通达OA系统管理员操作手册

3.4 系统管理

安装 OA 后,进入【系统管理】菜单,对软件功能进行初始化设置,以下篇幅主要介绍这个菜单中各个子菜单的作用及使用。

3.4.1 功能管理中心

功能管理中心是针对某模块进行权限设置的功能。例如电子邮件模块,增加

非 OA 管理员,此人员必须有功能管理中心菜单权限,则可以在功能管理中心

中查看到电子邮件项,并且可以查看到管理此模块的人员。此外此用户在【个

人事务】-【电子邮件】-【邮件设置】中,可查看到"导入 Internet 邮箱"功

能。

3.4.3 印章管理

3.4.3.1 点聚印章管理

印章管理,是在工作流和流程中心参数中设定印章来源为"数据库"后采用的印章管理模块。

图 3.4-40

图 3.4-41

该模块主要的功能如下:

  1. 印章制作

印章的制作需选择电子印章 BMP 文件上传后,设定印章的 ID、名称、密码,并设定印章的管理单位。还可以制作个性签名章,在个性签名制作界面内,选中该章的用户名,然后用手写板写好确认之后就制作完成了,制作界面。

图 3.4-42

  1. 印章权限管理

印章权限主要针对已完成制作的印章设定印章的使用权限。

  1. 印章日志与印章删除

印章日志保留了印章的制作、权限管理等操作的详细信息记录,便于对印章的安全管理。

3.4.3.2 OFFICE 安全签章管理

具体使用请参考《通达 OFFICE 安全印章组件使用说明》。

3.4.4 手机签章管理

手机签章管理,用于制作和管理使用手机客户端办理工作时盖章所需的印章。

图 3.4-43

  1. 移动签章制作

可使用 bmp、png、jpg 格式的图片制作印章,图像大小不能超过 50kb,印章密码位数不限。

  1. 印章管理

可以设置条件选择相应的印章设置使用权限,点击【查看】、输可以看到印

章的相关信息和预览图;点击【设置权限】可以设置印章设备权限,将印章和设

备绑定。

图 3.4-44

*注意:在设置印章设备权限前,需要先进行设备申请与授权。

  1. 设备申请与授权

2017 版 android 客户端,点击更多->手机签章设置,进入设置界面。

图 3.4-45

图 3.4-46

图 3.4-47

进入手机签章设置后,点击右侧【申请按钮】进行设备授权申请(此操作必须在设备上进行),申请记录会在下方列表中显示,点击每条记录可查看详情。

移动设备管理:可以设置条件查询出相应的移动设备并进行管理,同时移动设备提交申请后,也是在这里进行授权。

图 3.4-48

3.4.5 定时任务设置

定时任务管理分为"间隔执行任务"和"定点执行任务"两种。

间隔执行任务:是指设定执行的时间间隔(以分钟计算),进行固定时间间隔的重复执行任务,这种任务执行会占用较多的系统资源,对需要进行执行某些固定工作的人较为有用。"间隔执行任务"包括:新建流程、工作流超时催办、更新在线人员、检查新短信、周期性事务短信提醒、同步域用户、恢复挂起任务、同步考勤机数据、生成任务中心信息、获取外部数据、项目任务超时催办、考勤缓存清理、OA 消息推送服务、报表定时任务、检查移动版提醒。

