课程：时间就是资源

编写：徐建祥（netpirate@gmail.com）

时间：2007-04-30 15:55

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时间管理就是自我管理。本课程将帮你找出管理你自己和时间的新方法，以使你在工作和个人方面，获得最佳回报。

 

时间处理的四个领域/概念：

1、评价--评估你的投资报酬率；
2、排除优先顺序--比较你所做活动的回报；
3、计划--决定哪些活动需要投入时间；
4、安排时间--决定何时进行这些活动。

 

一、明智的利用时间

.评估工作场所的活动价值的一种技巧；
.如何在你的工作情境中，运用此技巧，以区分重要和不重要的活动；
.如何利用创造性的方式，来评估其它工作情境中活动的价值。

 

1.1 柏拉图原理（Pareto Principle）

 

也就是80/20法则，评估工作活动的价值，分析生产力及其所产生的收益之关系。

有效管理时间的简单技巧：
首先，检查你所想要得到的结果；
然后，将时间投入到部分少数，但却能产生大多数成果的项目上。

 

1.2 你的柏拉图原理

 

在工作环境中分析工作活动，执行柏拉图原理所需要的三个步骤的技巧：

a. 专注于/检视成果，确认出你想要达成的目标；
b. 确认出可以产生主要成效的高报酬活动；
c. 评估你现在是如何运用你的时间，以及需要做甚么改变，以便投入较多的时间于高报酬活动上。

 

1.3 创新地使用柏拉图原理

 

在一天中不停的询问自己正在做甚么

 

三种方法：

a. 正式地柏拉图分析；
   .期望的结果；
   .促成因素；
   .关键的活动。

b. 自动的应用；

c. 监督每天的活动。
   .将注意力集中到对你重要的结果上；
   .持续做正确的事情；
   .排除不具生产力的时间。

 

二、设定你的优先事务

 

2.1 什么可以优先处理？

学习目标：确认设定工作优先顺序所得到的好处。

 

.确认应该优先考虑和集中精神去做的任务；
.确认工作的优先顺序并决定哪种活动应被列为高度优先事务；
.在日常例行工作中，将时间花在高度优先处理的项目上。

 

美国石油大亨H.L.Hunt曾说：“确定你想要什么，并决定你愿意拿什么去与它交换。然后建立优先顺序，开始执行。”

为了有效的管理你的时间，你需要开始检视你所能控制的因素。考虑你决定要做的事，以及如何安排其优先顺序，以获得更高的效率。

外部所指定的任务，如主管、属下或系统，一般都比较“立即”去执行，看起来比较紧迫、重要，但是有些对你工作绩效的长期影响很小。

有效管理时间的秘诀之一，就是专注于你完全可以掌握的项目。

 

四个象限矩阵：

1、重要且紧急：是具有立即完成期限的活动。包括处理危机问题、达到专案最后完成期限以及处理紧迫性的问题。
2、重要不紧急：是对你的工作绩效有直接重要性，但可以延迟进行的活动。它们是长期性的活动，包括计划、培训、组织、准备，以及危机预防等。
－－这类工作容易被忽视，但是却相当的重要。
3、紧急不重要：是有最终完成期限，但并不重要的活动，包括打电话、报告以及会议。
4、不重要紧急：是指需要花时间处理的日常琐碎事务。包括阅读有趣的邮件、打联络电话，以及进行社交活动。

 

“重要但不紧急”的经验个案：

a、执行计划：每个星期五，我会将未完成的专案，分成子任务，并设定完成期限与时间表，好让我可以控制时间，并避免紧要关头的危机。
b、执行计划：美工设计师，利用一组固定范本来制作网页。
c、安排时间：记录任务的每个步骤，使自己有程序可遵循，从而提高速度。
d、进行培训：取代“利用时间计划工具，并不断改写报告，以便符合公司的标准”的工作作风。

 

2.2 找出时间处理优先事务

学习目标：选择为不紧急但却重要的任务投入更多时间的方法。

 

.从活动议程中，确认出排除紧急项目的方法；
.从活动议程中，确认出可以减少浪费时间的事项；
.学习如何应用柏拉图原理，以有效运用时间。

 

为了有时间处理“重要但不紧急”的事务，需要从其它事务中榨取时间：

1、考虑“重要且紧急”事务。
采用3-D原则，决定什么“不要”做：
延迟（Delay）－－搁置一旁
授权（Delegate）－－转交给它人处理
删除（Delete）－－摆脱掉

 

2、最佳创造时间的方法，是排除掉不重要也不紧急的活动。
如，干扰；以外的访客；不必要的会议；不重要的电子邮件讯息；冗长的电话交谈；休息时间；属下提出不必要的支援请求；网站浏览等。

 

三、计划你的工作

 

3.1 善用计划

 

