMIF (区域,条件,求和区域)    
SUMIFS    多个条件求和    =SUMIF (求和区域,区域1,条件   1,条件2,区域2)

计数函数

COUNT    计数(统计数值个数)    =COUNT(值1，值2..)    
COUNTA    计数(非空单元格数)    =COUNTA(值1，值2..)    
COUNTBLANK   计数(空单元格数)    =COUNTBLANK(值1，值2..)    
COUNTIF 单条件计数    =COUNTIF (区域，条件)    
COUNTIFS  多条件计数    =COUNTIF (区域1，条件1，区域    2，条件2..)

极值函数

MAX    数值最大值    =MAX (值1，值2..)    
MIN    数值最小值    =MIN (值1，值2..)    
SMALL    数组第n个最小值    =SMALL(数组,n)    
LARGE    数组第n个最大值    =LARGE(数组,n)    
MEDIAN    数组中位数    =MEDIAN(数组)

平均值函数

AVERAGE    平均值    =AVERAGE(数组)    
AVERAGEIF 单条件平均值    =AVERAGEIF(条件范围,条件,求    平均值区域)
AVERAGEIF 多条件平均值    =AVERAGEIF(求平均值区域,区域    1,条件1，区域2，条件2...)

查找函数

VLOOKUP纵向查找函数    =VLOOKUP(查找值，查找区域，第几列，精准匹配)
HLOOKUP横向查找函数    =HLOOKUP((查找值，查找区域，第几行，精准匹配)
XLOOKUP    查找函数    =XLOOKUP(查找值,查找区域,返回区域)
INDEX    查找行列单元格数值    =INDEX(范围，第几行，第几列)    
MATCH    查找单元格在第几行或列=MATCH(查找值，查找范围，精准匹配)

提取函数

MAX    数值最大值    =MAX (值1，值2..)    
MIN    数值最小值    =MIN (值1，值2..)    
SMALL    数组第n个最小值    =SMALL(数组,n)    
LARGE    数组第n个最大值    =LARGE(数组,n)    
MEDIAN    数组中位数    =MEDIAN(数组)

定位查询

FIND函数:某个值在第几位    =FIND (查找值，单元格，[开始位置])

错误判断函数

IFERROR    错误返回值    =IFERROR(值,错误返回值)    
IFNA    错误返回值    =IFNA(值,#N/A返回值)

替换函数

SUBSTITUTE 替换函数    =SUBSTITUTE(单元格，原字符串，新字符串，替换序号)

逻辑函数

IF    条件判断对应结果    =1F(判断条件，对的结果，错的结果)
IFS    多条件判断对应结果    =IF (条件1，值1，条件2，值2...)    
AND    多条件同时成立就是对的=AND(判断1，判断2)    
OR    一个条件成立就是对的    =OR (判断1，判断2)    
MEDIAN    数组中位数    =MEDIAN(数组)

舍入函数

ROUND    指定的小数位进行四舍五入    =ROUND(值，小数位)    
\ROUNDDOWN 向下取整    =ROUNDDOWN(值，小数位)    
ROUNDUP向上取整    =ROUNDUP(值，小数位)

1.统计工作日天数 =NETWORKDAYS(A2,B2)

2.统计部门人数 =COUNTIF(B:B,D2)

3.统计员工工资 =IF (B2<70,'不及格',IF(B2>80,'及格','优秀'））

4.计算迟到、早退情况  迟到=IF(C2>TIME(8,30,0),'迟到','’)  早退=IF(D2<TIME(17,30,0),'早退'，''）

5.计算工龄 =DATEDIF(B2,TODAY(),'y')&'年'&DATEDIF(B2,TODAY(),'ym')&'月'&DATEDIF(B2,TODAY(),'md')&'天'

6.生日115天内提醒=TEXT(15-DATEDIF(C2-15,TODAY(,'yd'),'还有0天生日；今天生日')

7.通过身份证号提取出生年月日 =TEXT（MID(B2,7,8),'0-00-00')

8.出生年月日获取年龄 = DATEDIF(C2,TODAY)

