如何应对软件项目的投标答辩

 

            

                                               图：答辩PPT项目实施过程管理页

投标答辩是招投标过程的开标和评标环节，也是投标的最后攻坚战。

 

投标文件封装及证明材料准备工作

2014年10月21号就要开标了，开标的前两天。标书编制工作已经全部完成。此时很重要的工作，就是要读透投标文件注意事项，投标文件注意事项参见附件8，严格按照投标文件注意事项内容封装标书和准备相关投标所需的资质、证明材料。

 

编制答辩PPT

编制答辩PPT的工作非常重要，投标方的公司实力、对工程的理解，所投项目需求的理解、设计方案、实施方案、团队能力、项目的售后服务等都要浓缩在20多页的PPT里，通过15分钟讲述，让评标专家快速了解你的投标书内容。

 

PPT内容分配

编制PPT的具体思路是分析招标书的应答指标，按照指标分值排序，然后将同类指标合并，分配PPT页数。下面以本项目为例进行说明。

对项目招标书进行指标汇总分析后，分为下面几个部分：

（1）公司资质和实力7分

（2）类似项目业绩3分

（3）项目需求理解10分

（4）系统设计方案32分

（5）项目实施方案10分

（6）项目实施团队5分

（7）项目实施保障12分

（8）质保与维护3分

明确了要讲述的内容后，可以适当分配每部分需要讲述的PPT页数，编制时可以适度调整每部分所占页数。答辩时间是15分钟，按照1分钟2页的速速，大约最多可编写30页PPT。每部分内容页数粗略分配如下：公司资质和实力2页，类似项目业绩1页，项目需求理解6页，系统设计方案11页，项目实施团队1页，项目实施方案5页，质保与维护1页，总计27页。

 

PPT重点讲述内容

汇报内容很多时，我们就需要抓住汇报重点，重点讲述评标专家关注的部分，尽量讲述强项，避免弱项。

（1）公司资质和实力

重点讲述公司的规模、投标项目行业经验、技术能力。

（2）类似项目业绩

如果有的话，就说一下，当然PPT最后附上证明材料。譬如：合同扫描件等。

（3）项目需求理解

本部分是讲解重点之一。首先对项目做个概况介绍，概况本项目的主要建设内容，不要抄袭标书内容，用通俗易懂、不失专业的话概括项目内容；然后讲述项目要解决那些问题，以及解决这些问题的必要性；最后讲述项目业务的具体应用场景。

（4）系统设计方案

本部分也是讲解重点之一。要用通俗易懂、不失专业的语言讲述项目的体系结构、架构设计、项目全局数据流、系统逻辑关系、技术应用创新等内容。最好是图文并茂。

（5）项目实施方案

主要讲述项目实施计划、项目预算、人力投入等内容。

（6）项目实施团队

主要讲述项目负责人以及核心成员的资质和项目经验。

（7）项目实施保障

主要讲述项目实施的组织结构、项目管理过程、实施协作、知识产权管理等内容。

（8）质保与维护

主要讲述公司的售后服务能力和提供项目售后维护的服务承诺。

 

PPT讲述顺序

讲述顺序主要还是看个人怎么讲着方便来，没有什么硬性要求。从评标专家角度去看的话，先讲需求部分的项目概述，让专家首先了解你所投的项目；其次再讲对项目的需求理解，让专家对项目的理解更透彻一些；在专家理解所投项目是做什么的基础上，再讲公司的资质和行业经验，告诉专家，我做这个项目没有问题；接着讲述技术方案，让专家明白，我已经有一套成熟的技术方案做这个项目了；最后讲述项目实施保障手段和方法，得到专家最终的认可。

 

答辩注意事项

（1）熟悉答辩流程

整个流程分为答辩人员签到候场、工作人员按顺序通知进入答辩室、答辩单位人员项目陈述、针对评委提问回答问题、退场五个步骤。

（2）严格控制时间

要在规定时间内把答辩要点讲完，不要超时。本项目答辩时间20分钟，其中，陈述时间15分钟，回答评委提问时间5分钟；

（3）突出答辩重点

PPT制作要以投标书为蓝本，搭配一些描述或图片，页面不要繁琐、花哨。每页文字一般不超过40字，按每分钟讲2-3页准备。要重视图片说明，更直观、真实地展示项目。提供的图片质量要高，与投标的项目要相关。主题突出，切忌面面俱到，要按照答辩人的记忆思路和语言风格反复修改和练习。

答辩过程中要思路清晰，语言简练，数据详实。答辩人不能照本宣科，要将答辩内容烂熟于心，达到陈述流畅、一气呵成。

 

掌握答辩技巧

（1）要做好做细答辩的前期准备，包括陈述文稿、PPT等。

（2）在仪表形象、行为举止、口头表达等方面做好准备。着装方面，最好是穿正装、打领带。使用普通话进行陈述答辩，不要用方言。

（3）做好开场白，简单介绍参加答辩的人员，比如“各位专家上午好，我是xxx，我们的团队成员有xxx”，要注意语气、语调、态度。

（4）调整好心态。把自己当成专家，保持轻松自信，带着营销的心态来介绍项目创新优势、品牌塑造、盈利点等方面。要放松心情、注意调整气氛，控制好交流情绪和语调。

（5）灵活生动地进行陈述，不要照读PPT，语言要通俗易懂，用最简练的语言把要点部分介绍出来。对于专家提出的尖锐问题妥善应对，要控制好情绪。适当和专家交流，注意观察专家的表情。突出亲和力和感染力，通过眼神和肢体动作达到和评委的沟通，引起他们的好感。

（6）回答问题态度要谦虚，切不可跟评委争论！！

（7）评委提出问题后可以回答：“您说的对，您考虑的这个问题我们是这样做的......”。

（8）存有不同观点的问题可用“请您多指点......”"指教......“，“我们从您这学到很多东西，对我们帮助极大，以后还要请教您......”等等。

（9）请不要刻意担忧答辩时间限制，要抓住自己有优势的、专家又爱听的提问点尽情发挥。

 

其他注意事项

（1）项目负责人在答辩开始前30分钟到答辩会场报到。项目负责人本人如不能参加答辩，视为自动放弃。

（2）入场答辩人员为项目负责人、项目团队核心成员、财务人员5人。

（3）入场后，保持手机静音状态。

（4）入场后，一般主评委都有导语，要等主评委导语说完以后，工作人员开始计时，再进行正式陈述。