定点执行任务:根据间隔的天数,设定当天某一时间段内进行某项工作的定时执行。"定时执行任务"内容包括:数据库定时智能备份、数据定时清理、人

事档案相关提醒、邮件定时整理、主要模块数据库定时备份、项目超时提醒、检

查系统更新。

3.4.6 紧急通知设置

紧急通知设置,可设置桌面弹窗紧急通知,该通知设定后会在用户登录 OA

桌面时自动弹出提示(经典主题和灵动主题下都可显示)。也可设置桌面紧急通

知模块显示内容。

3.4.7 界面设置

可以设置包括 IE 浏览器窗口标题、主界面、登录界面和用户头像等界面设

置。界面设置。未注册版不能修改窗口标题、顶部标题文字和图标。

IE 浏览器窗口标题,主要是在 IE 浏览器窗口上显示的名称。

主界面的设置,包括顶部大标题、底部状态栏和顶部图标三个位置的设置,

尤其"主界面->底部状态栏设"中文字的设置,可设置多行文字并可以实现轮换

显示。

登录界面的设置,只要针对登录主界面上显示的图片,可以更换成用户自定

义的图片,并设置登录时是否用户可选择不同的界面风格。用户如果需要定义不

同的界面风格,通达信科可以提供指导和二次开发。

在桌面模块设置中,可设定是否允许用户进行桌面模块自定义。被选择为允

许的选项,用户可在"控制面板"中,设置自己喜欢的桌面模块风格。桌面模块

的定义仅限于经典界面主题使用。

图 3.4-49

用户在桌面上增加自定义模块的,在此可自动检测到,管理员在此只需要编号并选择其显示的左或者右的位置即可。

在已选择模块后点击"编辑",可以编辑其位置、序号和文件。

分页设置是针对系统中各个功能模块的单页显示行数来进行设定,能便于管理员将系统的内容显示设置的更加合理。

图 3.4-50

默认字号设置,能够对内部邮件、公告通知、新闻、讨论区的正文编辑器中

的字体进行设置。

图 3.4-51

计时设置,一般可以考虑使用模版中的"倒计时模版",时间自动以{N}表示,时间自动从设定的截至日期开始计算。

图 3.4-52

3.4.8 状态栏设置

状态栏的设置,通过【系统管理】-【状态栏设置】,可以设置主页面底部的文字,多行文字可以实现滚动显示,并且滚动时间可设置。

图 3.4-53

3.4.9 菜单设置

该模块为用户提供一个自定义菜单的界面,使用户能够按照自己的特点与习

惯更改菜单名称,以及根据自己的需要添加自定义模块,挂接在 OA 系统中。用

户新建菜单后,一定要注意进入【系统管理】-【组织机构设置】-【角色与权限

管理】,在需要该菜单的角色中,将新建的菜单项勾上,如果设置的菜单只有一

级菜单没有二级菜单,则角色权限的修改不会保存。菜单的设置体现了 OA 系统

可以灵活与别的软件实现挂接的功能。

菜单设置中还加入了对快捷菜单和导航菜单的某些细节功能设置,在主菜单

分类下的"菜单设置"功能中就可以看到,比如快捷菜单的显示个数、是否显示

菜单快捷组等个性化设置选项(仅限于经典主题使用)。

图 3.4-54

*注意:在用户对菜单进行设置前,建议先咨询通达技术支持,在工程师的

指导下进行修改。而且在修改前最好使用下图中"菜单备份/恢复"对菜单进行

备份,以备恢复用。

在"菜单快捷栏设置"中,可以设置快捷组菜单每行显示个数。

点击"编辑",可以编辑菜单的名称和图片。

图 3.4-55

用户在自定义菜单完成之后建议检查一下菜单设置的有效性,点击"错误子

菜单列表"按钮,则列出来所有设置不正确的子菜单。

通过菜单定义指南,我们可以实现将某些流程、文件柜等功能以独立命名的

方式罗列在我们自定义的主菜单中,实现对 OA 系统的菜单自定义和改造。如上

面的例子,我们在建立好菜单后,在"角色与权限管理"中,找到我们希望开放

该菜单权限的角色进行编辑,添加完该菜单权限后,我们在"个人事务"这个主

菜单下就看到了新增加的这个菜单。

3.4.10 系统代码设置

系统代码设置主要是为了 OA 系统中一些模块的类型多样化而设置。

以提醒为例,点击"提醒类型"的下一级,可以排列出系统默认的提醒类型,

这些类型后面没有显示"删除"是无法删除该类型的。点击"增加代码项",可

以增加新的提醒类型。

3.4.11 自定义字段设置

系统中某些功能模块的默认输入内容和条件有限,可能与用户实际情况有出

入,在这里可以增加自定义的字段,增加的字段可以作为数据库中的查询和统计。

通过自定义字段,用户可对软件的部分功能进行定制,自定义字段模块可以

到【系统代码设置】模块中添加。

以人事档案为例,如果在人事档案中增加自定义字段,那么在【人力资源/

人事档案】中,用户会发现自己定义的字段在人事档案管理中已经出现并提供录

入。具体增加自定义字段的操作方法以增加人事档案中一个名称为"字段 1"的

字段为例,如下所示,将字段名称、排序号填写完毕后选择字段类型。字段类型包括"单行输入框"、"多行输入框"、"下拉菜单"、"单选框"和"复选框"。当字段类型是"下拉菜单"或"单选框"或"复选框"时需要选择代码类型"系统代码"和"自定义选项",前者为"系统代码设置"中所增加的代码类型,"自定义选项"为用户自己定义每个选项的名称和选项值,选项名称就是用户可以在

