川崎商会销售系统

川崎商会销售系统说明

系统化背景

川崎商会有限公司（以下简称“川崎商会”）是一家批发商，经营家庭日用品。我们已经与京滨地区的零售商店和贸易公司合作了15年。川崎商会以前已经引入了一些用于销售管理操作的计算机。从那时起，随着客户数量和所处理产品的增加，当前的方法带来了一些不便。这次，川崎商会决定对自己的业务，特别是销售管理业务进行审查和系统化。

川崎商会概述

地点：东京都大田区大森北

主营业务：批发批发商处理日用品

年销售额：36亿日元

员工人数：50

工作时间：09：00-18：00 （午休时间12：00-13：00 ）

节假日：周六（第4周六除外），周日，国定假日，年末年初

公司组织：

川崎商会的销售管理业务概况

当来自客户（零售商店等）的订单请求到达销售部门时，在检查订单的库存（称为订单）后，该订单便被正式接受。

获得订单的销售部门会发出指令，将货物发送到仓库部分。

仓库部分从产品货架中取出产品，包装它们，然后交付部门将其交付给客户。

从制造商等处购买产品时，我们会在1月份之前订购2周，以确保不会缺货。

不会为每个订单开具账单给客户，但一月订单的应收帐款在月底一起开票。

并非每笔订单都向制造商等支付价格，但是一月订单的应收帐款将在月底一次性支付。

在一天结束时，在客户的交付记录和产品的销售记录之间创建每日报告。

在月底，我们将针对客户的交付结果和一月份的产品结果准备月度报告。

当前销售管理操作概述

（1）订单(入库)

每天早上，仓库部都会向销售部门发送一份缺货和低库存商品清单。该清单是仓库部根据前一天晚上的库存分类帐创建的。

缺货，库存稀有物品清单

当来自客户的订单时，将接受客户的订单，就像上面列表中未列出的产品一样。

但是，如果确定订单数量大，则仓库部分可以检查库存。

如果产品缺货或当前库存不足，我们可能会要求您在客户同意的情况下延迟交货日期。

在这种情况下，将发出多个单据。

(客户订单时间管理)

川崎商会从9:00到17:30接受客户的订单。

11:30之前收到的订单将在同一天交付。

随后的订单将在第二天交付。

当客户指定交货日期时，产品将在指定的日期交货。

在订单备忘录中写下客户订单的详细信息。

订单通知单

有关客户和产品的信息可以在销售代表手中的分类帐中找到。

客户分类帐包含每个客户的以下信息。

客户登记表

产品分类帐包含每个产品的以下信息。

商品总帐

根据订单备忘录，从个人计算机输入订单详细信息并打印表格。

在销售部门的一部分中安装了个人计算机，并且销售部门中的每个过程都尽可能由该个人计算机执行。

分配了唯一的订单代码以区分每个订单。

订单代码是序列号（每个订单加1 ）。

此外，订单日期将自动输入为订单日期。

订单输入画面

另外，从订单屏幕调用订单明细屏幕，并输入每个产品的订单明细。

订单明细输入画面

输入完成后，将打印以下表格。

• 输出指令

• 发票，收据

• 销售单

出库指示书

送货单

收据

​ 打印出来的出库单、交货单、收据应交仓库科

[外链图片转存失败,源站可能有防盗链机制,建议将图片保存下来直接上传(img-5ifQbYxO-1606741701879)(https://raw.githubusercontent.com/kujin521/Typora_images/master/img/20201130202258.png)]

输出相同销售单的两份副本，并将其存储在销售部门中。

​ 产品交付后，其中之一将被发送到会计部门。

​ 输出表格后，订单备忘录将被丢弃。

（2）交货(出库)

根据销售部门的发货说明从产品架中取出产品。

然后，为每种产品发行的货物数量记录在库存分类帐中，并更新库存数量。

库存帐簿

运输科应将货物连同交货单和收据送交客户。

在发货地址，向顾客交付商品，并交付交货单和收据。

收据上要取客户的收据印章（或签名），带回仓库科。

收据由仓库科转到营业部，营业部对照销售发票确认交货情况。

确认后，将收据的交货日期转到保管的2张销售发票上。 销售单一份留在营业部作记录，另一份交会计科。

（3）应收账款登记

会计部分根据销售部门的销售单将客户的应收账款信息注册到应收账款分类账中。

同样，应收账款分类账中的应收账款余额也将更新。

（4）帐单

在月底，会计部分将根据应收账款分类账和销售单创建多个应收账款的发票，并向客户开票。

会计部门为每个发票分配唯一的发票编号。

制作同一张发票的两份副本。会计部门将第一份副本留作副本。

另外，在应收帐款分类帐中输入发票编号。

[外链图片转存失败,源站可能有防盗链机制,建议将图片保存下来直接上传(img-ireVq35r-1606741701882)(https://raw.githubusercontent.com/kujin521/Typora_images/master/img/20201130201150.png)]

