【信息系统项目管理师】【论文分享】【历年真题】​论项目的采购管理

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2008年下半年考题

【题目】
论项目的采购管理
项目采购管理是为完成项目工作从承担该项目的组织外部购买或获取项目所需的产品、服务或成果的过程。随着IT行业的快速发展和技术不断进步，行业的分工更细，更加强调分工与合作。对本企业不能提供，或虽然能提供但不具备竞争力，同时市场已存在的高性价比的产品、服务和成果，可以以采购的方式获得。项目采购管理对项目的成功至关重要，规范的项目采购管理要符合项目需要，兼顾经济性、合理性和有效性。规范的采购管理不仅能降低成本、增强市场竞争力，还可以促进项目成功地完成。

请围绕“项目的采购管理”论题，分别从以下几个方面进行论述：
1．简述你参与的信息系统项目情况（项目的概况，如名称、客户、项目目标、系统构成、采购特点以及你的角色）。
2．请结合你的项目采购管理经历，论述你是如何灵活运用采购管理理论来管理项目采购的。
3．简要叙述在实际管理项目时，遇到的典型采购问题及其解决方法。

论项目的采购管理

【摘要】
本文以我主持的××信息技术职业学院校园网建设项目为实例，探讨作为建设方在信息系统项目的采购方面碰到的问题及解决的办法。文章首先解释了采购管理的基本概念，认为采购工作做得不到位，是导致项目难以成功的重要原因，提出应以采购过程管理的思想指导项目的采购管理，项目在采购阶段应确定需求，充分和客户沟通以正确把握采购。我在该项目中担任了承建方的采购管理，自始至终参与了整个项目的采购管理，自2007年3月项目启动至2008年3月验收，历时12个月，系统至今运行稳定，获得了客户的好评，很大程度上得益于项目成功的采购管理。

【正文】
我在2007年接手一个新启动的项目，负责××信息技术职业学院校园网建设项目采购管理。该项目涉及300万元人民币，计划工期1年。项目包括校园网建设、机房建设、网络中心建设、安全体系的建设。这是一个完整的系统集成项目。我公司负责项目的总集成管理，总集成管理按合同要求对项目进行总体设计，对项目实施进行项目管理。我作为项目采购人员参与项目。

项目采购是站在买者的角度，处理从外部获取货物或服务时遇到的各种问题，本文主要从制定采购计划、询价、选择供应者，以及合同管理等方面介绍我在本项目中进行采购管理的经历。

一、制定采购计划

采购计划（Procurement Plan），是指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性安排和部署。采购计划是根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格。

我根据本项目对设备的需求计划，并会同项目经理及相关技术人员一同制定了各种设备的采购计划。涉及到的硬件设备方面的采购内容，主要有网络服务器、存储设备、防火墙、交换机、入侵检测设备及综合布线材料等。软件方面的采购内容包括采购服务器操作系统和数据库软件等。为了保证采购的万无一失，促进项目的成本、进度和质量有机统一，对此我重点借助了设备采购清单。设备采购清单是由项目部配合我们采购一同拟订的，清单中详细列举了所购软硬设备的型号、数量、参数及到货时间等内容。根据这份设备采购清单，我已经清楚自己所要采购的设备的参数和数量，建立了文档，按自然月的消费数量进行预测相应的单价、供应能力以及速度，对比较特别和关键的环境和工艺要求特别注意时间上能否满足。本次采购任务的成功完成，多亏有了这份较为详细合理的采购计划。

二、询价

询价的目的是从询价中获得最准确的价格信息，以便在报价过程中对工程材料（设备）及时、正确地定价。从而保证准确控制投资额、节省投资、降低成本。询查材料设备价格的方法有电话询价、上网查询、市场调查、厂家报价等。询价时应尽可能多地提供预购的产品信息、数量等。

在本项目设备采购中，我遵循如下询价原则：降低成本和提高效率，为所有的合格商家提供机会，促进产业的发展，采购过程透明。同时借助这方面的专家发挥重要作用，确定采购和询价方针与程序，审查项目班子采购与询价能力、采购与询价计划、采购方式和采购（招标）文件，就采购文件和投诉提出处理建议，批准达到标准的采购文件，维护采购监督制度。

我们制定了详细的报价文件，加入基本的合同条款，按法律规定制作内容包括价格构成、评标成交标准、保证金、合同条款等关键性内容的询价通知书，保证了询价的公正性。成立了由两名专家和一名采购代表构成的三人询价小组。我们在本地的都市报和本单位的网站上发布询价公告。一周后收到了五家商家的报价，根据我们安排，同时请他们参加我们组织的询价会议，我们在对各供应商进行了资格性审查和服务质量的考察后，依照法律规定符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定供应商的报价，并得到了对方的投标建议书。

