商务系统系统分析

3.1  系统分析概述

在管理信息系统的生命周期中，紧接系统规划阶段的是系统开发，而系统分析阶段是管理信息系统生命周期中系统开发的第一环节，这一环节工作质量的高低直接影响到后继工作的进行, 特别是系统分析中产生的可行性研究报告和系统说明书。其中，可行性研究报告是系统开发任务是否下达的决策依据。系统说明书是整个系统分析阶段的工作总结，是系统分析人员和用户交流的主要手段，是系统建设领导部门决定是否进行系统建设的主要依据。

系统分析阶段的目标就是在系统规划所定的某个开发项目范围内明确系统开发的目标和用户的信息需求，提出系统的逻辑方案。系统分析在整个系统开发过程中，是要解决“做什么”的问题，提出逻辑方案，为了下一阶段进行物理方案设计，解决“怎么做”提供依据。

系统分析阶段的主要活动有：系统初步调查、可行性研究、系统详细调查、新系统逻辑方案的提出。

系统分析的工作特点：

1. 工作内容涉及面广，不确定性大。

2、系统分析工作主要面向组织管理问题，工作方式主要是和人打交道。

3、系统分析工作主要成果（产品）是文件。

4、系统分析的工作追求的是有限目标。

3.2  系统初步调查

系统初步调查是系统分析阶段的第一项活动，它的主要目标是从系统分析人员和管理人员的角度看新项目开发有无必要和可能。

系统初步调查采用的主要方式是系统分析人员与电子购物商城各级主要管理人员进行交流，并到经营管理现场参观了解情况，经过初步调查了解到，电子购物商城的基本情况为：

电子购物商城是欧尚零售有限公司为拓展公司业务所建立的商业网站。欧尚零售有限公司是零售行业中逐渐发展起来的公司，公司注册资金500万元。公司成立至今已逐步在零售行业中崭露头角。但面临入世以及以后更多的行业竞争，公司现有的销售渠道是制约公司不能长远发展的重要问题，公司希望通过电子购物商城的建立，改善公司的运营结构和作业方式，使之能适应信息化的发展战略和将来的行业竞争，同时提高公司员工的信息化意识，使公司能在将来的发展过程中不断壮大，公司实行总经理负责制，行政总监、财务总监、营销总监分别在行政、财务、营销等方面实施管理，向总经理负责。欧尚公司下设行政事业部、财务部、营销中心等3个部门。其中营销中心设立有电子购物商城，市场部，企划部，质检部，售后支持部。每个部门由主管实施部门的管理，由总经理负责公司全面业务的管理。

其中营销中心是欧尚公司的神经中枢，是企业业务的重点。营销中心设立有网络中心，市场部，企划部，质检部，售后支持部。各部门互相协调，综合管理实现整个营销中心管理的统一。

欧尚公司现行管理工作存在的主要问题是：

1、业务管理工作缺乏规范性，随意性很大，对人的经验和水平有很大依赖性，因此具体职能操作往往因人而异。

2、重要的客户信息和市场渠道分散在各个部门，各个销售人员手中，无法集中统一的管理和实现信息共享。

3、对潜在客户的销售过程也没有一种有效的手段进行有效的跟踪，导致各种信息不同程度的浪费，无法充分利用。

4、公司的商品体系，价格体系及服务体系庞大复杂、变动频繁，缺乏统一的控制和协调。

5、营销部门手工化的管理方式，缺乏标准化、系统化的管理方法，越来越不适应营销业务的运营，也和信息化的社会竞争不相符。

因此，为了改变现有状况，适应入世以及以后更多的行业竞争，公司希望通过电子购物商城的建立，改善公司的运营结构和作业方式，使之能适应信息化的发展战略和将来的行业竞争。

3.3  可行性研究

建设Web平台系统的必要性取决于需求的迫切性和实现的可能性。可行性并不等于可能性，它还包括必要性，如果领导或管理人员对信息的需求并不迫切或各方面的条件不具备，就是不具备可行性。