页面中看到的选择项,值为在数据库中设置的某个选项对应的值。如果希望该字段可以作为查询字段,即在"字段选项"中选中。

图 3.4-56

3.4.12 数据库管理

用来进行数据库优化、修复、备份、导入和导出,以及修正在线人数问题。

在进行该模块的任何操作前,请备份数据库,以策安全。

数据库的备份具有选择数据库进行定时自动备份的功能,具体见数据库热备

模块中。

图 3.4-57

数据库管理分五个部分组成。

  1. 数据库管理

这里包含检查、优化和数据库脚本导出几个功能,主要是针对数据库进行一些临时的检查和优化,建议在优化前,先进行数据库热备份。

  1. 数据库脚本导入和数据库热备份

就是对数据库脚本的导入和热备份的导出两种功能,导出时,在编辑热备份时确定需备份的库,然后选择库中需备份的表导出。具体各个表所代表的模块,可以参看《通达 OA 二次开发手册》。数据库热备份建议经常操作,热备份其实就是将数据库文件整体备份出来,与冷备份不同的是,热备份导出为一张表和一个.sql:一张表为一个.sql 格式的文件。

  1. 在线人员

可以对可能出现的在线人员数不准确时,进行在线修正;也可以将制定的用

户强制离线。

4. MySQL 用户管理

实现了 mysql 数据库中的用户授权。

图 3.4-58

*注意:

  1. "数据库优化与修复"操作前,建议先进行"数据库热备份"。
  1. "数据库脚本导出"建议仅在特殊情况下使用,不建议作为日常备份方法,导出时可以选择数据表。
  1. "数据库脚本导入"一般用于系统维护,建议在技术支持人员指导下操作。
  1. "数据库热备份"是数据库智能定时自动备份,放在 bak 目录下。
  1. 详细的日常数据备份方法,请参考网站上的数据备份说明。

3.4.13 系统日志管理

系统日志模块提供对用户登录系统情况、访问量的统计、用户对 OA 的部分操作记录进行查询和管理。

日志管理中还包括对日志的年度数据的统计和对时段的统计,同时可以在"日志管理"中,对系统日志进行详细的查询,如下图所示,可以针对某一种日志、某些用户和在一定时间短和 IP 地址进行查询,同时可以清空系统日志,所以建议此模块只对少数管理员开放,以确保系统日志的完整性。

图 3.4-59

日志管理功能可以对符合条件的日志进行查询、导出、删除,同时也可以清空所有的日志。

3.4.14 系统资源管理

该模块可分为资源监控和资源管理两大功能。资源监控中可以查询服务器的

硬盘使用情况、主要模块数据量、邮件和微讯的全部数据、即时通讯监控、用户

资源占用和缓存数据管理。

图 3.4-60

用户资源占用功能能够查询能看到部门的所有人在内部邮件和个人文件柜中占用的资源占用情况,并以列表方式显示。

图 3.4-61

系统资源管理中可以归档和回收及设置系统资源。对数据也可以进行压缩,压缩的数据包括:内部邮件、工作日志、公告通知和新闻,数据压缩会降低数据库占用的磁盘空间,从而提高数据库读写性能。由于数据压缩的过程可能较慢,在大数据量的情况下,建议在无人使用 OA 时,分批进行数据压缩,每次压缩不超过 5000 条数据库记录。

Office 文档备份功能也是十分实用的,尤其文档在线编辑时,每次保存之前会生成一个备份文件,以便保存失败导致文件损坏或误操作文件内容时恢复文件。这些文件实际上都是冗余的,可以通过文档备份减少。备份的文件按照年月存放在 MYOA\attach\bak 目录下,备份的文件名称命名规则为:日期.时分秒.毫秒.附件 ID.附件名称。

当需要进行恢复时,可以根据日期、时间、附件 ID、附件名称等信息找到备份的文件进行恢复。如果删除备份的文件,可以在当前模块直接选择目录整体删除,也可以到 MYOA\attach\bak 目录下手动全部删除或有选择性的部分删除。

资源回收功能主要是对系统的历史短信和内部邮件的清除,或者清除一些系统垃圾。包括:删除所有已读内部短信、备份或删除指定时间的资源、删除指定用户的资源和清除系统垃圾等。

在办公系统中,可能存在很多无用的数据,比如说删除一个用户后,如果不进行数据库优化或者系统资源回收,建立相同的用户名还可以继承原有的数据。所以,适当的进行系统资源的回收就非常有必要,但是在操作中要注意,选定的操作是"导出"还是"删除",尽可能避免误操作,在进行资源回收前,最好进行数据库热备份。

*注意:在进行资源回收前,最好进行数据库热备份,系统管理员在"资源

监控"中可以查询所有员工的"内部邮件"和"内部短信"内容。

在【系统管理】-【组织结构设置】-【用户管理】-【批量用户个性设置】中,可以由管理员对于各个角色批量设置其"个人文件柜"和"内部邮件"的容量大小,如果大小不填,则表示不限制容量。