9.通过身份证号码判断男女性别 =IF (MOD(MID(B2,17,1),'男'，'女'）

10.计算退休日期 = DATE (YEAR(C2)+IF(E2='男'，60，55）,MONTH(C2),DAY(C2))

2.Excel快捷键大全

Ctrl +A    全选    Ctrl+1    设置单元格格式    
Ctrl +x    剪切    Ctrl +2    字体加粗    
Ctrl +C    复制    Ctrl +3    字体倾斜    
Ctrl+V    粘贴    Ctrl +4    添加下划线    
Ctrl +H    替换    Ctrl +5    添加删除线    
Ctrl+F    查找    Ctrl +9    隐藏行    
Ctrl+1    斜体    Ctrl+0    隐藏列    
Ctrl+G    定位    Ctrl+;    插入当前日期    
Ctrl + S    保存    Ctrl + \    快速找不同    
Ctrl +P    打印    Ctrl+F1折叠/展开功能区    
Ctrl+Z    撤销    Ctrl +F2    打印预览    
Ctrl+B    加粗    Ctrl+F4    关闭当前窗口    
Ctrl+K    超链接    Ctrl+F6 切换到下个工作簿    
Ctrl+T    超级表    Ctrl +F9    窗口最小化    
Ctrl +U    下划线    Ctrl+F10    窗口最大化    
Ctrl+N    新建文件    Ctrl + Alt +A    截图    
Ctrl+0    打开文件    Ctrl +Alt +X    截图    
Ctrl+W    关闭文件    WIN +Shift+S    截图    
Ctrl+M    合并居中    Ctrl +Alt+S    录屏    
Ctrl+D    向下填充    PrtSc    截屏    
Ctrl+R    向右填充    Win+L    锁屏    
Ctrl+E    智能填充    Win + D    显示桌面    
Alt+A    截图    Win+E    资源管理器

Ctrl + Shift +1    设置为数值格式    
Ctrl + Shift + 2    设置为时间格式    
Ctrl +Shift +3    设置为日期格式    
Ctrl + Shift +4    设置为货币格式    
Ctrl + Shift +5    设置为百分比格式    
Ctrl + Shift +6    设置为科学记数格式    
Ctrl + Shift +7    添加外边框    
Alt +F    打开文件页面    
Alt +H    打开主页选项卡    
Alt+N    打开插入选项卡    
Alt +M    打开公式选项卡    
Alt +A    打开数据选项卡    
Alt +R    打开审阅选项卡    
Alt+W    打开试图选项卡    
Alt+;    定位可见单元格    
Alt+回车    强制换行    
Alt+Q    搜索框    
Alt +F1    插入图表    
Alt+F4    关闭窗口    
Alt + Shift +→    折叠    
Alt + Shift +←    取消折叠

Alt +41420    符号√    Alt+41431    符号    
Alt +41409    符号X    Alt+41434    符号    
Alt+41461    符号□    Alt+41435    符号>    
Alt+41462    符号    Alt+41453    符号N    
Alt+41454    符号★    Alt+41458    符号    
Alt+41455    符号★    Alt+41421    符号⊥    
Alt+41456    符号    Alt +178    符号2    
Alt+41457    符号    Alt + 179    符号3    
Alt+41459    符号◇    Alt +247    符号÷    
Alt+41460    符号    Alt +137    符号%    
Alt+41463    符号△    Alt+153    符号™    
Alt+41464    符号    Alt+174    符号    
Alt+42680    符号Ω    Alt +177    符号±    
Alt+41430    符号≈    Alt +128    符号€    
Alt +41433    符号≠    Alt+188    符号1/    
Alt+41437    符号≥    Alt +189    符号1/2    
Alt+41436    符号≤    Alt + 190    符号/