可行性研究是系统开发阶段的第二项活动。它是对系统进行全面、概要的分析。在本阶段可以从技术、经济和管理三个方面对电子购物商城系统的可行性进行分析研究，从而为确定项目开发决策提供科学依据。

1、技术可行性

由于公司领导对电子购物商城系统开发项目达成了共识，并拨出专项资金，用以购置建立网络中心所需的网络设备和软件，并配备系统管理员，负责整个系统的维护管理工作，具备了开发Web平台系统的基本条件。

为了今后的系统维护，公司准备联合具有丰富经验的软件开发人员共同研究，这为今后系统的顺利开发提供了有力的技术条件。

2、经济可行性

目前，公司的管理工作和服务工作存在盲目性、随意性、和无效消耗，不能保证营销部门的工作质量，影响商品的销售，给公司带来实际的和潜在的经济损失。虽然系统开发初期投资较大，但是，若开发成功本系统，将有助于公司更好地预测市场，更好的开发客户及时调整经营销售策略，在激烈的市场竞争中把握主动。因此，从长远利益考虑，本项目若能开发成功，它所带来的效益将远高于系统投入。

3、营运可行性

在公司的业务方面，由于日常信息处理量大，耗费时间长，出错效率高，在系统投入运行后，可以实现业务中的信息集中处理、分析利用信息和信息的交流辅助公司的业务监管和重大决定。并且可以实现公司进一步向网络服务发展，为信息工作打下良好的基础。

人员方面公司现有的近200多名员工中，其中60%以上具有IT专业技术职称，他们掌握的计算机技术，在这样的企业队伍中推行信息化建设可以达到事半功倍的效果。

电子购物商城建立后，可以改善公司的运营结构和作业方式，使之能适应信息化的发展战略和将来的行业竞争，同时提高公司员工的信息化意识，使公司能在将来的发展过程中不断壮大。

通过以上的研究和分析，认为系统开发所产生的效益将大于投入，所以开发本项目是可行的、必要的。

3.4  现行系统的详细调查

对现行的管理业务进行详细调查研究是了解系统需求和进行系统分析与设计的重要基础工作，因此要对电子购物商城的各项管理工作进行全面、细致、充分的调查研究。系统调研采取的主要方法是到经营管理的现场去，通过座谈、询问、观察甚至直接参与管理活动，自上而下逐步细化的进行了解，调查内容涉及上至企业发展目标、经营管理情况，下至具体职能管理工作和业务处理操作的网站经营管理全过程。

首先与网站高层管理人员进行座谈，了解网站的整体经营管理活动及他们对信息系统的需求，在此基础上，调研工作深入到具体各管理部门，从部门经理到具体基层管理人员，逐一进行详细的调查，了解各层管理人员的工作内容、方式和方法，了解他们对信息系统的需求情况，与他们共同讨论如何通过信息系统开展他们的工作以及辅助高层管理人员的决策。

本项活动的目标，在可行性研究基础上，进一步对现行系统进行全面深入的调查分析，弄清现行系统的运行状况，发现其薄弱环节，找出要解决的问题实质，确保信息系统比原来系统更有效。

3.4.1  组织结构分析

通过与欧尚公司各级工作人员进行交流，并参观其业务活动，对其组织结构进行分析，了解到欧尚公司下设行政事业部、财务部、营销中心等3个部门。其中电子购物商城，市场部，企划部，质检部，售后支持部，每个部门由均配备部门经理，欧尚公司组织机构图如图3-1所示。