IM 资源管理,目前主要管理 IM 服务端保留的如 log 文件等服务端文件记录库。

3.4.15 附件管理

可显示系统各个功能模块附件存储目录的清单,还可以管理新的存储目录以存储新的附件,达到负载均衡。

3.4.16 系统访问控制

系统访问控制用来设定用户登录系统 IP 规则和考勤 IP 规则,限制用户只能

从设定的 IP 段登录和考勤。如果没有设置该规则,则允许用户从任意 IP 段登录

和考勤。(对于广域网使用的客户来说,最好不要设置,以免广域网无法登录。)

图 3.4-63

在 IP 规则设置中,能够按 IP 地址段和 IP 列表进行设置,还可以设置使用 PDA 时是否受 IP 规则限制;同时也可以设置不限制 IP 的用户(比如经常出差或者不在指定 IP 段内的人员)。对已经设置的 IP 访问规则可以进行管理,包括编辑、删除操作。

图 3.4-64

3.4.17 系统参数设置

系统参数设置(系统安全与设置)中,设置了多个系统安全开关。为了满足系统的安全性要求,在该模块中我们可以设置包括密码定时过期、密码强度、登录错误次数限制、是否记忆用户名、强制保留痕迹、是否使用 USB 用户 KEY、使用 USB 用户 KEY 时是否需要输入用户名等功能。

其中是否使用 USB 用户 KEY、使用 USB 用户 KEY 时是否需要输入用户名这两个是购买 USB 用户 KEY 组件的用户可以使用,如果选择使用 USB 用户 KEY 时不需要输入用户名,在使用用户 KEY 登录时,不用输入用户名直接输入密码进行登录。

强制保留痕迹功能一旦开启,则在 OA 系统中进行 Word 文档在线编辑时,修改痕迹必须强制保留。

图 3.4-65

3.4.18 系统接口设置

预留与用户已有信息系统的短信等模块的整合。互联互通组件也需要在此模块进行配置,详见《互联互通组件配置与使用说明书》。

图 3.4-66

客户特殊信息系统的整合需要二次开发,请联系通达技术工程师。

3.4.19 服务器监控

"服务器监控",就是指将远程服务器运行数据通过各种方式记录下来,并

在需要时可以随时调用监控记录进行查看。

您可以在服务器监控中查看有关服务器的基本信息、报警设置信息及服务信

息等。您在服务器中对相应的服务做的操作,服务器都将其记录了下来,方便您

随时查看。

服务器监控在 Office Anywhere 智能系统中,是服务器正常运行的表现。

服务器状况信息,可以通过自动守护程序从每个服务器获取,管理员能看到每个

服务器对应服务的状况,从而实现管理员对整个 OA 系统的运行全面掌控。

3.4.19.1 服务器配置

服务器监控的首要条件就是有服务器,系统默认有个 OA 服务器,我们也可以自己新建服务器,来实现服务器监控的一系列功能。服务器配置界面。

图 3.4-67

填写好服务器配置点确定,在服务器列表中就能显示出您新增的服务器。对不同的服务器可以进行选择性的服务监控,包括报警,如果服务器出现异常,报警程序会向管理员或者指定的人发送报警短信。

  1. 修改服务器配置

在相应的服务器的操作栏中,可以对服务器的信息进行修改操作,修改服务器配置界面。

图 3.4-68

  1. 添加服务管理

用户除了 OA 内置的监控服务,用户还可以自由添加各种服务来进行监控,也包括非 OA 系统的服务。点击相应服务器后的"服务管理",进入新增服务界面。

图 3.4-69

按要求填写好后点击确定,新增的服务就会在服务列表显示出来。

图 3.4-70

  1. 修改服务

在已有服务列表中,可以对服务列表中的服务进行修改、删除等操作。点击相应服务后的修改,进入修改服务界面。

图 3.4-71

3.4.19.2 服务监控

在进入服务监控界面,能直观的看到各个服务器的运行状况。服务器运行状况界面。

图 3.4-72

  1. 服务器运行状况

服务器状况信息,可以通过自动守护程序从每个服务器获取,管理员能看到

每个服务器对应服务的状况,从而对整个 OA 系统的运行全面掌控。服务器运行

状况。

图 3.4-73

  1. 详细日志

在服务器运行状况界面,可以看到服务当前状态信息,从而发现服务是否运

行正常。点击相应服务名后日志栏中的详细日志,可以查看到该服务状态信息的

日志。

图 3.4-74

  1. 动态曲线图

在服务器运行状况界面,可以看到服务当前状态信息,从而发现服务是否运行正常。点击相应服务名后的"动态曲线图",可以查看到该服务的动态图。

图 3.4-75

图 3.4-76

3.4.20 三员安全管理

3.4.20.1 三员设置

为满足各事业单位的不同保密要求,部分模块增加了对操作权限"三员管理"的支持,用户可以根据自己的保密要求选择开启或者停用三员安全管理。三员即"系统管理员""安全管理员""安全审计员"。用户可以在【三员设置】页面对三员及新建用户默认角色进行自定义。具体操作界面。