3.Excel输入编辑操作

Alt+Enter    在单元格中换行    
Ctrl+Enter    用当前输入项填充选定的单元格区域    
Shift+Enter    完成单元格输入并向上选取上一个单元格    
Tab    完成单元格输入并向右选取下一个单元格    
Shift+Tab    完成单元格输入并向左选取上一个单元格    
Esc    取消单元格输入    
箭头键    向上、下、左或右移动一个字符    
Home    移到行首    
F4或Ctrl+Y    重复上一次操作    
Ctrl+Shift+F3    由行列标志创建名称    
Ctrl+D    向下填充    
Ctrl+R    向右填充    
Ctrl+F3    定义名称    
Ctrl+K    插入超链接    
Ctrl+; (分号)    输入日期    
Ctrl+Shift+:    输入时间    
Alt+向下键    显示清单的当前列中的数值下拉列表    
Alt+向下键    显示清单的当前列中的数值下拉列表    
Ctrl+Z    撤销上一次操作

4.单元格操作

Ctrl+Home    将单元格移动到工作表开始处    
Ctrl+End    将单元格移动到使用过的区域右下角    
Ctrl+[    选中当前公式中直接引用的单元格    
Ctrl+    选中直接引用当前公式所在的单元格    
Ctrl+Shift+7    添加外边框    
Ctrl+T    创建表格    
Ctrl+箭头键    定位到边缘单元格    
Alt+=    自动求和    
Alt+Enter    单元格内换行    
Alt+H,O,R    重命名当前工作表    
Alt+H,D,S    删除当前工作表    
Alt+H,O,M    移动当前工作表    
Alt+H,O,H    调整行高    
Alt+H,O,W    调整列宽    
Alt+H,I,C    插入行    
Alt+H,D,C    删除行    
Alt+W,F,C    冻结行    
Ctrl+0    隐藏列    
备注: H,O,R代表按顺序按下相应字母

5.数据格式操作

Alt+' (撇号)    弹出“样式”对话框    
Ctrl+1    弹出“单元格格式”对话框    
Ctrl+Shift+~    应用“常规”数字格式    
Ctrl+Shift+$    应用带两个小数位的“贷币”格式(负数在括号中)    
Ctrl+Shift+%    应用不带小数位的“百分比”格式    
Ctrl+Shift+    应用带两位小数位的“科学记数”数字格式    
Ctrl+Shift+#    应用含年、月、日的“日期”格式    
Ctrl+Shift+@    应用含小时和分钟并标明上午或下午的“时间”格式    
Ctrl+Shift+!    应用带两位小数位、使用千位分隔符且负数用负号(-)表示的“数字”格式    
Ctrl+B    应用或取消加粗格式    
Ctrl+1    应用或取消字体倾斜格式    
Ctrl+U    应用或取消下画线    
Ctrl+5    应用或取消删除线    
Ctrl+9    隐藏选定行    
Ctrl+Shift+(    取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态    
Ctrl+0 (数字0)    隐藏选定列    
Ctrl+Shift+)    取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态    
Ctrl+Shift+&    对选定单元格应用外边框    
Ctrl+Shift+_    取消选定单元格的外边框

6.扩展区域操作

F8    打开或关闭扩展模式    
Shift+箭头键    将选定区域扩展一个单元格    
Ctrl+Shift+箭头键    将选定区域扩展到与活动单元格同一列或行最后一个非空单元格    
Shift+Home    将选定区域扩展到行首    
Ctrl+Shift+Home    将选定区域扩展到工作表的开始处    
Ctrl+Shift+End    将选定区域扩展到工作表上最后一个使用的单元格    
Shift+PageDown    将选定区域向下扩展一屏    
Shift+PageUp    将选定区域向上扩展一屏    
End+Shift+箭头键    将选定区域扩展到与活动单元格在同一列或行最后一个非空单元格    
End+Shift+Home    将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格    
End+Shift+Enter    将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格    
ScrollLock+Shift+Home将选定区域扩展到窗口左上角的单元格 ScrollLock+Shift+End将选定区域扩展到窗口右下角的单元格

二、打印技巧

1.打印标题行

①点击“页面布局”选项;

②找到“页面设置”群组的“打印标题”;