图3-1  欧尚公司组织机构图

各部门岗位的主要职能如下：

1、财务部：负责公司全面的财务管理及监督相关税务

2、行政事业部：是公司全面日常管理工作的组织协调、综合管理部门，并负责公司人事、行政、后勤的管理。

3、营销中心：是公司的营销方面的参谋和执行机构。内容包括：营销策划、市场计划管理和产品调配、广告策划及宣传、对客户的管理，信息及反馈。

4、企划部：营销计划及任务安排，广告策划，市场动态分析，组织促销活动，业务预警等。

5、售后支持部：对所售商品，进行安装指导，客户使用过程中的信息反馈，并将商品质量意见反馈各有关部门。

6、市场推广部：负责公司商品和企业形象的宣传和推广工作。

7、质检部：按照国家质量管理要求对公司商品进行全面质量检测，达到最终合格。

8、电子购物商城：负责网上商城的管理和运行工作。

3.4.2  功能分解分析

随着公司规模的扩大，业务量和客户群的增多以及公司管理方式的不断改进，加之营销工作本身的复杂性和多样性，原有组织中某些业务部门的业务范围和工作性质都发生了变化，从公司的组织结构中已不能完全反映出该部分所包含的业务。如果从功能的角度来考虑系统的建立和开发，那么该系统对组织的变化就有一定的相对独立性。所以，要在公司的组织结构中进行功能层次的分析，电子购物商城组织结构功能层次图，如图3-2所示。

图3-2  组织结构功能层次图

各模块功能情况的说明如下：

1、客户管理：

客户管理主要是收集、制定和归档与企业相关的各级客户、各级分销商、竞争对手以及供应商等经济实体的详细资料。

2、商品管理：

主要负责对公司所销售的各类产品的详细信息、出库入库、转入转出、库存调整以及与以上业务相关的各类报表的管理。

3、销售管理：

主要负责为进行销售而开展的各项活动的管理、商品的发货管理以及对商品的退货管理和对各类应收帐款的管理。

4、服务管理：

将客户通过各种手段反映到公司的各类信息和服务请求进行分类汇总，并提交相关部门解决。

3.4.3  信息关联分析

电子购物商城作为公司商品销售活动的中心，需要联络和协调各业务部门，为客户提供产品和服务。与其他部门加强信息交流，互相配合形成紧密的合作关系。为了描述营销中心与其他部门的业务联系，可采用信息关联图来描述这种业务关系。

与营销中心相关的主要部门有：财务部、物质保障部、质检部、行政事业部等。电子购物商城与这些部门的信息沟通，可用图3-3所示。

1　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　7

2　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　8

3　　4　　　　　　　　　　6　　5

图3-3  信息关联图

1、日报表、现金、支票；2、各种收据；3、销售商品原材料采购；4、提供合格零配件；5、商品确保质量；6、保证售出商品合格；7、待聘人员资料，培训计划；8、信息回馈

3.4.4  业务流程分析

为了弄清各部门的信息处理工作，哪些与系统建设有关，哪些与系统建设无关，就必须了解组织的业务流程。按业务活动中信息流动过程，逐个调查所有环节的处理业务、处理内容、处理顺序和对处理时间的要求，弄清楚各环节需要的信息内容、信息来源、去向和处理方法，提供信息的时间和信息形态等有关调查情况并用“业务流程图”来表示。

业务流程图是一种表明系统内各单位，人员之间业务关系，作业顺序和管理信息流动的流程图。它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理迂回等，业务流程图中的符号说明如图3-4所示。

处理             数据存储          物或单据      物或信息流  业务处理单位

图3-4  业务流程图基本图例

电子购物商城提取商品业务流程图，如图3-5所示。

图3-5  电子购物商城提取商品业务流程图

3.5  新系统逻辑方案的提出

这一阶段的主要目标是明确用户的信息需求，包括组织、发展、改革的总信息需求和各级管理人员完成各自工作任务的信息需求。确定新系统的逻辑功能，提出新系统的逻辑方案，是系统分析阶段的最终成果，是系统分析的最后一项活动，也是形成系统分析结果的关键工作，这一阶段不但要利用前几个活动的工作成果，而且要在此基础上进一步调查、明确问题、进行创新。

本系统的逻辑模型主要以数据流图和数据字典为描述工具。在对电子购物商城的管理方式和业务流程进行分析和研究的基础上，通过对系统的初步调查和详细调查，按信息系统中应有的数据流和数据结构来勾画系统的概貌。

3.5.1  数据流图

为了建立一个满足用户需求的管理信息系统，系统分析人员应在深入调查、详细占有资料的基础上，集中分析管理活动中信息运动的规律和存在的问题，研究如何改善信息流的运动，满足用户管理决策活动中的信息需求。因此要对调查材料进行加工、提炼、抽出其中之反映企业信息运动规律的部分，把用户的需求“翻译”成对信息处理功能的需求，以建立系统的逻辑模型。