图 3.4-77

3.4.20.2 规则设置

规则设置页面可以对三员规则进行具体设置。系统内提供了 12 种操作规则

可以对应分配给"系统管理员""安全管理员""安全审计员"。用户也可以通

过"编辑"操作进行自定义的三员规则设置。

图 3.4-78

 

图 3.4-79

3.4.20.3 安全员管理

在角色与权限管理中为用户分配安全三员设置权限后,用户即可拥有安全三

员设置的权限。拥有安全三员设置权限的用户登录单击安全三员设置即可进入设

置页面。

图 3.4-80

启用三员,且身份是安全管理员的用户登录 OA 后,在角色和权限管理、用

户管理以及工作流设置—设计流程的功能做了相应的限制。

3.4.20.4 角色和权限管理

安全管理员登录后,在【角色和权限管理】中拥有查看角色详情、设置角色权限,添加/删除权限,添加/删除辅助角色,超级密码设置的功能。

图 3.4-81

3.4.20.5 用户管理

安全管理员进行用户管理时通过【三员安全管理】-【安全员管理】进入页面进行管理。

在用户管理中,安全管理员只有修改用户的角色和设置用户能否登录 OA 系统的权限。在三员设置中,安全管理员拥有 "修改用户角色"权限并启用时,可以修改用户的角色,有"是否允许用户登录系统"权限并启用,可以设置是否禁止用户登录 OA 系统,除了能修改用户的两个信息外,用户的其他信息不能修改。

 

图 3.4-82

用户编辑页面。

图 3.4-83

3.4.20.6 审计员管理

在角色与权限管理中为用户分配安全三员设置权限后,用户即可拥有安全三员设置的权限。拥有安全三员设置权限且身份是安全审计员的用户登录单击安全三员设置即可进入审计日志查询页面。

图 3.4-84

身份是三员角色中的安全审计管理员的用户在用户管理中不能新建、修改用户,不能设置用户能否登录 OA 系统,不能在角色与权限管理中进行操作,在工作流中没有流程设计、表单设计以及查看流程日志的权限。

3.4.21 T-ERPLink 数据源管理

T-ERPLink 数据源管理,主要用于 OA 系统对接 ERP 系统时数据源的配置。

  1. 配置服务器:从菜单进入数据源配置页面,点击【新建服务器】按钮可以新建数据源。

服务器名称:数据源的名称标识,如:ERP 系统数据源

服务器地址:数据源服务器的 IP 地址,如:192.168.0.1

服务器端口:数据源数据库的端口号,如:1433

用户名:数据源数据库的用户名,如:sa

密码:数据源数据库的用户密码,用于连接数据库验证

对接 ERP 系统:本数据源所对接的 ERP 系统名称,如:ERP-U6

默认帐套:ERP 系统中公司内部的账本信息

默认会计年度:ERP 系统中公司内部的账本财年信息,如:2012

服务器名称、服务器地址、用户名、对接 ERP 系统、默认帐套、默认会计年度为必填信息。配置完成后点击【保存设置】,然后点击【测试链接】,则会弹出提示,是否链接成功。如下图:

 

图 3.4-85

  1. 配置数据源:数据链接成功后,在工作流->表单设计器中的外部数据选择控件即可调用此数据。

图 3.4-86

办理界面显示效果。如下图所示:

图 3.4-87

点击【添加】即可回填到相应的控件中。

3.4.22 系统信息

显示软件版本号、注册码、服务器信息以及 OA 最新版本等。系统信息中可以对用户的序列号进行验证,以确定自己所购买的版本为正版或者其他。

3.5 组织机构设置

【组织机构设置】位于主菜单【系统管理】下,用户在安装 OA 后,首先应该进入【组织机构设置】中,按照单位、部门、人员和角色的顺序进行设置。

3.5.1 单位管理

建立单位信息,只能建立一个单位,并且单位信息不能随意修改,一旦修改的结果就是会提示软件需要重新注册。目前正式用户的 2017 版本的单位名称是可以自动从加密锁中获得的,也必须与加密锁中单位信息保持一致。