制定计划的方法：
a、利用周计划表（静态）
b、利用重点工作清单（动态）

 

计划制定者关心的五个基本问题：
1、工作目标是什么？
2、实现目标需要做（工作单元）什么？
3、顺序的重要性是什么？
4、完成每一个工作单元需要多少时间？
5、如何分配时间？

 

如何制定计划？每天下班前，检视下一个工作日的计划，并做出修正；每周五的下午，仔细为下星期的工作活动，制定计划。－－周计划表

时间管理计划：

a、周计划：目标，待办事项1，代办事项2，每日工作安排；
b、月历：长期追踪，长期的最终期限、协商和专案步骤；
c、弹性：周计划只规定85％的时间。

 

如何制定周计划：

第一步，写下你的周目标。考虑一下你的长期和短期目标。
第二步，确认出完成每个目标所需从事的活动，并设定其优先处理顺序。
第三步，估计完成每项活动所需的时间，并在你的周计划中，将这些活动分配到某一天。
第四步，确保在每天结束时，留下一小段时间，来检查你第二天的计划。

 

3.2 使用重点工作清单

 

重点工作清单与传统的代办事项之不同；
建立重点工作清单的必要步骤；
如何使用重点工作清单。

 

重点工作清单是代办事项中的一种。它可以用来清点在一段短时间内，所要做的工作，例如，一星期或一天。它无法追踪长期任务、最终期限或专案等。基于这个原因，大多数的人，就会将日历和重点工作清单一起搭配使用。

 

如何制定重点工作清单：

第一步，写下所有下星期必须完成的活动；
第二步，安排每个活动的优先处理顺序，以及预计的完成时间。
（划分1到4的等级，完成时间以15分钟为单位）

 

如何使用重点工作清单：

a、在每天工作结束时，重新分配优先事务顺序；
b、当清单数目太多或50％已经被删除时，归档后更新；
c、扩大清单，以包含备忘录。

 

3.3 常见计划上的错误

 

使你的工作计划更有弹性；
确认过度计划的前兆，每天不超过三十分钟；
让大型专案的规划变得容易。

 

大型专案由于其相关性、优先顺序以及步骤的顺序，需要制定更多的计划。

 

简单确定步骤的方法，就是将专案中需要完成的子任务，写在便利贴上，然后将它们按顺序排列。为了解专案的附属项目，在每一张便利贴中，写下更多的讯息。写下这个子任务需要由何事以及何人来完成。

 

四、有效的安排时间

学习目标：确认将工作计划的安排，依每日分成时间区块的价值。

注：如果每天的工作活动项目变动很大的话，考虑建立每周时间表，而不是每日时间表。

 

.将工作活动分类的方法；
.如何简历一个每日时间表，以便你每天依惯例来执行你所分类的活动；
.建立你每日时间表的秘诀。

 

4.1 将工作生活分类

目标：确认如何有效减少从某一工作转移至另一工作时，所浪费时间。

 

工作活动的类型：

a、能被打断的：通常是例行性的短期任务，甚至有时还会未被注意到被打断，如，打电话、阅读电子邮件。
b、不能被打断的，需要高度集中注意力，一旦被打断，就要花很多的时间来重新适应（至少15分钟）：通常是长期的任务，如，准备、组织、计划和阅读等。

保留特定的时段处理不能被打断的活动！

另外一种有效分类的方法是，根据任务类型来分类。好处是可以帮助你建立一个简单程序的惯例。

 

4.2 建立你自己的时间表

目标：确认建立每日时间表的必须步骤

 

Anthony J.D'Angelo 曾说：『将你90％的时间放在解决问题的办法上，10％的时间放在问题上。』

 

第一步：确定例行的活动；
第二步，确定分类活动，或是哪些活动能够被归为一类，以便安排特点时段，来从事的活动。

 

为分类的活动安排时段处理
为例行活动安排时段处理
在同一时段执行一组活动

 

每日时间表提供设计好的分类活动和例行活动应该在何时执行的资讯。

 

建立例行工作的建议和诀窍：
.优先计划大型活动类型；
.试着在头脑最清醒的时候，进行最重要的活动；
.保留许多未计划的时间（1～2小时）；
.在活动群组中，排定优先处理顺序；
.如果正在执行专案，要保留时段来执行其步骤；
.为准备、组织和计划，保留时间（如会议前的准备和会议后的整理等）。

 

4.3 有效运用你的时间表

目标：确认依每日时间表行事的诀窍。

 

诀窍一：遵守时间表，在指定的时间开始；
诀窍二：只在指定的时间内工作；
尝试发展有助于达成最后期限的技巧；将要处理的事务排定优先处理顺序。
诀窍三：控制干扰。

如，到另一个办公室工作；关上门；关掉电话；背对门；关闭电子邮件；挂上请勿打扰的牌子。

(全文完)