一．说明
Office的邮件合并的目的是将一份模板文档快速生成多份，利用此功能可为SAP的批处理SHDB批量生成执行脚本（参见《BDC批处理使用方法》）。邮件合并本身功能繁多，可快速生成证件、邮件并具有格式编辑能力，但为SAP批处理生成的脚本只涉及文本，则非常简单。
邮件合并需要一个文本编辑和一个数据源，前者通常是Word，而后者可用类型繁多，例如纯文本文件、Excel电子表格、Access数据库、Outlook中的联系人、ODBC等，相比较Excel使用最为简洁方便，本文就以Word 2007、Excel 2007为例进行描述。
二．数据准备
SHDB经过对事物码录屏操作生成脚本，可以导出一个文本文件。本例是对事物码MMPV的录屏，导出文件ZMMPV.txt如图 1 所示，在这里注意I_LFMON对应的月份（4），I_LFGJA对应的年份（1998），后续操作将作为变量进行处理。
图 1 SHDB导出的脚本文件
新建一个Excel 2007电子表格文件，如图 2 所示，在工作表Sheet1中输入数据源，列标题有两栏分别是“年份”、“月份”，本例从1998年5月至1999年12月，共20条数据。维护好后保存，文件名设为“日历.xlsx”。
图 2 存储数据的Excel表
三．邮件合并操作
新建一个Word文档（不用保存），将SHDB导出的脚本文件（ZMMPV.txt）信息粘贴过来，如图 3 所示。邮件合并流程的初始需选择类型，在“邮件”选项卡的“开始”组件中，下拉菜单，可以看到邮件合并的类型，由于生成的脚本是纯文本，所以要点击 “普通Word文档（N）”菜单项。
图 3 Word文档_开始邮件合并
选择数据源，在“邮件”选项卡的“选择收件人”组件中下拉菜单，选择“使用现有列表（E）…”菜单项如图 4 所示，弹出打开文件对框，可见到有多种数据源类型，在此打开刚才生成的Excel文件“日历.xlsx”，文件下有三个工作表，选择默认的Sheet1如图 5 所示。当加入数据源后，“邮件”选项卡右侧的很多组件才能从灰色转换成有效状态。
图 4 Word文档_插入数据文件
图 5 选择Excel文件的工作表
选择数据源后，就开始替换模板中的变量操作，如图 6 所示，在“邮件”选项卡的“插入合并域”组件中，点击下拉菜单，可以看到从Excel文件带来的列标题字段（年份、月份）。在此首先替换月份，选中需要替换的字符串，再点击下拉菜单的“月份”项。在选取月份时，注意要选择“ 4”两个字符（4前面有一空格），否则后续生成脚本当月份为10、11、12时，加上前导的空格则占用3个字符，超过字段I_LFMON的限制。
图 6 Word文档_替换月份
月份替换后如图 7 所示，按此方法替换年份，全部替换后如图 8 所示。此时，可以进行预览，显示数据源第一条数据替换的结果。点击“邮件”选项卡的“预览结果”组件， 文本中的两个字段就变成新的年、月份，如图 9 所示，再点击“预览结果”组件则返回图 8界面。
图 7 Word文档_替换月份完成
图 8 Word文档_替换月份、年份完成
图 9 Word文档_合并预览
以上操作无误后，就可以生成合并的文档，点击“邮件”选项卡中“完成并合并”组件下拉菜单里的“编辑单个文档(E)…”项如图 10 所示。弹出一个对话框，选择合并记录的起止范围，如图 11 所示，如果无特殊指定可选全部，点击“确认”按钮执行。
图 10 Word文档_生成文档
图 11 合并文档记录对话框
执行合并后生成新的可编辑Word文件如图 12 所示（未保存），Excel表中有20条记录，则合并成的文件就有20个原始脚本，只不过每个脚本的年份、月份被Excel表中的记录取代。生成的Word合并文件，可以另存为一个纯文本（txt）文件为SHDB批处理使用，本例文件名是MMPV_BATH.txt。至此邮件合并操作完成。
图 12 生成新的文档
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