图 3.5-1

建立单位时,可以通过添加附件或输入文字的方式,添加单位的简介,可以支持图文混排。将图片作为附件上传后,可在图片文件上悬停,找到"插入正文"选项,点击后就可将图片插入到文件正文。鼠标单击在图片上,可拖拽到文字的任意一个段落内。

3.5.2 部门管理

部门管理可以根据本单位实际情况设置多级部门。可填写部门职能的简略介绍。部门的排序号,是为了不同的部门可以按照一定顺序进行排列,排列按照数字的正常序列进行排序,可建立多级部门。

在部门设置中,可以设置部门的主管、部门助理、上级主管领导和上级分管领导。上级主管领导的意义是该部门上一级的主要领导,当一个单位有多位相同职位领导,其中不同领导负责不同部门的管理工作,负责该部门的上级领导为上级分管领导。

图 3.5-2

部门管理中有"部门批量设置",该模块功能是建立多部门和角色的多种人员批量选择,避免了手动调整选择的繁复性,以及在选择部门、人员、角色、在线人员时提高了效率。

部门管理中有"公共自定义组",该模块功能是建立跨部门和角色的多种人员组合,在软件使用中,考虑公司情况,可将某些常用的项目组成员或者特定组合形成公共自定义组,以期在邮件、短信等模块中选人时提高效率。

修正部门级次,该功能可以修正因部门排序号出现错误导致的个别界面部门级次混乱的问题,修正操作会对部门排序号进行重新调整,避免了手动调整的繁复性。

3.5.3 用户管理

主要是添加和查询用户,并对用户的基本属性做一定的修改。

  1. 在职人员和用户查询或导出

进入用户管理首先进入部门列表和查询用户界面,左边"在职人员"中主要显示目前在职的人员信息,进入模块首先能看到单位和部门列表,点击"用户管理",首先会出现查询用户的界面,点击左边所列的部门,出现新建用户和该部门的用户名单列表,默认状态只列出允许登录用户。在用户列表中,系统管理员 admin 可以清空任意一个人的密码和在线时长,也可批量调换用户所在的部门。

图 3.5-3

上图可以实现对用户的查询和导出,导出的用户表可以作为批量设置的导入格式模版。

 

图 3.5-4

新建用户时,有四大选项:

  1. 用户基本信息

在这里需要注意用户名一旦建立后,是不可修改的。每个人的角色由主角色

和辅助角色组成。主角色代表了该用户在 OA 系统中的真实角色,有关角色排序

的权限由主角色体现。用户登录 OA 所能看到的模块权限是主角色和多个辅助角

色的权限合集。如此便于对一个用户定义多个基本的权限的角色组合,更加灵活。

*注意:用户可以同时属于多个部门,在"指定其他所属部门"中可选择,

用户名称显示在选定的部门中。

  1. 用户权限信息

这定义了用户在系统中的管理权限,其中管理范围决定了用户可以在 OA 系统中可管理的范围,比如查看部门人员名单的权限,用户管理范围分为"本部门"、"指定部门"和"全体"三种,被指定为"本部门"管理范围的,在查看用户列

表时,只能查看到用户本身所在部门。"指定部门"的人员,其管理范围就是被

指定的一个或者多个部门。

在"管理范围"中,可以设定该用户在具体模块中的管理范围,比如该用户

在"在线人员"中可以看到具体某些部门或者某些角色的人员。在设定管理范围

时,可按照人员或者角色的范围,设定该用户在某些模块中的可查看范围。

图 3.5-5

图 3.5-6

即时通讯使用权限,限定了即时通讯的交流。

"通讯白名单"是设定所选角色的人员可以给该用户发送邮件和短消息,为空则不限制,这意味着可以设定某些管理层收到短信和邮件提醒的范围。

"访问控制",为了实现 OA 从内部办公系统提升为企业对外窗口的目的,

OA 内对用户登录设置了六个访问控制属性:

  1. 禁止登录 OA 系统:如果这个属性被选上,则该用户虽然属于某一个部门却不能登录系统,对普通用户为不可见,也不是在"离职/外部人员"列表中。在人力资源等模块可以对其进行管理和统计。该类型用户在部门人员列表中以灰色显示。
  1. 禁止查看用户列表:如果用户被禁止查看用户列表,则此用户无法看到任何一处的用户名单,由此也不能给任何用户发送即时消息或者邮件。
  1. 禁止显示桌面:控制用户登录系统是否显示"我的桌面"界面。

