作为软件企业的成员,相信大家对投标都不陌生。做好软件项目投标工作,在投标中胜出,是保证公司生存的必要条件。本文介绍笔者在进行大项目投标组织的常用方法。这里讲的是在拿到甲方的招标文件之后,进行组织安排工作,到形成高质量的标书为止的安排。
我在这里把项目投标的负责人称之为项目经理,项目经理对整个投标项目准备负责。作为项目经理,具体有三件事。
第一件事,召开项目动员会,成立投标项目团队。
商务组的职责主要是对于标书中的商务部分或资质部分准备,同时也负责标书的打印、装订和封装工作。对于商务组的人的要求包括对公司的人比较熟悉,能够很快联络到相关的人员。拿到公司的营业执照、组织机构代码证、法人代表授权书、银行资信证明等内部资料,如果是作为代理公司的话,要及时拿到厂家的授权书证明等等。对于商务组的要求不高,要工作认真,并对甲方标书进行认真研读,准备符合要求的商务标书。
技术组是针对标书中的要求进行实质性的应答,一般组织公司内技术很强实力的人作为成员。为了提高效率,技术组要统一制定标书的内容组成和格式模版。软件项目的标书内容一般包括整体综述、功能详细方案、接口方案、环境部署方案、实施方案、培训方案、服务方案等7个部分,根据这7个部分,可以使用一个文件,也可以独立成册。要求技术人员在编写技术方案的时候,使用统一定义的文档模版,模版中把格式包括正文、标题、目录、页眉、页脚、行间距等等细节规定好。这样做一方面可以节省技术人员在版式方面的经历,同时在最后合并文档和目录编排的时候可以更方便的使用Office中Word的功能。
下面是我们做过的一个项目的人员组织情况:
项目角色 | 成员 | 职责 |
项目经理 | 吴经理 | 项目总负责 |
商务组 | 王小虎、刘大彪 | 资质材料准备、商务文件制作 |
技术组 | 宋老虎、吕洛、韩立、王林 | 技术方案准备 |
后勤组 | 乐瑶、南宫屏 | 负责文字校对、封装 |
第二件事,制定投标计划,给项目组成员分配明确的任务。
对于这种项目,从软件发标到投标一般会有25到30天的时间,那么我们明确了成员职责之后,我们就要制定比较详细的计划,同时要给成员分配任务,明确完成时间和交付成果。下面是我做过的一个项目的计划。该项目发标日期为6月15日,投标日期为7月14日。在制定计划的时候,采取计划时间倒计时的方式,这样有助强化项目的重要性。
序号 | 完成截止日期 | 关键事件 | 内容 |
1 | 7月15日 | 投标 | 准备好资料和保证金,按时投标。 |
2 | 7月14日 | 封装 | 按照要求进行封装,至少会有5份。 |
3 | 7月14日 | 打印/装订 | 对标书进行打印和装订。 |
4 | 7月12日 | 三次项目沟通会 | 商务资料准备100%,技术资料终稿 |
5 | 7月5日 | 二次项目沟通会 | 商务资料准备90%,技术资料二稿。 |
6 | 6月25日 | 一次项目沟通会 | 商务资料准备80%,技术资料完成初稿。 |
7 | 6月16日 | 项目动员会 | 成立项目团队,明确小组成员任务。 |
第三件事,组织好每一次投标沟通会。
上面两件事是在组织和程序上做好了投标工作,真正要在细节上做好投标工作,我们要把每一次投标会作为重点。把每一次沟通会,都作为开标会现场来对待,严格要求,及时发现标书的不足,准备一份高质量的标书。
上述个人在进行软件大项目投标的时候的一般做法,能够保证大家在时间上紧而不乱,对于提高标书的表面质量能够起到积极的作用。