怎样才能成为办公室里最有效率的人

昨晚，你是不是和我有一样的感受，准备好要看的书还未拆封，工作总结还没写好……明明有事要做，放假却一直拖到三更半夜也不想动手，直到筋疲力尽，焦虑感被疲惫感吞噬，倒头就睡。

恭喜你，这是正常的。你想想哪个假期和周末不是这样度过的？不过，如果每个假期你都心安理得地在葛优躺中度过，岂不是更好？上班第一天，献上一份不加班指南，Enjoy。

作者 | 埃里克·巴克尔

译者 | 黄铭熙

转自 | 董老师在硅谷（ID:donglaoshi-123）

原文 |《TheWeek》http://theweek.com/articles/444385

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 “啊，今天的要做的事太多了，任务清单一眼望不到底啊。”

“这么多事，明年都做不完，我看着都觉得累，先睡一觉再说。”

每个月总有那么几天，办公室里总萦绕着这样的抱怨，无数的工作令人头疼不已。这样的情况每个人都会遇到，那么，怎么才能让自己不那么“懒”呢？怎样才能在更短的时间里做更多的事儿呢？

今天，我找了一个能完美解答这个问题的朋友，一个高效得可怕的朋友，他是卡尔·纽波特（Cal Newport）。我们先来看看卡尔的工作和和生活是怎样的吧：

•  他是乔治城大学的全职教授，每天要授课，而且课后还要花大把时间回答同学们的问题。

• 每年他要写六篇甚至更多的他研究领域中的学术期刊评论。

• 他写了四本书，包括被各大媒体推崇的《优秀到不能被忽视》（So Good They Can’t Ignore You）。

• 他娶了一位年轻的姑娘，承担了一个丈夫和父亲所有的责任。

• 他常常发表关于高效性和如何在工作中完美表现的博客。

然而，他还是能在每天五点半之前做完所有的事，周末几乎从不加班。

 

他没有什么超能力，也没有什么十几个人的小团队，有的只是超强的时间规划能力。好了，你我都不用对这种超级高效垂涎三尺，下面就是卡尔管理时间，止住懒散，然后搞定工作的秘诀：

1

别再做任务清单了

计划表才是王道

任务清单本身是没用的，它只是让你知道要做什么的第一步。你要做的，是给任务清单的每一项分配一个时间额度，做成一个计划表。这样你才能更实际地认识到哪些事情是能够做完的，哪些情况是不现实的；才能在做一件事最有效率的时候去完成它，而不是仅仅因为它是任务清单上的第四项或第五项。

如果这些任务没有在你的计划表里，也没有分配好所需的时间，那它们就只是没有意义的空想。

卡尔对计划表的看法是这样的：

“一个时间计划表能强迫你面对你能用的时间和做这些事需要的时间。做好完整的计划表后，你就对一天的工作有了全面的了解，完全利用上工作日的每一个小时，这样你不仅能节省完成工作所需时间，更能把工作放在你一天中最有效率的时候去做”

如果你不考虑做一件事所需要的时间，那么就不可能做好这件事。你们可能会想“各种各样突然出现的事会打断我的计划，根本就没可能按计划进行嘛”。

那就把这些事儿都加进计划里面，计划不用做到十全十美，你只是需要一个让你停止浪费时间的计划，不必过于钻牛角尖。

那到底怎么停止拖延呢，听听卡尔的意见吧：

“给每件事分配了专属的时间能直接地减少拖延，因为你不用再花时间决定在某一段时间里要不要做某件事或者做一件另外的什么事，这个决定早已在计划时就已经做完了”

这样的生活会不会太机械化了啊？生活瞬间变得没什么意思了？

放心，并不会的。研究表明，有计划地安排一天的时间能提高生活的质量：这项研究是为了了解时间管理和生活质量之间的关系而设计，研究空闲时间的时间管理，或者说人们怎么过空闲时间，和生活质量的关系。而结果则表明时间管理对生活质量起着很积极的作用。

 

现在，任务清单已经 out 了，所有的工作已经安排到了计划表上。那为了确保那么多事情不会把时间表挤爆，怎么才能确定要做的这么多任务的优先级呢？

2

假设你在五点半之前必须回家

然后从后往前规划你的一天

工作总是会贪婪地蚕食你的时间，如果你想在工作和休息中找到平衡的话，一个明确的界限是必要的。而同时，界限也会让你做的更好：它催促着你从而使你变得更有效率。通过设定一个五点半的截止期限，你会更好地掌控时间和工作。

卡尔把这种方法称为：“固定计划效率”：

“固定你理想的计划，自己定下一个期限，然后倒着去规划要做的事，把事情完成得漂漂亮亮的要毫不犹豫地放弃琐碎的小事件，学会拒绝别人，重点做好重要的工作。我的经验告诉我，“一定要按固定的计划执行”这个念头，帮我做了许多看似不讲情理但其实非常聪明高效的决定。”

任何能提高对情况的控制感的东西都可以缓解压力。根据《工作中的大脑：解决分心，重聚注意力，聪明地工作》（Your Brain atWork: Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus, and WorkingSmarter All Day Long），“科学家们一次又一次地发现对压力的控制感能有效减缓压力带来的影响”，也就是说，做好了计划，感觉一切尽在掌握之中，压力自然就减轻了。

 

3

做好周计划

我想，一瞬间的念头，我们所谓的“三分钟热度”，大概是这世上最不缺的东西了吧。如果一个人只盯着今天而从不想明天该怎么办，那他只能被时间追着跑。要怎么才能持续地做好一件事？不论是写书，教课，见学生，写论文，做个好家长，答案都是：做好周计划。

