您应该托管自己的知识库吗？

知识库为您提供了对用户文档格式和构造的前所未有的控制。保持它与您的产品一起更新是一件轻而易举的事情，并且很容易利用捕获的使用数据来确定您需要改进的地方。
但是，既然您已经决定升级您的 Word 文档帮助手册或您的公司 wiki，那么最好的方法是什么？
无论你看到哪里，都有一家新的创业公司向你承诺一个越来越好的知识库体验。只要您支付月费，他们很乐意为您提供交钥匙包，让您在几个小时内启动并运行。
另一方面，自托管知识库也有诱人的解决方案。与自托管平台相比，SaaS 知识库具有哪些优势？哪个适合您的公司？
在本文中，除了找到这些问题的答案外，我们还将对最好的自托管知识库产品进行排名，并将其功能与商业同类产品进行比较。
您想要内部还是外部知识库？
我们在这里提到的所有平台都可以是内部和外部的，成本或功能没有变化。
但究竟有什么区别呢？
虽然外部知识库旨在通过允许用户在文档中更快地找到他们需要的内容来减少客户支持票证，但内部知识库是在考虑您的团队的情况下制定的。
它旨在减少每个员工的小问题：“我们如何做到这一点？“我们如何提交这个前景？”“我们如何对这个数据点进行编码？”
公司每天都在生成千兆字节的知识。试想一下，如果公司里的每个人都今天都离开了，培训一群全新的员工是多么困难！当有一个集中的知识数据库，每个人都可以随时添加和改进时，培训会更加顺利。
内部知识库也可以成为贵公司的用户手册，可能提供有关公司福利和政策以及员工需要遵循的程序的信息。
在设置知识管理解决方案时，确定您是需要内部知识库还是外部知识库（或两者兼而有之）是必要的区别。但是，两者都在自托管或第三方知识库上运行良好。

技术说明
如果你要认真考虑为你的企业建立一个全新的数据库，你应该对技术过程中实际涉及的内容有一个基本的想法。
知识库通常存储为一系列纯文本文件，并带有适当的标记，以便在 Web 浏览器或其他查看器中很好地显示。无论您如何查看它，它并不比带有指向许多其他文章和多媒体的 wiki 更复杂。服务器由PHP，MySQL和Apache提供支持。
这意味着您必须拥有一台专用服务器，通常运行Windows或Linux，并且已经安装了适当的软件包。从头开始在 Windows 上运行自承载测试安装需要大约 30 分钟的技术设置，包括使服务器安装的所有包联机。如果您以前从未这样做过，请添加更多时间来习惯安排MySQL权限。
如果你没有做这样的事情的经验，你可以立即看到问题。即使是技术知识相当的人有时也会遇到麻烦。但是，自托管知识库都带有出色的文档，通常还有视频教程。如果你有时间和耐心，这不是一项不可能完成的任务。
许多爱好者甚至最终完成了使用 wiki 软件和本地服务器设置自托管知识库的任务，因为开源 wiki 解决方案比开源知识库解决方案更多。硬件要求并不严格，因此无论您拥有什么设备都很容易上手。
那么，设置这些东西之一实际上需要什么呢？好吧，幸运的是，有些人已经创建了解决方案，将学习曲线从“技术爱好者”转变为“业余爱好者”。所有这些是如何工作的？
设置自托管平台的优势
毫不奇怪，自托管知识库相对于第三方知识库的第一个优势是控制。当您根据自己的规范设置所有内容时，您可以深入了解数据库的结构及其限制。
例如，如果您使用古老的笔记本电脑或Raspberry Pi运行所有内容，那么提供高清视频或大型照片库会有点困难。这是一个愚蠢的例子，但是当您从个人使用扩展到公司范围使用时，重要的是要记住服务器处理传入请求的实际能力。
无论如何，只要你有它的硬件，天空就是极限。您不必担心任何第三方公司对您的使用施加任意限制。实际上，您可以随心所欲地为不同的需求创建和托管不同的知识库。这就把我们带到了成本上。
存在适合不同市场需求的付费和开源自托管解决方案。记住，仅仅因为你自己托管它并不意味着你必须拥有每一行代码。有时，付费解决方案可以满足公司的需求，同时仍为您提供所需的自托管知识库控制。
免费解决方案可以在开源社区中找到，例如在生产力和数据归档亚文化中。在被技术包裹的一定程度上，通过标记所有内容并将其组织在一起，以易于访问的方式对生活进行分类变得越来越可取。这就是知识库的用途！
最后，对于许多行业来说，安全性至关重要。例如，销售健康保险的人必须遵守HIPAA对其数据的规定，并确保他们使用的每个软件产品也遵循相同的规则。
仔细查看一些托管知识库用户合同中的细则会发现，绝大多数都不符合HIPAA，因此他们建议在（罕见但合理的）数据泄露的情况下不要在服务器上托管个人身份数据。
这使得处理敏感数据的小公司陷入困境 - 要么冒着使用不合规托管平台的审计和处罚风险，要么完成建立安全自托管平台的工作，要么回到加密驱动器上的单个文件和文件夹。
你可以看到为什么有技术头脑的人会选择第二种选择。
当您设置内部知识库时，这一点尤其重要，因为您可能会将敏感的个人信息或有价值的公司数据存储在手册和指南页面中。
让我们仔细看看一些付费和开源系统，用于创建和托管您自己的知识库。
自托管知识库
WordPress Heroic KB
只需支付 129 美元的固定费用，您就可以将知识库功能添加到 WordPress 站点。
它包括一个实时搜索栏，并允许您对文章在搜索列表中的显示方式进行合理级别的自定义。