③在“打印标题”中选择顶端标题行和左端标题列

④选择我们需要打印的标题区域后，点击确定。

2.一页纸打印

①点击“页面布局”选项卡；

②找到“页面设置”点击右下角显示更多设置

③点击《将工作表调整为一页》

3.打印居中显示

①点击“页面布局”选项卡；

②找到“页面设置”点击右下角显示更多设置

③在页面设置对话框中选择“页边距”，

④勾选“居中方式”中的“水平”和“垂直“

4.打印页眉页脚

①点击“页面布局”选项卡;

②找到《页面设置，，点击右下角显示更多设置；

③在页面设置对话框中选择“页眉/页脚”；

④选择相应的页眉页脚，点击确定即可。

5.选定部分打印区域

①点击“页面布局”选项卡；

②找到“页面设置，点击右下角显示更多设置；

③在页面设置对话框中选择“工作表”;

④在打印区域中填写相应的选区部分单元格；

⑤点击确定后，即是选择性打印区域。

6.单色打印

①点击“页面布局”选项卡;

②找到«页面设置”群组点击右下角显示更多设置

③在页面设置对话框中选择“工作表”；

④找到4打印”中的“单色打印”井勾选它，这个时候就不会打印单元格的填充色了。

7.错误单元格打印

①点击“页面布局”选项卡；

②找到«页面设置”群组点击右下角显示更多设置

③在页面设置对话框中选择“工作表”；

④找到。错误单元格打印为，诜择(<空白>）

三、Word

1.一秒操作

1.一秒对齐文本

①选择需要对齐的文本
②点击标尺处任意位置，添加一个对齐制表符
③在需要对齐的文本前按【Tab】键即可

2.一秒调整文字大小

①选中文本
②同时按下 “ Ctrl+【〞 组合键，文字即会变大
③同时按下“ctrl+】组合键，文字即会变小

3.一秒更改英文大小写

①选中文本
②按住 【Shift+F3) 组合键，小写变大写
③再按一次这个组合键，又会从小写变回大写

4.一秒删除所有空行

①点击【开始】-【编辑】-【替换】
②在〔查找内容】 中输入“^p”，，【替换为】中留空
③点击【全部替换】按钮，一秒空行全删

5.一秒加粗全文标题

①选中某个标题
②点击【开始】-【编辑】-【选择】-【选定所
有格式类似的文本】
③接着按【Ctrl+B】 组合键即可

6.一秒文字变表格

①直接选中目标文本，点击【插入】-【表格】
②选中【文本转化为表格】，根据需要设定列数
③最后点击【确定】按钮，一秒文本变表格

7.一秒表格一变二

①鼠标放在想要分开的位置
②按下 【Ctrl+Shift+Enter】组合键即可

2.其他

批量删除空白页

按Ctr1+H，查找内容输入^m，点击全部替换，点击确定。

第二章跑到第二页怎么办

将光标放在第二章的空白处，点击段落，选择换行和分页，将段前分页的勾去掉，点击确定。

表格跑到下一页处理方法

将光标定位到文章的结尾处按Delete搞定。

Word表格中多出一页空白页怎么办

将光标放在空白页，点击段落，选择缩进和间距，行距选择固定值，值设为1磅。

快速添加分割线

输入三个“-”回车，就是一条直线
输入三个”=”回车，就是一条双直线
输入三个“~”回车，就是一条波浪线
输入三个“*”回车，就是一条虛线
输入三个“#”回车，就是一条隔行线

3.Word文档的使用

1.创建新文档:

1.打开Word应用程序后，在主界面点击左上角的“新建”按钮或按下Ctrl+N快捷键来创建一个新的空白文档。

2..打开和保存文档:

1.打开文档:在主界面点击左上角的“打开”按钮或按下Ctrl+0快捷键，选择要打开的文档文件，然后点击“打开”按钮。
2.保存文档:在主界面点击左上角的“保存”按钮或按下Ctrl+S快捷键，选择保存位置和文件名，然后点击“保存”按钮。

3.文本编辑:

