Outlook能帮你实现自动留言的功能

Outlook能帮你实现自动留言的功能

对于在办公室工作的朋友来说，突如其来的来访和外出是再经常不过的事情了，有些紧急的邮件因此就得不到处理。这时候与其让不知情的对方焦急等待，不如主动给他留言，告诉对方你在干什么更好。比如，我今日出差了，但有客人发邮件给我，我又不能在自己电脑面前回复她的信息，也就是说，如果她发给我，我的邮箱会自动回复一封邮件给她，告诉我的客户我出差了，有急事请发到另一个邮箱。就是这样的回执，如何设置呢？

 

在OUTLOOK软件里面是没有自动回复的，能否自动回复取决于你的邮箱。在网页邮箱内，如果你的邮箱没有自动回复功能，OUTLOOK怎么设置都不行。虽然MicrosoftOutlook的“外出时的助理程序”功能也可以帮你，但只有用户配置文件中包含ExchangeServer时才可以使用，比较麻烦，所以在这里我们使用另一种办法。

 

第1步：新建纯文本邮件

新建一个纯文本格式的邮件，请注意不要使用Word作为电子邮件编辑器，在邮件中输入希望自动回复时显示的内容，例如“抱歉，我目前有些事情临时外出，如果有紧急事情，请拨打电话010-12345678”之类的留言，当然不要忘记留下你的签名。

 

第2步：保存为模板文件

从“文件”菜单中选择“另存”命令，将刚才新建的邮件保存为Outlook模板，例如可以命名为“临时外出”。

 

第3步：设置规则

接下来，打开“规则和通知”对话框，新建一个规则，这里选择“从空白规则开始”，当然检查邮件的时间仍然是“邮件到达时检查”，然后在“想要检测何种条件”下选中“只发送给我”复选框，在“如何处理该邮件”下选择“用特定模板答复”，接下来单击“特定模板”下划线，此时会弹出一个对话框，这里默认只显示标准模板，请从“查找”下拉列表框中选择“文件系统中的用户模板”，然后定位到已保存的“临时外出模板文件即可。
提示：选择“用特定模板答复”是有原因的，这样的规则将只向每个发件人发送一次答复，从而避免了Outlook给和你发出多封邮件的同一个发件人发送重复答复，以后，当你临时外出时，Outlook会根据事先定义的模板和规则进行自动答复，你就完全不用操心了。