数据流图 (DFD) 是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与系统的物理描述无关，只是用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能。图形描述简明，清晰，不涉及技术细节，所描述的内容是面向用户的。因此数据流图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是系统设计的主要依据之一。

数据流图是在对业务流程图进行分析的基础上，从系统的科学性、管理的合理性、实际运行的可行性角度出发，将信息处理功能和彼此之间的联系自顶向下、逐层分解，从逻辑上精确的描述新系统具有的数据加工功能、数据输入、数据输出、数据存储及数据来源和去向。

1、数据流图四种基本成分组成：

外部项（外部实体）、加工（数据加工）、数据存储、数据流。

数据流图基本图例，如图3-6所示。

外部项　　　　　　数据存储　　　　　　　数据流　　　　　　数据加工

图3-6  数据流图基本图例

(1)、外部项（外部实体）：外部项在数据流程图中表示所描述系统的数据来源和去处的各种实体或工作环节。这些实体或环节向所开发的系统发出或接受信息。系统开发不能改变这些外部项本身的结构和固有属性。

(2)、数据加工（加工）：又称数据处理逻辑，描述系统对信息进行处理的逻辑功能。在数据流程图上这种逻辑功能由一个或一个以上的输入数据流转换成一个或一个以上输出流来表示。

(3)、数据存储：逻辑意义上的数据存储环节，即系统信息处理功能需要的、不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。

(4)、数据流：与所描述系统信息处理功能有关的各类信息的载体，是各加工环节进行处理和输出的数据集合。在数据流程图中数据流用箭线表示，箭头指处表示数据流的输送处，箭尾连接处表示数据流的来源。

2、数据流程图不但能够反映现行系统中数据处理的逻辑功能，而且能用它来反映将要建立的系统的逻辑模型，因此数据流程图是系统分析有利的工具，熟练的掌握数据流程图的画法，对系统分析至关重要，在数据流程的绘制过程之中应该遵循以下几个原则：

(1)首先确定系统的外部项，系统分析员通过对现行系统的业务调查首先要识别出不受系统控制但影响系统运行的外部因素，确定系统的数据输入来源和输出去向。

(2)高层数据流程图中一般只画出系统正常运行时的主要输入和输出，只反映主要的、正常的逻辑功能。这样做的优点在于这张高层数据流图使人一目了然，便于系统分析员和业务人员的理解和沟通。

(3)数据流程图可以与规划的企业模型相对应，系统各职能域及其相互关系用一级数据流图表示，对每个职能域的扩展形成的业务过程及相互关系用二级数据流图表示，对所有业务过程的扩展所形成的业务活动及其相互关系用三级数据流图表示。

(4)绘制数据流程图一般遵循从左到右、从上到下的原则进行，先从左侧开始画起，标出外部项。左侧的外部项通常是系统主要的数据输入来源，然后画出由该外部项产生的数据流和相应的处理功能。接受系统数据的外部项一般要画在数据流图的右侧。

(5)数据流程图需要进过反复的修改才能最终形成，因此可以首先画出草图，一旦定稿，就要正式绘制出系统的数据流图，在正式绘制数据流图的过程中要尽量避免线条的交叉，整张图的布局要合理、整洁和清楚。

(6)所有数据流图一定要经过仔细的检查以保证其正确性。

以电子购物商城订单审核数据流程图为例，其顶层数据流图，如图3-7所示。

图3-7  订单审核顶层数据流程图

销售订货数据流程图，如图3-8所示。

F1                        F2                        F3                     F4

                          F5                    F9                                                  F7

                                                                           F10

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　订货客户咨询记录　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　订货付款记录