三、供方选择

供方选择就是根据评标准则，接受一家承包商、供应商或咨询公司的标书或建议书，并由其提供须采购的产品或服务。该选择过程可能要反复多次。除了报价之外还要考虑和评价其他许多因素，包括投标人的建议、评标标准和本组织的各项方针。合同谈判是选择卖方的必要环节，要就双方的责任、义务和权限，适用的法律、技术和经营管理方法，以及合同价等取得一致意见。

在项目中对于选择设备供应商，就是在要求供应商能持续满足预先设定的质量标准的前提下，保证按时供货，也是项目按时完成及质量合格的重要保证。对此我们进行高度重视：一是把供应商组合起来，实行多种组合。多种组合，避免一类商品过于依赖一个供应商，每件商品应有两三个主要供应商为宜；二是按照价格带不同或价格带区别来选择供应商；三是重视实力雄厚、信誉良好的供应商，特别是关乎本项目关键的设备更是这样；四是采用竞争机制，建立战略合作供应商队伍。供应商选用是一个动态的过程，要建立相关的考核机制，对供应商队伍不断进行更新，优胜劣汰。要对订单进行有效的分解，多选择几家供货商，通过其供货过程便能发现优秀的、适合的供应商，以稳定采购质量。

我们根据公司技术标准和本项目对设备的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写“供方调查表”。对供应重要设备的供方除提供充分的书面证明材料外，还需要提供样品测试报告及小批量试用，合格才能供货，并填写“供方评定记录表”。应提供充分的书面证明材料：体系认证证书。然后建立“合格供方名单”。日常管理可建一张表格——“供方档案”填写包括：供方名称、产品名称、厂址、联系人、联系电话、供货日期、供货数量、合格数、合格率、交货期、价格、售后服务等。

四、合同管理

合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。

在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。为此我们专门设置了一个合同管理办公室，由精通合同的专业人员和日常管理人共同组织，以期合同管理工作达到专门化和专业化。项目采购前我们由专人收集以前合同谈判中的例外，以及主要负责人、律师的意见，规定哪些条款变动可以接受，哪些可以谈判，哪些则绝对不能变动。在标准文本的基础上，可加入与特定供应商有关的内容，这样就产生合同的初版，制定了标准的合同文本，同时要求所有设备供货商都必须采用我们制定的合同文本。

合同谈判其实是两部分，对内征得内部意见一致，对外说服供应商。这两部分交替进行，很容易旷日持久。对此我利用“单页战略总结”（Single Page Strategy）来帮助内部人员达成共识。我把合同的关键点总结在一页纸上，同时附上供应商的基本信息（例如规模、采购额、采购产品、与本公司的产品的关系、现有合同状况、当前最大的问题等），有助于尽快达成内部共识。合同谈判过程往返很多，变化频频，谈判时我们维持一个文件，分栏、逐点说明我方立场，同时也站在对方的角度考虑问题，力使双方达成共识。最后我制作了一份详实的合同谈判总结文件，这份文件有助于和上级主管层的沟通。因为他们需要知道更详细的内容，以供拍板决策；也可约束供应商，防止他们对已达成共识的内容反悔。

经过以上工作后，领导批准同意后就及时和设备供货商签定了供货合同。执行合同时，供货商按合同规定的交付时间、地方及设备质量方面等工作都做得很到位。

五、设备验收

采购设备到货后，我们在业主方、监理、供货方都在现场的情况下进行了验收。对设备及外包装进行拍照记录，检查设备和附件表面有无残损、锈蚀、碰伤等情况，重点检查主机、主要配件和主要工作面；数量检查以供货合同和装箱单为依据，检查主机、附件等设备规格、型号、配置及数量，并逐件清查核对；认真检查随机资料是否齐全，如说明书、产品检验合格证书、保修单等，计算机的相关技术资料应包括驱动程序等软件在内；注意检查设备的序列号和出厂编号；认真做好开箱清点记录，写明地点、时间、参加人员、箱号、品名、应到和实到数量；设备进行了加电测试，对设备进行至少 48 小时不间断的加电测试。严格按照合同条款、使用说明书、用户手册的规定和程序进行了安装、调试；对照产品说明书，检查设备的技术指标和硬件配置是否达到要求；设备试运行验收时认真做好记录；认真填写验收记录表。最后提交设备开箱清点记录表、设备加电检测记录表、设备开箱检验报告、序列号、现场照片等资料均作为验收的附件提交给项目部。

该项目顺利成功地实施完毕已经一年多了。回顾起来，应该得益于我们在项目进行的最初阶段就引入了采购管理理念和方法，对项目进行了科学、规范的采购管理。通过项目采购管理，使项目所有的组成要素在适当的时间充分地、有机地结合在一起，极大地提高了项目的实施效率。