SAP中需要清帐的会计科目在建立时(T-code:FS00)的Control Data Tab页签上必须选上未清项管理,这些科目必须是BS科目。手工清帐的会计科目主数据Create/Bank/Interest的自动过帐标志不能选上。SAP中针对总帐、供应商和客户都有相关的T-code来进行手工清账。
手工清帐相关T-code:
(1)、F-03:手工清总帐未清项
(2)、F-44:手工清供应商未清项
(3)、F-32:手工清客户未清项
(4)、F-04:总账的带清帐的过帐
(5)、F-51:供应商的带清帐的过帐
(6)、F-30:客户的带清帐的过帐
在SAP中F-04、F-51、F-30功能一样只是初始屏幕显示的默认凭证类型不同而已。
看一个未清项的图,你可使用T-code(FS10N/FK10N/FD10N)查看余额再双击看明细,实际上是调用行项目查看T-code(FBL3N/FBL1N/FBL5N),当然可以直接使用后者查看。下面我们主要来说一下部分和剩余收付款。
无论是部分还是剩余收付款(收款:F-28,付款:F-53),以付款为例,当本次付款金额恰好等于选择的行项目金额和,行项目自动变成已清项。部分支付时假设业务场景为某供应商的一笔凭证号为51000000063的10000 RMB的未清项,本次支付9000RMB。如果采用部分付款时通常会产生一张新的KZ的付款凭证,原来的10000RMB的凭证依旧是未清项,本次付款产生的新付款凭证如下:
借:应付(某vendor) 9000 RMB
贷:银行存款 9000 RMB
在此要注意的是:新的KZ凭证产生的应付借项也是未清项(该付款凭证的贷方行项目是银行存款没有所谓的未清项),金额是9000 RMB。
如果采用剩余付款,则5100000063会变成已清项,同时产生一新的未清项凭证如下:
借: 应付(某vendor) 10000 RMB (5100000063成已清项清帐凭证为该次付款凭证)
贷: 应付(某vendor) 1000 RMB(新的未清项)
银行存款 9000 RMB
最后剩下的是贷方1000RMB成为新的未清项,原来的凭证5100000063则成已清项,新的未清项的Baseline Date自动为5100000063的Baseline Date。
通常企业用户也直接使用F-32/F-44清帐,该清账主要是把收付款产生的未清项变成已清项,一般在月底做。F-32/F-44清帐对客户和供应商的余额没有任何影响,当选择的金额和凭证的金额相同,就会产生一只有凭证头的清帐凭证,清账凭证在数据库中只有BKPF数据而BSEG没有行项目。
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