客户检查每个订单的销售发票和交货单。

确认帐单详细信息正确后，将钱存入川崎商会会计部指定的银行帐户。

（5）付款登记

当客户将钱存入指定的银行帐户时，转帐通知单（付款）将从银行发送到会计科。

根据发票，会计部分会创建一个存款单，在应收账款分类账中注册每个发票编号的存款金额和存款日期，并更新余额。

唯一的存款代码被分配给存款单。存款代码是一个序列号（每张发票加1 ）。

存款单

[外链图片转存失败,源站可能有防盗链机制,建议将图片保存下来直接上传(img-GL40Yl04-1606741701884)(https://raw.githubusercontent.com/kujin521/Typora_images/master/img/20201130201130.png)]

（6）购买

仓库部门订购所有库存不足的产品。

每个产品只有一个购买者，并且每个供应商都订购了多个产品。

下订单时，创建采购订单并分配唯一的订单代码。

订单代码是序列号（每个订单增加1）。

将创建同一采购订单的两份副本，并将在检查后将一份副本发送到会计部门。

“采购订单”

[外链图片转存失败,源站可能有防盗链机制,建议将图片保存下来直接上传(img-txPuNULR-1606741701885)(https://raw.githubusercontent.com/kujin521/Typora_images/master/img/20201130201112.png)]

创建采购订单时，请参考产品分类帐和供应商分类帐。

在每个供应商的供应商分类帐中描述了以下信息。

“供应商分类帐”

会计部分根据交货单和复印购买订单将订单信息作为应收账款记录在应收账款分类账中。注册后，采购订单的副本将在处理后退还给仓库部门。

“会计分类帐”

当产品从供应商交付到仓库部门时，就会收到供应商的交货单，并在收据上盖章。

仓库部门检查交付的产品后，将其存储在货架上，并更新库存分类帐。

交货单和复印购买订单从仓库部分发送到会计部分。

由于订单发票是每月从供应商发送到会计部门的，因此会计部门检查应收账款和交货单，然后检查付款单并向供应商付款。

付款代码是序列号（每次付款增加1）。

通过转账到发票上的银行办公室付款。

那时的转移通知（提款）将保存在会计部。

“付款单”

付款后，将订单的付款金额记录在应收账款分类账中，并更新应收账款余额。

（7）每日和每月报告

根据一天结束时存储在个人计算机中的销售数据，销售部门会为每个客户创建订单记录，并为每个产品创建订单记录。所有表格都是按照降序排列的。

同样，在月底，将根据每日报告创建一个月度报告。

“客户的每日订单结果报告”

问题与要求

关于当前的销售管理业务，提出了以下问题和要求。

（1）关于订单处理

可以在固定时间内随时接受来自客户的订单。

上午11:30之前下达的订单将在同一天发货，此后的订单将在第二天发货。

订单集中在上午11:00至上午11:30。特别是，有许多订单具有同一天的交货日期。在此期间，还将集中每个订单要输出的表格（交货说明，交货收据，销售表格）的输出。

与以前相比，能够一次编写表格就变得更加方便。尽管如此，输入和打印机输出仍需要时间。此外，交货指示和交货收据已手动交付到仓库部门。

由于路况和运输时间的关系，运输司表示，即使交货指示和交货收据在11:35之后到达，也不会在当天发货。

接受订单时，我们检查库存数量。有时，缺货，在客户的同意下，我们会收到有关库存数量的订单。在这种情况下，产品一到货，我们就会与客户联系，以查看是否需要其他订单。

此外，尽管库存数量应该没有问题，但是发现库存在交付阶段不足，并且存在仅装运库存或根本无法装运的情况。在这种情况下，我向客户道歉，但收到了客户的强烈投诉。另外，通过返回到订单处理来重新创建表单。

（2）关于交货处理

在仓库中，根据每个交货说明，将产品从货架上取出并存放在箱子中。如果交货说明中列出了许多类型的产品，则您将不得不绕过仓库取货。另外，如果同一产品在多个运输说明中列出，则您将不得不一次又一次地提货相同的产品。

仓库司说，如果除了按订单交货的指令外，还有按产品列出的装运数量清单，不仅可以减少人工，而且可以完成更有效的工作。 …

（3）关于订货

当前，通过检查每天每种产品的库存和发货数量的变化来下订单。但是，随着产品种类的增加和订购的产品库存尽可能多地消失，必须比以前更频繁地下订单。因此，将丢失订单。拥有一个在库存数量不足时自动发出订购说明的系统会非常有帮助。如果您可以同时创建采购订单，则将大大减少人工。

（4）关于计费

客户数量在增加，创建发票需要花费时间。如果可以将销售部门的应收帐款信息以电子数据的形式直接使用，我认为可以使用计算机有效地开票。