图 3.5-7

  1. 禁止 OA 搜索:这里用户无法在经典主题的导航菜单上进行搜索,同时也不能使用 OA 精灵的导航条上的搜索功能。
  1. 使用 USB KEY 登录:这是一个可选组件,如果该用户的这个选择项被选中,那么在用户管理中该用户就可以初始化一个 USB KEY 作为登录时必须接入的硬件,即该用户的登录除了用户名和密码,还需要插入硬件 USB KEY。关于这个的设置,会在可选组件使用说明中详细介绍。

人员分"在职人员"和"离职人员/外部人员"两种。在"在职人员"列表中,可以看到用户管理范围内的部门罗列,点击部门名称,右边列出该部门的所有人员,并可以新建用户至该部门中。在列出的人员列表中,选中其中一个或几个用户,管理员具有"删除"、"清空在线时长"和"管理员清空密码"等功能。点击人员后的"编辑",可以对该用户的信息进行修改。用户的密码一般都在新建时可以初始化,但是新建后,用户密码除了 admin 可以清空,只有用户自己是可以修改密码的。

  1. 使用"指纹验证"功能需要购买指纹登陆验证的设备进行挂接。
  1. 其他选项

其中包含考勤排班类型、邮箱和个人文件柜容量以 IP 地址绑定情况。

图 3.5-8

  1. 用户自定义选项

该选项中定义的选项是用户个人的控制面板中可自定义修改的,比如别名、密码和联系电话等信息。

图 3.5-9

  1. 离职人员

人员分"在职人员"和"离职人员/外部人员"两种,点"离职人员"可查看目前被设定离职的人员,并显示其用户名等属性。

图 3.5-10

  1. 用户导入

当点击"用户导入"时,会出现一个"用户导入"的页面,点击"浏览"按钮,选择相应的"Excel"格式保存的用户信息文件,然后点击"导入"将信息导入系统。

图 3.5-11

  1. 批量用户个性设置

 

当点击"批量用户个性设置"时,出现如下图,可以批量对用户的信息进行

设置。包括可批量定义相应范围内用户的桌面模块、菜单快捷组、界面主题和各

种用户自定义选项。

*注意:admin在此可以批量修改用户密码。

图 3.5-12

3.5.4 角色与权限管理

管理员根据本单位需要添加角色和给每个角色定义菜单权限。需要输入超级密码,进入角色与权限管理。

 

图 3.5-13

点击"设置权限",在该角色可以使用的模块名称前打勾点"确定"即可。

图 3.5-14

角色的排序是有高低之分的,在角色管理中,我们可以点击横栏中的"调整角色号排序"来进行。"角色排序号"决定了用户的排列位置,也代表了一种管理层次,序号越小,管理层次越高。

