“打工人”都在用的邮件使用规范

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对于初入职场的新人，当遇到什么事情需要邮件处理的时候肯定是懵的，想起自己当初也是，经过一段时间的学习和实践，总结了一套使用规范和需要注意的点，分享给打工人。 

 

目录

一、为什么要使用邮件

二、邮件用来做什么

三、用什么邮箱

四、邮件怎么写

1.写作原则

2.如何写主题

样例：

3.如何写问候语

4.如何写正文

样例：

5.必要的附件不能少

6.结尾签名

五、邮件怎么发送

1.发送抄送和密送

2.抄送多人时是的排序

六、自动回复

七、最最最最重要的

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一、为什么要使用邮件

• 邮件相比于其他通讯手段，语言更加正式。
• 转发不会失真
• 可保存，有文字依据和法律效力

二、邮件用来做什么

• 请求批示
• 汇报工作
• 信息发布
• 事项确认
• 传输资料
• 事件跟进

三、用什么邮箱

• 一般公司会给员工专属的公司邮箱
• 还没入职，尽量不要用qq邮箱，显得不正式
• 如果有对外交流，建议用outlook

四、邮件怎么写

1.写作原则

• 语言正式，用词准确
• 不能出现错别字
• 表达要清晰
• 态度要客气
• 字体微软雅黑，字号要有层次和区分，颜色要有区分，但一篇不超过三个颜色
• double check

2.如何写主题

• 主题不要空着
• 主题不要过长
• 一个邮件只有一个主题
• 回复时要针对内容修改主题

样例：

【请审批】部门培训申请

【请确认】考试时间确认

【会议通知】XXXXX在XXXXX召开XXXX会

3.如何写问候语

• 多人用“大家”，“All”
• 对外熟悉的带职务。“xx总”，不熟悉的用 先生/女士，性别不要搞混。
• 最简单 您好
• 结尾： 祝好/祝工作顺利/BestRegards。

4.如何写正文

• 说明身份
• 说明事情的来龙去脉，但语言要简练
• 说明最终的诉求
• 要有分点说明，重点分明
• 善于使用表格和图片
• 一次把事情说完，不能像发微信一样

样例：

5.必要的附件不能少

• 正文对附件的内容做简要说明
• 附件文件命名规范
• 多个文件要分类压缩成一个或多个，不要太多

6.结尾签名

• 一般是个人信息，也可以写座右铭，公司口号
• 字体与正文一致，字号稍小
• 要根据发送对象适当选择

五、邮件怎么发送

1.发送抄送和密送

• 发送的人是你主要要联系的人，他需要对你的内容做出处理或者回复
• 抄送的人一般只需要知道这件事，不做处理。你抄送了谁互相之前都能看见。
• 密送相当于秘密的抄送，互相看不到。在对外工作时记得要密送你的老板。

2.抄送多人时是的排序

• 通常是按职务先高后低，职务相同按首字母排序，或者将你的直系领导放前面。
• 客户要放在本公司领导前

六、自动回复

休假期建议设置自动回复，并留下联系方式，以便处理重要事情，休假结束记得关闭自动回复。

七、最最最最重要的

不要发错人！！！

不要发错人！！！

不要发错人！！！

 

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