文/明道云销售部顾问 周子航
编辑/蒋礼轩
一、什么是GTD?
GTD就是 Get Things Done 的缩写,是目前最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法。其意思是“把需要做的事情处理好”,由美国时间管理大师戴维·艾伦在《搞定》中提出。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。
读者们可以通过数据或者公开材料快速的理解整套简明的方法论。
可查看知乎文章《逗总出品:GTD最全面教程,从入门到精通》
二、为什么用明道云来做GTD?
明道云是一套零代码应用平台,用于构建企业级中后台应用的工具,其核心在于解决数据管理和流程管理问题。在GTD这套方法论中,最重要的问题在于数据收集以及数据流转,这完全是明道云的拿手菜。因此,当我准备应用这套方法进行时间管理时,我就想做一套GTD操作系统了!
目前市面上的时间管理工具非常多,多是以“清单”、“日历”的形式来帮助用户管理待办事务的。例如:滴答清单、四象限工具、时间规划局、苹果原生的提醒事项等。这些工具能在一定程度上解决用户的事务提醒、待办清单收集等问题。
对于用户来说,使用这些工具,需要很强的自控力,并配合上自己的时间管理方法论来运用。不同用户都有不同的使用方式,用得好或坏取决于他们的认知。明道云是一套纯粹的软件工具,难以因为用户使用习惯而改变。
现在!有了明道云之后,我们可以通过用户自身的创造力,将自己的事务管理想法落地。并且,这整个建设过程,无需写代码!
三、明道云如何落地GTD方法?
1、分析GTD方法
GTD的核心方法就是收集、整理、组织、回顾、执行,这是一套非常完整、清晰、简明的工作流程。我们可以把这套流程理解为一套操作系统。就像手机的IOS和安卓系统一样,对于“一件事”的执行,每个人都有着自己的一套方法。GTD就属于其中一套。
我们仔细分析一下,在每个流程阶段,GTD这套操作系统是如何对“一件事”进行处理的:
- 收集:先记录所有的“事”。无论这件事会不会做,都收集起来,进入【收集箱】;
- 整理:给【收集箱】内所有的“事”打标签,判断这些事情是一条信息还是某个任务。如果是信息,这条信息有没有用;如果是某个任务,这个任务会不会做,是近期做还是未来做;
- 组织:将【收集箱】中打好标签的“事”放入不同的【行动库】中,例如待办清单、日历表、愿望清单、知识库等;
- 回顾:在执行前对系统中的“事”做好执行准备,例如准备材料、定好出行工具等;定期对各个【行动库】中的“事”进行检查,清理;
- 执行:Just Do it!别忘记把昨晚的事情弄清楚!
整个“事务”处理流程会经过5个步骤,除去了收集、执行,真正体现这套操作系统精华的是整理、组织和回顾。在实践中,通过工具做好这三步是十分重要的,这关系到整个方法是否能够很好地应用。我们用明道云搭建的这套操作系统,核心就在于解决这三个流程。
GTD操作系统的基本流程可以这样表达
2、搭建GTD OS
通过前文分析,我们的GTD OS至少需要以下功能,左侧是需求描述,右侧是明道云实现逻辑。
对明道云非常熟悉的朋友应当能依据此需求,快速构建这套操作系统了。这一套实现逻辑是以下大家可以看到的结果。至于为什么需要这样来实现,有没有其他方式,可以关注下一篇原理篇的文章,这一次我先带领大家看看可用的GTD OS长什么样!
1)收集箱(收集)
我们需要一个收集箱/InBox,只要有任何的想法,就可以写入收集箱中,清空自己的大脑。收集箱信息的录入只需要一句话,简单、明了!
录入收集箱的信息,可以在“InBox”视图查看
录入时,只需要填写一个字段信息
2)行动库(整理与组织)
按照可能涉及的行动性质,我设计了“日历”、“执行清单”、“项目清单”、“愿望清单”、“等待清单”等行动库,便于把不同的“事务”归类。
各行动库排列在一起,便于切换查看
通过设置“自定义动作”,点开InBox中的“事务”后,就可以直接对其打上变迁并分类
通过“日历”视图,把有计划时间的“事务”放在日程表中,计划事项尽在掌控
3)提醒与关闭(回顾)
对于收集箱或者行动库里面的“事务”,我们设置行动提醒功能以及关闭功能,便于我们在执行前进行回顾。有些事情是计划某时间做的,就需要提醒;如果某些事情不再需要执行了,就可以关闭。
对有计划时间的项目可以进行提醒,对于不需要执行的则关闭
4)处理(执行)
经过了前四步,就是最重要的“执行”了,清空你的收集箱和行动库吧!
所有完成的“事务”都在这里,享受这一刻吧
3、持续优化
系统的构建离不开持续地优化,而明道云在优化升级方面毫不费力。在实践过程中,我也尝试做了一些使用优化。例如制作一个操作台,便于快捷地添加和查看事物,配合上iOS的小组件,显得十分易用。
计划时间提醒在GTD方法中本是不存在的,但我也加上了,也是为了迎合实际的使用需要。
iOS的小组件,提升了录入和查看信息的效率
我还计划在这套系统中加入习惯、重复性事务提醒等功能。这一块需求还在调研中。如果大家有个人事务管理的需求,都可以给我留言。我将用最简便的方式加入该操作系统,在保证系统易用性的情况下,增强系统能力。
四、如何用好这套GTD OS
一套工具有两个宿命,第一个是被很好运用,大放异彩;另外一个则是被抛弃。被抛弃的原因有很多,可能是工具不好用,亦或者无法满足需求。但使用者无法用正确的方式使用,也是一个重要原因,特别是对于原本带有方法论的工具来说,更是如此。如果你也想使用这套GTD OS,有以下一些“用户须知”需要留意:
先严格执行方法论中每一个步骤,收集、整理、组织、回顾、执行;当对这个流程熟悉之后,再进行自我优化;
收集阶段,一定要讲所有的,脑子里想的事情及时记录,这样才能达到清空大脑的效果,记录的过程最好不要超过3s;
整理与组织阶段,定期的进行整理,形成习惯,可以是一周、一天、或者半天。这是一个主动行为,而不是被动的;
回顾阶段,同样需要定期回顾,将已经执行的进行标记、未执行的则关闭。同时为执行做好准备工作;
执行阶段,执行完成后及时进行标记;
反复优化自身行为。
一开始,也许会忘记收集“事务”,或者忘记进行整理、组织与回顾。这无需担心,坚持使用这套方法,形成习惯,它将有效的帮助你提高自己的工作效率!
五、结语
明道云是一套模型驱动的应用平台。在这个系统中,我运用到了“工作表”来收集和存储“事务”。通过“视图”标记了行动库类别,还设置了依据计划时间来自动提醒的“工作流”。这些模型组件,可以灵活的实现一套系统的建设。此文中,我带大家看到了GTD OS的落地成果。但为何如此设计,或许大家也有疑问。未来,我将给大家带来GTD OS(原理篇)的讲解,与大家分享如何结合明道云提供的模型来设计信息架构、建立数据模型。