SharePoint使用说明(3)－－文档库

3.3 文档库（document libraries）
 文档库是站点的重要组成部分，团队可以按照部门、项目、内容来组织文档。站点管理员可以管理每个用户的权限。
一旦文档存入libraries，文档本身就增加了一些可配置的信息，这些附加的信息可以帮助用户获得价值：
1. Metadata
   包含了新的文本或数字的信息列增加到库中，这些信息列更好地定义了文本内容，能够帮助用户快速地找到自己需要的东西。
   例如：可以加入一个叫做文本状态(Document Status)的metadata列，列的内容可以是草稿，复查，完成等。因此用户可以立刻判断出文档的状态。在后面我们会详细介绍metadata的内容。
2. Alerts
   用户可以给库或文档设置一个alert，当某种事件发生后，比如库中增加了文档或某个文档做了修改等，alert就会立刻发送邮件通知给用户。在后面我们会详细介绍Alerts的内容。
3. Views
   视图决定哪些信息显示，这样显示等。我们可以使用过滤器让符合某些条件的文档才会显示。更多的视图的细节我们会在后面详细介绍。

图1显示了包含了一个名叫“Document A.”的文档的文档库，我们有几种方法都可以读取文档：可以通过点击快速导航栏的文档名读取文档；如果主页的文档库中有显示可以直接点击文档名读取文档；最复杂的一种情况，如果快速导航栏上没有相应的文档名，主页的文档库中也没有，可以点击导航栏上的Documents and Lists 再点击文档名读取文档。

图3-1
文档库的工具栏上如下几种操作：
1. New Document
   点击New Document 按钮我们可以根据模板的默认配置创建新的文档。通常的默认配置是新建一个word文档。
2. Upload Document
   用户要有相应的权限才能上传新的文档。上传文档的步骤如下：
   1)点击document library中的Upload Document按钮，界面显示如图2：

图3-2
   2)点击Browse按钮，选择本地要上传的文件，点击open按钮。
   3)文档名和文档的路径将会在名字域显示出来，点击Save and Close按钮。注意，如果库中增加了metadata 列，你需要额外的选择某些选项。如果metadata 列被标志为红色，就是必须选择的项目。尽管这些选项会花去你一些时间，但是这些metadata信息将会帮助你能更好的获得需要的文件。
   4)如果Overwrite existing file(s)?的对话框弹出来，那么新的文档将会覆盖原来的文档，新的文档将会被绿色的文本"!New"标记，持续24小时。
3. New Folder
   目录是管理员用来根据主题组织文档用的。使用子目录会导致很难找到你需要的东西，因此使用metadata而不要使用子目录。比如一个文档库叫做技术文档库，而子目录叫做Phase 1, Phase 2, and Phase 3，那为什么不增加叫做"Phase"，选项为1,2,3 的metadata 列呢？
4. Filter
   当按了Filter按钮，如图3，我们可以看到一些额外的信息，比如在文件类型选项中我们可以选择DOC文件，这样的话，我们可以在大量的文档中较容易的找到自己需要的文件。

图3-3
5. Edit in Datasheet
   后面我们将详细讨论这个工具。有了这个工具我们可以更好的利用libraries and lists的高级特性，比如向metadata columns中增加信息，与Excel 和 Access协同工作等。
6. Search bar
   如果你在搜索栏里键入了单词，SharePoint将会在库里搜索有相应单词的文件，并且立刻把结果显示出来。

使用文档库中的文档
现在文档库中有了一些文档，我们可以对他们作处理了。最常见的应用就是编辑这些文档。如果一个用户只有阅读权限，那么她不能编辑这个文档或是保存。如图4，当用户用鼠标右键点击文档名后会显示一个可用的命令菜单。

图3-4

1)View Properties and Edit Properties
  这些命令允许用户显示或者编辑文档属性。不是所有的文档属性都是可以编辑的，比如修改时间，修改能等，但是文档名可以被拥有编辑权限的用户修改。如果库中显示了metadata列，他们也可以在这里被编辑。
2)Edit in Microsoft Word
  用 Microsoft Word生成的文档会显示这样的命令选项。
3)Delete
  用户需要有Delete权限才可以删除文档，如果选择了删除，前面的版本也会被删除掉。
4)Check Out
  在你开始工作前选择 "check out" 是个很好的习惯，这样会锁住这个文件，让其他人不能覆盖它，并且提醒其他人你正在编辑它。你不是必须马上编辑提交它，因为站点管理员可以在你忘记了提交后强行提交它。
5)Version History and Alert Me
  如果文档库支持版本控制的话，我们可以以列表的形式读取以前的版本。
  如果选择了Alert Me，当文本有了改变后会email通知你。
6)Discuss
  版聊系统让你能够在感兴趣的话题下面黏贴小纸条。当然最好是在SharePoint 的讨论组里进行版聊。如果你觉得这样很轻松，也可以。
7)Create Document Workspace
  Document workspaces 我们在前面已经讨论过了，这个选项是让你围绕这个文档的主题创建一个workspace。