SAP系统中的应付账款（主数据与日常交易）

1. 供应商主数据

• Vendor Master Data: 供应商主数据由两部分组成，client 级别的General Data （例如：地址，一些控制数据，付款银行等等），以及Company code级别的数据（例如财务相关的属性，付款条件-何时付款/是否有折扣，付款方法-信用卡/支票/现金，预扣税款相关的字段等）。
  • Account Group: 供应商账户可以定义和分配账户组，功能和G/L Accout Group作用类似，用于分类（供应商的类型）和指定号段（不同类型的类型可以有独立的号段），以及控制供应商主数据的屏幕输出Layout Varient (哪种类型的供应商，哪些字段是可见/不可见，必输项/选输项等)。
  • 可以通过FK01或BP来创建供应商的主数据。小技巧：若想保证BP的number和FI Vendor的号码是一致的，则要保证BP和FI vendor使用相同的号码段，并在BP Role的Grouping和FI Vendor的Grouping之间建立关系，其对应的DB table TBC001; 类似的BP和Customer间的号段关系表为 TBD001.

2. 应付账款的日常会计交易

• Vendor Invoices: 供应商发票，当公司发生采购业务时，vendor invoice 产生费用条目，用于向供应商付款。常用的事物代码为FB60或FB01(贷方记账码31 - vendor account，借方记账码40 - expense account)。
• Credit memos: 贷项凭证，主要用于对于已经交货后，对货物价值进行调整的单据类型，例如有质量问题，可以向供应商主张降价，此时使用的就是Credit memo。同样的原理适用于Debit Memos借项凭证。与原始单据相比，加价用Debit memo，降价用Credit memo。 另外的一个场景是对于cancellation的场景，例如收货后，发现货物不对；或收到发票后，发现发票不对；这些场景下将需要通过MIGO和MR8M来取消对应的Good Receipt凭证和MM Invoice的物料凭证，在MM触发取消后，会在FI生成Credit Memo凭证来做金额的冲销（注意的是，这与FI的reverse并不相同，FI的reverse时，也会完成clearing的动作；但对于Credit Memo与原始凭证，需要做手动的clearing ）。
• Document Splitting: 凭证分割，新总账下的一个功能，在录入凭证时，SAP系统可以根据配置的分割规则，对凭证按配置的维度（segment，business area， profit center）进行自动拆分， 这样可以保证在分割的维度上实现“零余额”，从而在所选的维度上出具独立的资产负债表和损益表。当前，SAP系统支持从Cost Center, CO Internal Order 以及Project上面来获取profit center （profit center下维护这segment）。
  • 凭证分割的激活是在client级别，可以再company code级别de-activate 。凭证分割这里也引出了对于一张凭证的两种视图：
    • Entry View: 凭证的输入视图，录入凭证时的数据，数据库表BSEG
    • General Ledger View: 总账视图，凭证分割后的数据，数据库表FAGLFLEXA （ECC）, ACDOCA (S/4) 。这两个表中是总账的真实行项目信息General Ledger: Actual Line Items，也即在行项目级别的主键包含Ledger字段。FAGLFLEXT是总账级别的汇总表。
• CO Account Assignement: 管理会计的科目分配，对于一笔费用expense account，除了在FI记录具体的过账金额（FI Document），仍可以在CO进一步细化记录其费用的使用情况( CO document) 例如这笔费用应归属于那个成本中心cost center或是应该有哪些成本中心共同分担；类似的，对于一个收入revenue，应该在CO部分更加细化其所属的Profit Center利润中心。在SAP系统中，FI与CO的集成是通过Cost Element这个CO主数据完成的，其思路为：
  • 对于FI的 P&L Accounts，如果将其设置成了Primary Cost Element Category (CSKB-KATYP = 1 ), 则在FI过账时，必须指定一个real cost object真实的成本对象, 这样在生成财务凭证时，也会对应地生成CO凭证。也即，FI的账目到CO需要两个要素：“Cost Element” 和“Cost Object”。这里涉及到一个成本对象类型的概念：
    • True Cost Object： 真实成本对象（Cost Center, PSG , Real Internal Order），其作用为
      • Repost: 重过账，例如一张凭证原本记录在Cost Center A, 但实际上其应该记录在Cost Center B, 这时就要进行重过账，是数据的转移
      • Settlement: 分摊结算，分摊是同部门进行分摊，settelment结算是不同CO Object间进行转结，当然也可以是同一个object的结转，例如有很多order都要结转出去
      • Credit：信贷
    • Statistical Cost Object：统计型成本对象(Profit Center, Statistical Internal Order) ，主要目的在于出报表
    • 对于常见的成本对象，Cost Center 是一个真实的成本对象；PSG是profitbility Segment获利能力段，有收入要素，是收入的成本对象，它是真实的成对象；；Internal Order在定义时，需要指定其是否为真实的成本要素; Profit Center永远是Statistical的对象（类似一个shadow）；
    • Cost Element (费用类科目）记账时，必须有一个real的Cost Object成本对象；其他情况下（资产负债类），可以没有real的。这里有一个特例，那就是对于Cost Center，当已指定一个真实的成本要素后例如一个Real IO后，仍然可以指定一个真实成本要素的Cost Center, 但在真正过账时，Cost Center会自动被认定为统计型的cost object。
  • 在过账时，SAP系统确定CO Account Assignment的一般步骤为：
    • 首先，检查在凭证上是否有指定输入的cost center
    • 第二步，检查是否配置有替代账户substitution（T-code OKC9）
    • 第三步，尝试使用配置好的自动account assignment ( T-code OKB9）
    • 最后，尝试用使用默认的account assignment ( T-code KA03），这个account assignment是维护在成本要素主数据cost element上面的
    • 如果上面步骤都没有找到CO账户分配，则系统会报错 ‘KI235 - Account X requires an assignment to a CO Object’ 
• Recurring Entry Program: 重复地录入凭证（T-code: FBD1 + T-code: F.14 execute ），SAP系统提供了自动重复录入发票的程序，这样对于周期性的业务操作，例如每个月都要给供应商交房租，可以通过自动录入的方式完成。在技术上，这是通过batch job实现的。
  • 这里有个有趣的技术点，那就是，对于recurring document其实有一个特定的document status，BKPF-BSTAT = 'D' ；它并不是真正的过账凭证，定位更类似于一个template，真正的过账凭证会基于这个template来创建。因此这类凭证仅存在于BSEG表中，并不会在BSID, BSIK这些表中，因为它不会被真正清账掉。去查看此类凭证无法使用FB03, 而是需要使用FBD3。这类凭证不会进总账，因此也没有总账视图。
• Payment Transaction: 付款操作，主要有两种：手动付款F-53，自动付款F110（有关自动付款程序的配置可以参考这篇博客） 。