office2019学习笔记

Office学习笔记

1 word快捷键和使用注意事项

1.1 快捷键

• 新建：Ctrl 和 n
• 打开：Ctrl 和 o
• 保存：Ctrl 和 s
• 另存为：F12
• 上标： Ctrl 和 shift 和 +
• 下标： Ctrl 和 =
• 划线：Ctrl 和 u
• 格式刷：Ctrl 和 shift 和 c/v(点击两次会可以一直使用)
• 居中对齐：Ctrl 和 e
• 居左对齐：Ctrl 和 l
• 居右对齐：Ctrl 和 r
• 分散对齐：Ctrl 和 shift 和 j
• Word标尺： Alt 和 V 和 L【标尺的三个功能左右缩进（这个是应用于鼠标所在的行），悬挂缩进（这个是对于除第一段之外的全部）】
• 复制操作：Ctrl 加 cv，Ctrl 加 d， Ctrl （这个如果是再加shift，就可以实现平移或竖直操作）
• 插入脚注：Ctrl+Alt+D

制表符（也叫制表位）的功能是在不使用表格的情况下在垂直方向按列对齐文本。比较常见的应用包括名单、简单列表等。也可以应用于制作页眉页脚等同一行有几个对齐位置的行。
我们在标尺的左上角可以设置制表符的类型，同时，我们还可以使用段落的制表位选择。
我们常见的目录就是我们制表符的一种形式，其中…就是我们的引导符。
对齐类型注意：
1.小数点对齐就是始终保持小数点是位于制表符所处的位置。
2.如果想要多次使用制表符，我们可以直接选中要使用的段落。
3.如果要删除区域制表符，我们就直接选中区域然后我们删除，或全部删除。

1.2 使用注意事项

• backspace：删除前面一个字符；delete：删除后面一个字符。
• 通配符。？代表一个字符；#代表多个字符。
• 语法检错。红色波浪线：拼写存在问题；蓝色波浪线：当前句子语法出现问题。（在审阅中的“检查拼写和语法”可以消除此项。同时我们还可以在设置中查看检查规则）
• word图片的格式选项可以实现图片的抠图。
• 表格公式汇总：
• 表格如果是复制的话，我们可以更新域，从而实现我们数据的更新。
• 分节符与分节符的区别：

分页符就是仅仅是下一页；分节符除了有下一页的功能外，还可以独立地设置这一页的格式。

• 脚注、题注和尾注的概念：

1.脚注标记就是我们对某个字添加一个数字，并在页面的低端做一个说明（脚注横线删除操作。进入视图，选择草稿，快捷键：Ctrl 加 alt 加 d。切换到尾注分隔符，点击删除，即可删除我们脚注上的横线了。）；
2.题注就是对我们图标、图像等事物进行标注操作；
3.尾注可以简单理解为最后的声明。

• 大纲级别是生成目录的关键。
• 特殊排版中的拼音可以先复制，然后我们在使用粘贴中的选择性粘贴实现：制(zhì)茶(chá)。这种效果。
• 对于处理类似于录取通知书，我们可以使用的是合并邮件操作，快速处理。（操作见下）
  

操作步骤：选择收件人->选择相关域（比如我们信中的<姓名>， 要先选中，在点击插入合并域）->如果要对我们数据有要求，我们可以使用编辑收件人列表进行筛选->预览结果，可以查看操作结果->完成并合并。

• 文档审阅和修订
  

1. 新建批注；
2. 修订操作，这个里面下划线，指的是替代，中斜线指的是删除操作。
3. 锁定修订，防止他人破坏。

• 文档保护操作

1. 我们可以使用保存文件时的常规选项；
2. 我们可以使用审阅中的限制编辑操作；
3. 密码一定不要忘记。

• 标记索引项

这里是引用

• 插入书签

1. 定位操作。就是我们查找、替换的第三个选项。可以快速定位到我们的位置。

• 批量操作时，我们可以使用开始邮件合并，这样可以实现快速多个邮件生成。

2 Excel快捷键和使用注意事项

2.1 快捷键

• 如何下拉生成1,2,3,4…。Ctrl 加 下拉操作（如果是我们直接下拉，是复制操作。有时候excl会智能判断，不需要Ctrl）
• 强制换行。alt 加 回车键
• 单元格格式快捷键。Ctrl 加 1
• 双击所选中的单元格行，可以快速调整单元格。

2.2 使用注意事项

• 等比序列操作。需要先选中我们要操作的单元格，然后我们在开始菜单栏选择下三角操作
• Excel里backspace键是删除当前格的内容，delete是删除所选格的全部内容
• 跨表格复制。alt 加 ctrl 加 鼠标拖动，注意：这里操作要将鼠标放在绿线框上
• 冻结窗口可以用于大数据操作等
• 降序是低的在下
• 数据验证可以为数据提供数据操作范围
• 分类汇总是一般都需要提前排序，并且不可以包含合并的单元格