至关重要的是，它还包括用户对每个页面的功能进行投票的能力。在您的仪表板中，您可以看到按有用性排名的文章，以及哪些文章获得哪种投票的详细细分 - 但请注意，深入分析仅在 159 美元的价格点可用。
一个很酷的功能是该插件创建了一个单独的“知识库帖子”类型，可防止您将知识库信息与其他网站页面混合。您可以猜到，知识库帖子可以在短时间内变得非常丰富，并且与其他类型的帖子相比，知识库条目多得多的情况并不少见。
您的费用使您可以访问开发人员的支持和更新，以及与Slack，HelpScout等的集成。更高的定价层还使您能够在不同的站点上使用相同的插件。
FullHelp
顾名思义，FullHelp 是一个完整的帮助台解决方案，包括实时聊天和其他客户沟通渠道以及上面屏幕截图中所示的知识库。
一旦您为该软件付费，它将在您自己的服务器上永久运行 - 但一年后，除非您续订，否则您的支持和升级功能将消失。幸运的是，续订率实际上低于初始费率。
它的强项之一是本地化。该软件开箱即用，提供英语和西班牙语本地化功能，并且还可以轻松地将知识库快速本地化为其他语言。
设置演示很容易，但请注意，从技术上讲，它仍处于测试版中。在撰写本文时，发布版本是 0.10.1 – 在 1.0 之前还有很长的路要走。这意味着您最终可能会遇到一些稳定性问题。但是，到目前为止，开发人员在支持论坛上非常活跃。
客户关系管理
知识库只是SuiteCRM（一个免费的开源CRM平台）提供的众多功能之一。
不幸的是，编辑器相当基本，不允许简单或直观的标记和组织文章。这里的知识库更多地用于记录客户交互并能够在以后检索它们。
这是一个很好的功能，但是如果您需要知识库中的更多功能，例如版本控制或访问级别，则必须寻找其他地方。
免费的自托管维基
如果您正在寻找免费的知识库，您可能首先想查看一个自托管的wiki。
维基和知识库在几个方面有很大的不同——首先，维基上通常没有模糊匹配的实时搜索，也没有每个页面的用户评级。这些用户评分是你不会欣赏的，直到你最终拥有它们，因为它们是直接的用户反馈，其方式比直接征求意见调查要简单得多。
但是，如果您根本不需要这种功能，那么像 Wiki.js 之类的东西可能是您的答案。这是一个开源维基，旨在易于安装和自定义，更不用说资源轻量级了。
对于习惯于维基百科布局并期望文本繁重页面的更保守的用户来说，wiki 也可以更熟悉。信不信由你，有些人更喜欢没有大量交互式元素或华丽图形的 Web 1.0 体验。
请注意，您最终可能会因为传递知识库而错过尖端的客户服务工具。
自托管知识库的缺点
不幸的是，自托管知识库所获得的好处有几个主要缺点。
首先，您获得的支持有限 - 即使您购买的软件包中提供了支持。
这是因为知识库的任何问题都不可避免地是您设置方式的问题，或者软件本身的问题。从本质上讲，您将可能的支持问题分为两个地方，而您购买的支持团队将很难找出问题所在。
如果你使用开源产品？忘记集中式支持团队。在发现设置的实际问题之前，您必须搜索文档，论坛和消息线程以尝试大量不同的方法。
另一方面，当您购买托管解决方案时，您将获得作为核心服务内置于成员资格中的支持。例如，在Baklib，您将获得专门的支持人员，帮助您迁移当前的知识库。这种护理确实是有代价的，但考虑到高质量客户服务带来的好处，这笔钱花得值。
您基本上必须使用自托管知识库或自托管wiki自己管理所有内容。以升级为例 - 通常，如果您为自托管解决方案付费，您将获得一年的免费升级，但在续订后，您将失去进一步升级的能力，直到您再次开始付款。
在有限的支持下，很难摆脱“管理”知识库和“构建”它。使用适合您的工具会更愉快。
所有这些缺点都可以通过及时考虑使事情正常工作的成本来总结。
是的，在某些情况下，自托管知识库绝对是值得的，但是花在使事情工作上的额外时间最终会消耗不使用托管解决方案所节省的费用。
托管知识库解决方案
因此，让我们比较一下托管知识库中的一些主要名称。
托管意味着其他人负责将数据存储在自己的服务器上，因此您不必在您的位置拥有任何专用设备。
它是软件即服务，该服务正在帮助您提供出色的用户文档。
这意味着托管知识库公司提供更精细的服务，通常通过实时或电话聊天来指导他们的客户设置他们的知识库，甚至从其他来源迁移他们的数据。
Baklib
当然，Baklib 有许多优点使其与众不同。Baklib专注于为客户提供出色的知识库服务，而不是在整个客户服务或支持包上分散自己。它还设计为只需最少的培训即可使用，经过几次不同的设计迭代，以确保它尽可能易于使用。
使用Baklib，您可以在文本编辑器中获得完整的 Markdown 支持，并支持表格、图像、视频、代码和其他标注。而且还具有严格的备份和还原功能，可防止由于混乱的迁移而放错数据。当您在编辑过程中进行更改时，借助版本控制，您可以快速并排比较这些更改。
从后端来看，该体验专为编辑者设计，支持基于文章标签的批量操作。您可以同时移动、删除或隐藏文章组，还可以根据作者和类别进行筛选。当您拥有一个庞大的知识库，其中包含多个不同的贡献者分布在大量文章中时，这是绝对必要的。
如果您想了解使用 Baklib 构建的知识库是什么样子的，请查看Baklib官方网站上的文档。要习惯浏览专业编写的用户帮助文章的直观体验，没有比练习软件创建者自己编写的文章更好的方法了~