                                         F6

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　订货客户记录

                                                                           F11

                                                                                           F8

图3-8  销售订货数据流程图

F1、订货要求　F2、订货要求　F3、产品价格　F4、订金收据　F5、修改订货要求

F6、订货修改记录　F7、收取货款记录　F8、订货产品明细　F9、订货客户咨询记录

F10、订货客户记录　F11确定订货

3.5.2  数据字典

数据流图重点在描述以处理逻辑为中心的数据的流入与流出，而对数据本身未加描述，影响了用户对数据流图的理解。数据字典是对数据流图的很好的补充，它是数据流图上所有成分的定义和解释的文字集合，它是对数据流图的各种成分起注解、说明的作用，同时它还对系统分析中其他需要说明的问题进行定义和说明。系统分析人员把不便在数据流图上注明而对于系统分析应该获得，对整个系统开发以至将来系统运行与维护是必须的信息尽可能放入数据字典。

数据字典对数据流图的描述尽可能说明下列问题：

1、什么？(是什么或是什么)

2、何处？(在何处来或者来自何处，去向何处)

3、何时？(何时出现，时间长短)

数据字典描述的主要内容有：数据流、数据元素、数据存储、加工和外部项，其中数据元素是组成数据流的基本成分。在系统分析中，数据字典起着重要的作用。它包含关于系统详细信息。一般说来，系统分析人员把不便在数据流图上注明而对于系统分析应该获得，对整个系统开发必需的信息，尽可能放入数据字典，部分数据字典如下所示。

表3.1  数据字典：数据流

数据流 系统名：销售订货                                         编号：  F1 条目名：订货公司                                       　别名：
来源：　客户		去处：P1接收订货信息
数据流结构： 合同编号＋客户名称＋签订日期＋商品型号＋数量＋单价＋总价＋供货日期 ＋付款情况＋签订人员＋备注
简要说明：营销人员根据客户要求签订订货合同，随时了解合同付款情况。
修改记录：	编写		姚刚	日期	2005.8.9
	审核		张晓峰	日期	2005.8.10

表3.2  数据字典：数据元素

		数据元素 系统名：销售订货                                         编号：  F1 条目名：签订日期                                     　　别名：
所属数据流：F1订货要求	存储处：订货客户记录
		数据元素属性： 代码类型：　日期型 取值范围：  2004－2010 意义：　　　客户签订订货合同的时间
		简要说明：由营销人员填写订货合同。
		修改记录：		编写	姚刚	日期	2005.8.9
				审核	张晓峰	日期	2005.8.10

表3.3  数据字典：数据存储

数据存储 系统名：销售订货                                         编号： D2 条目名：订货客户记录                                     别名：
存储组织：订货客户记录	记录数： 数据量：			主键：客户编号 副键：
记录组成： 　合同编号、客户名称、签订日期、商品型号、数量、单价、总价、供货日期、付款情况、签订人员、备注
简要说明：营销人员根据订货客户记录为客户准备商品。
修改记录：		编写	姚刚		日期	2005.8.9
		审核	张晓峰		日期	2005.8.10

表3.4  数据字典：加工

		加　工 系统名：销售订货                                         编号：  P1 条目名：确定价格                                     　　别名：
输入：客户订货要求	输出：价格和订货客户记录
		处理逻辑： 1、营销人员根据客户要求，向客户介绍价格。 2、如果是再次订货客户，应按原有下浮折扣点定价格。 3、第一次接触新客户，根据是否是直接用户介绍价格。 4、根据客户采购用量大小，掌握价格下浮程度。 5、根据客户付款方式的差别，掌握价格确定最终成交价格。
		简要说明：营销人员根据市场价格和有关优惠政策介绍价格。
		修改记录：		编写	姚刚	日期	2005.8.9
				审核	张晓峰	日期	2005.8.10

表3.5  数据字典：外部项

		外部项 系统名：销售订货                                         编号：  P2 条目名：客户资料                                     　　别名：
输入数据流：	输出数据流：
		主要特征： 客户编号、客户名称、所在省、电话区号、联系电话、传真、联系人、手机、地址、邮编、跟踪业务员、客户性质、备注
		简要说明：客户的基本情况。
		修改记录：		编写	姚刚	日期	2005.8.9
				审核	张晓峰	日期	2005.8.10