卡尔告诉我：

“人们常常忽视他们计划和日程的整体性。而我知道我每天的每个小时都应该做什么，我知道每周的每一天应该做些什么，而每月的每周又要做什么”

看到这儿你估计要翻白眼了，听着多狂妄啊，其实这比你想的简单多了。做到这种程度，其实只需要每周一早上的短短一个小时。卡尔又给我讲了他的经验：

“每周一我就列好了一周的计划，定计划之前我会过一遍我的收件箱，工作笔记，日历，然后试着定下来每天要做的最重要的事。我把这些重要的事记在email里，然后发给自己，标记成未读邮件，这样我每天查邮箱时都能看见它，然后一天多提醒自己几次，我就会记得很清楚。”

一项研究表明，人们对时间的使用，在有计划时会比无计划时更加明智。

“研究对印度的 CEO 们做了初步分析，发现公司的销售额和 CEO 工作的时间成正相关。更有趣的是，CEO 在计划好的事项上花的时间越多，公司得到的结果就会越好。规划好的时间远不止那些花在会议上的时间（尽管开会的确能提高销售），更在于 CEO 们有限而珍贵的时间上，做好时间分配往往能让效率提高许多”.

另外，让这周的任务在脑海中过一下是不够的，把事情写下来总会让你更倾向于按计划一一做好。

你现在有了每日计划和每周计划，然而还是感觉24小时完全不够用，事儿实在太多了，卡尔也有答案给你。

4

少做点事

但要做精

你想着：“我一天到晚真的有太多事儿了，根本不可能在这些时间里做完啊。”也许你的确是有非常多的活儿要做，但解决方案绝不是忙到天昏地暗，十点过都回不了家。

现在，问自己一个问题：“什么能给我的生活带来真正有用的价值？”

然后排除那些被否决的，留下来的越少越好。

卡尔告诉我说：

“人们总是根据一个人最优秀的方面来评价一个人，就比如马云不会因为长得矮而被人看不起。所以一个人想要成功，就最好要少做些事，但是要专注于把这些事做到完美。如果某些任务并没有给我带来什么价值，我会毫不犹豫地避开它们”。

或许你觉得你的时间越来越不够用了，但时间使用领域的领军人物，约翰·罗宾逊，并不这么认为，其实我们一直都有很多的空闲时间。

约翰坚持道：尽管很多人认为他们已经很努力工作了，每天每年工作的时间越来越长，实则不然。约翰在时间应用上的研究表明，不论是美国还是全球范围内，人们花在工作上的平均时间在过去四十年中是保持稳定的，甚至是在减少的，这样看来，其实每个人都有很多闲暇时间。

因为碎片化的繁杂琐碎的任务，把所有的时间都占用了，把生活的乐趣都榨干了，是否得不偿失呢？所以，少做点事，也一定要在做的事情上做的最好。

 

你的计划本就是有序的，而去掉的事让任务和时间能完全结合起来，完美的时间计划表即将成型，就剩一个问题了：更具体一点，我该在我的时间里做些什么呢。

5

少做浅工作

专注于更深的东西

工作和工作之间是不一样的，卡尔说知识工作者处理两种不同的工作，浅工作和深工作。

“浅显的工作，例如邮件和会议，仅仅只是不断地传递信息的过程。这些东西不需要你的天赋和智力。而深层的工作则会不断地推着你，激发你的能力直到达到极限。这些就是产生高价值回报而可以自我提升的工作。”

大部分人“被淹没在浅水中”是现在职场中普遍存在的问题。

“那些最忙的人常常并没有那些每天五点就回家的人完成的事多，这是因为要工作到深夜或周末的唯一原因就是他们的工作充满了浅层的事。他们早出晚归，忙碌于回复邮件，传递信息，像一个人工路由器。这些浅工作非常耗时间，而回报却少的可怜。”

做浅工作能让你不被炒鱿鱼，而做深工作则能让你不断升职。

要常常给自己预留一些完整而不被打扰的时间，去做那些有价值的深工作。而为了达成这个目标，第一步，不要再每天早上第一件事就是查看邮箱。

国际畅销书《每周工作4小时》的作者提姆·弗里斯说：

“不要再把清晨的第一个小时花在查看你的邮箱上了。可能这很多人来说难以想象，“我需要通过邮箱里的重要的信息才能开始工作啊”。然而事实却并非如此，你要把工作做得十全十美，可能会需要查看邮箱，但你如果是要做完百分之八九十的工作，是肯定能在打开信息量极大的邮箱之前完成的。所以，其实你只需每天定时查看一下邮箱，把工作再完善完善，就能变得高效起来。”

 

说了这么多了，现在让我们来总结一下。卡尔给了我们五条建议：

1）别再做任务清单了，计划表才是王道

2）假设你在五点半之前必须回家，然后从后往前规划你的一天

3）做好周计划

4）少做点事，但要做精

5）少做浅工作，专注于更深的东西

把所有东西都计划好，一个个计划表日程表尽管看似冷静无趣，但是到最后的结果将远不止于此。

卡尔的临别赠言：

“知识性工作其实可以比喻成一项手艺。只不过它仅仅是你在加工知识和信息而不是木头，加工思想，这个过程中你将知识从原材料中提取出来。你把汲取知识的过程想象成工匠雕刻木头，在这个过程中越来越快乐和满足，成功就自然可以信手拈来。”

最后，愿世界各地的办公室里都会少一点靠他人辛勤工作养活自己的懒人，多一点加工知识，不断提高自己的工匠。

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