为什么我们需要写作风格指南？

在日常的研发工作中，撰写各类技术文档是工作日常。那么大家肯定发现，每个工程师写出来的东西都有自己独特的风格，单看每个工程师写得文档都还可以，但是当我们这些文档合并在一起发给客户的时候，你就会发现，读这些文档像同时听很多人一起讲话，大家七嘴八舌，每个人讲话的风格方式都不一样，就像每个人都在说自己方言，听起来很杂乱，造成了信息传递上的障碍。这是为什么哪？

这是因为大家写作的时候没有可以参照的统一的写作风格指南。每个人都按照自己的习惯在写作及用词，而每个人习惯都不一样，导致最后把大家写好的文档放在一起时，就像一锅八宝粥。

那么怎么解决这个问题？就是制定一套适合自己企业和产品需求的写作风格指南。

什么是写作风格指南？

写作风格指南可以指导作者在写作过程中遵循的规则和标准。它提供了关于语法、拼写、标点符号、用词，语调和格式等方面的建议。它为写作和编辑提供了具体的规则和标准，以保持一致的语言风格和形象。此外，写作风格指南也可以包括指导市场营销和设计工作中语调、声音、视觉和编程标准的方面。总的来说，一个写作风格指南旨在帮助保持一致性和合理性，并确保文档的质量和专业性，从而进一步提升品牌形象，传达价值观提升市场竞争力。

写作风格指南主要包含哪些规则？

写作风格指南包含诸多规则，在创建自己公司的风格指南的时候，至少要考虑以下几个方面：

1. 语法和拼写规则：风格指南会强调正确的语法和拼写规则，包括正确使用动词时态、主谓一致和避免常见的拼写错误。

2. 标点符号的使用：指南会提供关于正确使用标点符号的指导，如逗号、句号、冒号和引号的使用规则。

3. 文章结构和段落组织：指南中可能会包含关于文章结构和段落组织的指导，如开头、主体和结尾的布局，以及段落之间的连贯性和过渡技巧。

4. 语言风格和词汇选择：风格指南会提供关于适当语言风格和词汇选择的指导，尤其是与公司或组织的品牌形象一致的语言要求。

5. 文档的可读性：指南可能会包含关于提高文档可读性的指导，如使用简单明了的语言、避免冗长和复杂的句子结构，以及使用段落和标题来组织文档。

6. 缩写和缩略语的使用：对于使用缩写和缩略语的领域和行业，指南会提供相应的使用规则和约定。

7. 引用和参考文献格式：指南通常会包含关于引用和参考文献格式的指导，如引文和参考文献的书写格式、引用和参考文献的排版规则等。

8. 图表和表格的使用：如果涉及到图表和表格的使用，指南可能会提供关于正确使用和格式化图表和表格的指导。

这些规则可以确保公司或团队内的写作一致性，提高文档的一致性，准确性和可读性，并有助于塑造并保持特定品牌的声音和形象。

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写作风格指南主要包含哪些规则？

写作风格指南包含诸多规则，我们以英文技术文档写作为例，大致讨论一下在创建自己公司的风格指南的时候，需要考虑的几个因素。

一、语言和语法

风格指南会强调正确的语法和拼写规则，包括正确使用大小写，各种术语缩写，动词时态规范、主谓一致，人称代词的使用和一些会例举一些常见错误。

例如，有的公司会在风格指南中规定所有标题的单词首字母大写（介词除外），包括段落标题，图片标题以及表格标题等。但有的公司规定只需要标题的第一个单词首字母大写就可以。这种规则没有绝对的好与不好，只要形成规则，并保持所有文档统一便可以了。

以亚马逊云文档标题为例, 只要标题第一个字母大写，并且都使用动词原形：

以腾讯云文档为例，所有单词首字母大写，并且都是动名词开头：

二、符号的使用

风格指南会提供关于正确使用各种符号的指导，包括标点符号，连词符如逗号、句号、括号，冒号和引号的使用规则。

比如，斜杠 “/”在很多公司的风格指南里，都是不被允许大量使用的，因为它的意思会含糊不清。 很多技术人员特别喜欢用”and/or “ 来一次性表达二者任意都可以的意思 。但风格指南里会指出，最好直接用"and", "or" 或 "... and..., or both" 来表达。

斜杠一般只允许出现在行业通用表达里，或是指到具体路径时使用。

三、文章格式和段落组织

指南中可能会包含关于文章格式，如标题格式，不同列表使用方法等。还会有一些段落组织的指导，如开头、主体和结尾的布局，以及段落之间的连贯性和过渡技巧。

例如：

功能介绍性的章节标题，最好在标题中使用"Introduction of .." or "Overview of ..."。

步骤类的章节如何撰写，使用图表时要注意的格式等等。

比如，在IBM写作指南中，关于图形标题的创建，提出在标题中不能含有“figure, table”或是其它冗余的词语：

四、引用和参考文献格式

指南通常会包含关于引用和参考文献格式的指导，如引文和参考文献的书写格式、引用和参考文献的排版规则等。

另外，对于在线文章，和纸质文档的引用格式，同章节的引用，不同章节的引用，不同文档间的引用，或是网页的引用等，都会做出具体的规定。

五、数字和单位

风格指南中，一般都会规定在公司文档中，数字的书写方式，是应该用数字，还是文字来表达，比如，指定在正文中使用数字，而在标题或段落开头使用文字。

还有数字的格式，单位的使用，单位的缩写以及百分比和比例的表达方式等。

六、电脑操作及互动界面

很多企业的文档中，都会出现关于电脑操作相关的技术说明。那么在风格指南中，也要都规定好命令行的格式，窗口、菜单和按钮的命名格式，字体和图标的使用，快捷键和操作符号的标注，截图的规则等。以保证界面语言的一致性，提高用户体验和易用性，并减少用户对界面操作的困惑和误解。

例如：以IBM写作指南为例，文件路径要在行文中用不同的字体显示，这里用得是“Italic monospaced”字体，并确保“file” 要放在该路径名的后面。

七、其它规则

在不同的公司里，写作指南会包含各种不同的规则，比如，对于公司商标的使用方法，在文档的颜色的使用规范，以及一些绝对避免使用因文化差异或是性别问题会造成误会的用词等。

这些规则可以确保公司或团队内的写作一致性，提高文档的一致性，准确性和可读性，并有助于塑造并保持特定品牌的声音和形象。