当需要修改某些角色的权限时,可以直接点击"添加/删除权限",出现界面中选中一个或多个角色同时进行增删权限的操作。

3.6.行政办公设置

图 3.6-1

3.6.1 公共网址设置

公共网址设置可指定不同类型进行快速收藏常用网址,具体可以根据普通网

址,RSS 订阅,互联网应用自定义来设置。具有使用公共网址权限的人员,在管

理公共网址模块中,可重新设置网址的名字,启用网址后,会即时搜索到用户想

访问的信息。

图 3.6-2

3.6.2 工作日志设置

工作日志设置可用于锁定以下时间范围的日志,可自定义设置某个时间段,

为空则不设置。也可锁定指定天数以前的日志内容。亦可设置能否对其他人的日

志进行点评。同时设置锁定日志后能否进行共享。是否允许设置默认对所有人进

行共享。可设定默认工作日志模版。此设置给用户在整体使用操作过程中都有一

个较大的可选性,自由性,更加贴近人性化的设计。

3.6.3 公共通讯簿设置

在公共通讯簿设置中,可以自定义通讯簿的分组,并且可以实现索引和查询

功能。

在"联系人分组"中,罗列着在"管理分组"中建立的组,点击每一个组的

名称,就会在右边出现该组联系人信息并可以新建联系人。新建联系人的时候需

要输入多个字段的联系人信息,但"性别"、"单位名称"、"手机"和"电子

邮件"是出现在管理的首页上的。

图 3.6-3

索引的功能就是按照所新建的联系人的拼音首字母进行分开罗列,并不区分

分组,查找关键字也是实现对联系人信息的快速查找。在管理分组的时候,可以

批量的导入和导出联系人信息,便于保存和快速建立。

除了导入和导出的功能,通讯簿的自定义组都可以设置该分组的开放范围和

针对的角色或人员。

3.6.4 公共通知设置

在该模块中,可以按公告类型设定 OA 系统中发布公告是否需要经过"审

批",并在此设定审批人,并可在此设定公告的最大置顶时间,以避免过多的置

顶公告占据篇幅。

3.6.5 任务管理设置

在任务管理设置中,可以对项目分类进行管理,新建项目分类后在任务管理模块创建新项目时可以选择所属项目分类。

图 3.6-4

3.6.6 模版管理

HTML 模版,可以新建工作流、电子邮件、工作日志等模块的模版以便在进

行相应模块编写工作时调用对应的模版。

文件套红模版,实际采用了微软的书签格式,一般显示为".dot"后缀,实

际上文件套红是用 word 的功能中,空白页建立书签和红头,然后保存的时候保

存为".dot"文件。

图 3.6-5

图 3.6-6

套红模版保存后,在设置中上传,并定义该模版的授权范围,即哪些部门或

角色的人能够套用该套红模版。套红模版一般用于文档在线编辑。

3.7 信息交流设置

图 3.7-1

3.7.1 电子邮件设置

1.邮件签名设置

邮件签名设置可指定哪些人员可以使用邮件签名,具体可以根据部门、角色、人员来设置。具有使用签名权限的人员,在电子邮件模块中,可设置自己的签名,启用签名后,写信时会包含设置的签名信息。

图 3.7-2

2.邮件分类设置

邮件分类非常智能,用户可以自定义分类,根据关键词匹配可以把邮件分类。

使用户可以非常方便的管理邮件。系统自带的邮件分类有 15 种,包括日程、会

议、日志、汇报、计划、通知、新闻、公文、项目、人事、考核、报表、工作流、

客户、合同。

3.7.2 短信提醒设置

短信提醒设置模块是设置一些模块的默认提醒功能,允许事务提醒,勾选代

表该模块允许使用事务提醒,默认事务提醒勾选则该模块事务提醒默认为选中状

态。手机短信默认提醒勾选则该模块手机短息提醒默认为选中状态。

图 3.7-3

3.7.3 手机短信设置

手机短信模块为可选模块,具有短信接收管理、短信发送管理、模块权限、被提醒权限、外发权限和提醒权限功能。

图 3.7-4

  1. 短信接收管理,主要是查询和管理已接收的所有手机短信,对于查询所得的手机短信,导出至 Excel 对查询到的信息可以单条删除和批量删除。
  1. 短信发送管理,主要是针对已经发送的手机短信,可以查询和进行管理,主要界面。

 

图 3.7-5

其中,短信发送的状态可选择"所有"、"未发送"、"发送成功"、"发送失败"

四种。查询条件也可以包括"发送人"、"收信人号码"、"内容"和"时间"等,

查询结果也可以实现删除和批量删除功能。

短信发送统计的功能,主要是根据起止时间的选择,按照人员或部门进行统

计,并生成一个统计的报表。报表可以按照网页或者 EXCEL 的方式生成。

  1. 模块权限,主要是选择具备短信息提醒功能的模块中,哪些模块被允许可发送手机短信提醒,不具备该权限的模块,在发布时,不出现"手机短信提醒"的字样和选择项。
  1. 被提醒权限,设置某些人员可以接收来自功能模块的手机短信提醒,在备选人员列表中的人员,不能接收来自可发短信提醒模块的手机短信提醒。

  1. 外发权限,具备外发权限的人,可以在选择用户名发送手机短信功能以外,可以输入外部手机号码,并发送手机短信息。
  1. 提醒权限,设置可以提醒其他用户的人员。

3.7.4 即时通讯管理

即时通讯,是指能够即时发送和接收互联网消息等的业务。即时通讯管理包括客户端升级、集群管理、群组权限设置、讨论组设置和服务端参数。

客户端升级界面,即可显示当前服务器即时通讯的版本、更新时间等信息,也可以导入文件对当前版本进行升级。

图 3.7-6

可以在集群管理界面中,对服务器进行管理,包括添加服务器等功能。

图 3.7-7

添加服务器

图 3.7-8

群组权限设置

图 3.7-9

拥有新建群组权限的人员,就可以到【个人事务】-【消息管理】-【即时通讯群组管理】中新建群。

讨论组设置

图 3.7-10

添加服务端参数

图 3.7-11

*注意:购买【即时通讯监控组件】后有该功能,开启该参数后客户端的聊

天记录会同时记录到服务器上,以便对内部即时通讯信息进行实时监控,预防

重要资料泄露等情况的发生,详细请参考【即时通讯监控组件简介】第四章通

达 OA 用户手册。

 

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