怎么组织和筹备一场大型活动？

从业10年，组织和筹备过的活动大大小小几十次，其中包括公司的各种年中/终会议、客户答谢会、论坛沙龙、双11和618大型直播爆破活动等等。

虽然每次活动或者会议的主题有所不懂，但是只要掌握了方法，就能够非常高效且全面地做好准备工作。

大体上，咱们可以每次活动或者会议分成两个部分：

一、活动策划/会议准备；

二、活动落地/会议执行

首先是活动策划，如果咱们是要办一场高峰论坛，那么在策划阶段首先需要：

1、确定论坛的目标和主题：

明确想要达到的目标，确定论坛所要讨论的核心议题和主题。

2、制定详细的议程安排：

确定演讲、讨论和互动环节的时间和顺序，确保每个议程环节都合理安排，充分利用时间。

3、邀请演讲嘉宾和专家：

选择有权威和经验的专业人士邀请作为嘉宾和演讲人，确保他们能够提供有价值的见解和观点。

4、场地和设备选择：

选择适合规模和需求的场地，并确保会议所需的设备和技术支持能够满足要求。

5、宣传和推广：

制定宣传计划，利用各种渠道进行广告和宣传，包括社交媒体、电子邮件、行业网站等。

如果不会写PPT，这里推荐一个最新的策划人必备的宝藏网站，不会写方案，没有灵感的时候能帮到你。

这个网站叫何策网，是一个策划人必备方案库平台，拥有大量活动案例可供学习参考。

在完成策划之后，其实一次会议或者活动的基本框架就有了，接下来就是落地执行阶段。

下面将以一次大型内部会议为例具体地讲解会议执行需要做哪些方面地工作：

1.会议准备：

包含会议信息确认（会议议程、会议通知、参会名单确认），物料准备（主KV设计、主KV背景墙、参会人员席卡、麦克风、参会人员纸币、会议座位图、签到表、饮用水和茶歇、PPT计时器、翻页笔等），会议材料收集与审核（演讲人员PPT、串场暖场PPT、暖场音乐等），会场布置（桌椅、席卡、纸币、饮用水、茶歇摆放到位）。

2.会议执行：

现场推进（会议签到、会休等），会议控台（现场PPT、音频播放等），会议摄影。

3.其他事项：

外地参会人员酒店住宿安排、工作餐安排、晚宴安排（名单、分桌安排等）、会后材料输出（会议纪要、宣发资料等）。

接下来还需要做以下几件事：

1、开kick off meeting

实际就是把这次会议或者活动的相关协作部门和人员召集起来开一个开工启动会，再一次明确上述TDL的分工和完成时间节点是否有疑义。

2、细化活动rundown或者会议议程表

实践证明，这部分工作准备的越细致，考虑问题越全面，现场出bug的可能性越小。

3、做一份详细的预算计划表

这部分可是要报老板审批的哦！

4、会议之前务必预留时间CUE一遍所有流程

大型活动之前务必彩排，尽量把可能的突发情况全部预演到。