1.输入文本:在文档中直接键入文本即可。
2.选择文本:使用鼠标拖动或按住Shift键并使用方向键进行选择。
3.剪切、复制和粘贴:选中文本后，按下Ctrl+X剪切，Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴。

4.格式设置:

1.字体和字号:选中要修改的文本，然后在顶部工具栏中的字体和字号下拉菜单中选择所需的字体和字号。
2.加粗、倾斜和下划线:选中要修改的文本，然后在顶部工具栏中的相应按钮上点击一次以应用样式，再次点击可取消样式。
3.对齐和缩进:选中要修改的段落，然后在顶部工具栏中的对齐按钮上点击所需的对齐方式;要设置段落缩进，可以使用顶部工具栏中的缩进按钮。

5.插入图片和表格:

1.图片:在文档中要插入图片的位置，点击“插入”选项卡上的“图片”按钮，选择要插入的图片文件，然后点击“插入”按钮。可以调整图片大小和位置。
2.表格: 在文档中要插入表格的位置，点击“插入”选项卡上的“表格”按钮，选择所需的表格大小，然后鼠标移动到所选大小的方块上，点击鼠标左键以插入表格。可以编辑表格的内容和样式。

6.页面设置:

1.页面边距和方向:点击“布局”选项卡上的“页面边距”按钮，在下拉菜单中选择所需的边距设置;点击“布局”选项卡上的“方向”按钮，在下拉菜单中选择页面的方向(纵向或横向)。
2.页面大小: 点击“布局”选项卡上的“页面大小”按钮，在下拉菜单中选择所需的页面尺

7.打印文档:

1.点击“文件”选项卡上的“打印”按钮或按下Ctrl+P快捷键，进入打印设置页面。
2.在打印设置页面，可以选择打印机、打印范围、副本数量、纸张大小等选项。
3.确认设置后，点击“打印”按钮即可开始打印文档。

8.页面布局和样式:

1.页面布局:点击“布局”选项卡上的“页面设置”按钮，在弹出的对话框中可以设置页眉、页脚、页码、行号、分栏等页面布局选项。
2.样式和主题:在“设计”选项卡中，可以选择不同的样式和主题来改变文档的外观和排版。

9.目录和标题样式:

1.创建目录:在需要创建目录的位置，点击“引用”选项卡上的“目录”按钮，选择合适的样式和布局来自动生成目录。
2.标题样式:使用标题样式可以为文档中的标题和段落创建层次结构和自动编号。在“首页”选项卡中，可以选择不同级别的标题样式。

10.插入页眉和页脚:

1.点击“插入”选项卡上的“页眉”或“页脚”按钮，在弹出的菜单中选择合适的样式或自定义页眉和页脚内容。
2.在页眉和页脚中可以插入页码、日期、作者信息等，并对其进行格式设置。

11.拼写检查和语法检查:

1.在编辑文档时，可以使用自动拼写检查和语法检查功能来修正拼写错误和语法错误。如果出现红色波浪线或绿色波浪线下划线，可以右键点击单词或句子，选择建议的修正选项。

12.跟踪更改和评论:

1.在合作编辑文档时，可以使用“审阅”选项卡上的“跟踪更改”功能来记录所做的修改和注释。
2.点击“新建评论”按钮可以在文档中添加评论，方便与他人进行讨论和反馈。

四、word、PPT、Excel的转换

1.Word变PPT

①打开ppt，点击【新建幻灯片】，选择【幻灯片（从大纲））】；
②选择Word文档，插入，搞定。

2.ppt变Word

①按F12键；
②点击【保存类型】，选择【大纲/RTF 文件】，确定；
③使用Word打开

3.Word复制Excel

①【Ctrl+C】复制数据，在Word点击【粘贴】，【选择性粘贴】；
②勾选【粘贴选项】，点击【Microsoft Excel 工作表 对象】，确定；
③修改Excel数据，Word自动更新

4.Word表格转到Excel

①按 【F12】，点击【保存类型】，选择【网页文件】，确定；
②打开Excel，点击【文件/打开/这台电脑】，选择网页文件，确定；
③搞定保证Word表格完好复制到Excel。