FI03-会计科目主数据维护

总账科目的定义无疑是会计核算的重要前提之一。完成上一篇文章所述之相关设置后，还要设置field status variant，才可以在系统中创建会计科目。

一. Field status variant (以下简称FSV) 的作用

在输入会计凭证时，每一行 (line item) 都有很多的字段(field)可供输入，但一般情况下，我们用不上所有字段，太多了。所以，为简化输入，SAP 系统先定义一个叫 field status variant，其中包括各种不同的 field status group (以下简称 FSG)，规定什么字段是必输的 (mandatory)，什么字段是可输也可不输的 (optional)，什么字段是隐藏 (hidden)的。然后，在定义科目主档时，选择一种 FSG 作为这个科目的属性，就可以控制这个科目的显示格式 (layout)。

双击field status group，可进入FSV设置界面，但只能显示设置内容。

二. FSV设置概述

1. Define field status variants
2. Assign company code to field status variant

三. FSV配置图解

1. Define field status variants

Menu Path	IMG → Financial Accounting (new) → Financial Accounting Global Settings (new) → Ledgers → Fields → Define Fields Status Variants
T-code	OBC4

1) 尽管可以从头建立一个新的FSV，但不建议。可以从variant 0001复制一个，节省工作，也为其它配置容易衔接。从0001复制一个FSV：9000。选中9000这一行，然后双击左边的Field status group文件夹。进入下一界面

这些都是系统已定义好的field status group (FSG)，可以根据需要进行修改。以下以G001为例

2)选择G001行，双击进入下一界面。系统将需设置字段进行分类，双击其中一行，可进行明细设置。

3) 如果想让某字段为必输，则选中Req. Entry，如果不强制，则选中Opt. Entry，如果想隐藏，则选中Suppress。用同样方法对其他类别。设置完成后储存。

2. Assign company code to field status variant

Menu Path	IMG → Financial Accounting (new) → Financial Accounting Global Settings (new) → Ledgers → Fields → Assign Company Code to Field Status Variants
T-code	OBC5

这样，Company code 9999所使用的FSV就是9000了。

四.维护会计科目主档

经过上一个step的设置，现在就可以设定会计科目主档了。

1. 维护科目主档的途径

SAP系统维护总账科目可以单一维护(individual processing)，也可集中维护(collective processing)。维护可以分两个层次，先在COA level维护，再在company code level维护。也可以一次性同时维护好COA与company code层次的数据。相关Tcode如下：

FSP0 Maintain G/L accounts at COA level, individually
FSS0 Maintain G/L accounts at company level, individually
FS00 Maintain G/L accounts at both level, individually
OB_GLACC11 Maintain G/L at COA level, collectively
OB_GLACC12 Maintain G/L at company level, collectively

维护操作的主档比较简单，下面只对重要字段作出说明。

2. 科目主档重要字段说明

1)

Account Group，请参看上篇文章中定义的科目群组。

2) 科目是资产负债表科目还是损益表科目

如果储存后发现错误，默认情况下系统不允许修改。修改需要用tcode: OBA5将消息号为FH602的消息更改为warning message才可修改。如果是将P&L科目更改为BS科目，系统还会检查是否有关联的成本要素(cost element)，如果有，要先删除成本要素。

注意OBA5是修改FI模块的消息控制(message control)。

3) Account Currency

如果货币设为本位币以外其它货币，则科目只能用该货币过账，如果货币设为本位币，则科目可用任何货币过账。(If a currency other than the company code currency is specified, users can only post items in that currency to this account. (An exception to this is exchange rate differences resulting from valuating G/L account balances.), If the company code currency is specified, users can post items in any currency to this account.)。

这种设置有时会有一些麻烦，比如有一个现金-RMB科目，如果RMB是本位币，则不能限制这一科目只能输入RMB。

4) Only balances in local currency限本国货币余额

If this indicator is set, account balances will not show in separate currency, all in base currency.(This is because the account is posted in local currency.) 如果设置，科目余额将不能以不同货币显示，只能以本位币显示

 

SAP 系统有一个特殊科目GR/IR，必须设为only balances in local currency，否则在过账时，系统会提示编号为F5672的错误。错误消息大致为：G/L account 9999 302010 not consistent。

 

5) Reconciliation account 统驭账户

Define the account to be a reconciliation account, which ensures the integration of a sub-ledger account into the general ledger. This means that a posting to a subsidiary ledger posts to the corresponding recon. Account in the G/L at the same time.(Asset, Customer, Vendor). Recon. Account cannot be posted directly

定义一个账户为统驭账户，可以保证总账科目与明细科目的集成。即明细科目的过账也会同时过账给总账科目。统驭账户不能直接过账，常见的如资产、供货商、客户。

6) With Open item management 未结项目管理

对设为有open item管理功能的科目，系统会有一个结清(cleared状态，并以红灯、绿灯标记某一行是否结清。只有在外币、本位币同时为0时才可以结清。下面是预提费用(Accruals)的明细显示：

绿灯表示已结清，红灯表示未结清(open)。有了这一功能，省去手工编备查簿，明细表等工作。

注意，如果科目设为普通科目，有交易后又想改为open item科目，系统不会允许修改。错误消息号也不可以更改控制。如果想将一个有open item management的科目改为普通科目，则要先结清所有明细后再更改。

7) Sort Key 排序码

Sort key determines the assignment field in doc. entry. By default, the system will sort the line items by the assignment field. 排序码决定凭证录入时如果手工不填写Assignment字段，则以sort key规定的方式填写Assignment字段的内容。默认情况下，系统按排序码进行排序。

8 ) Field Status Group 欄位狀態群組

即是上步设置的内容，控制字段是必输、可选还是隐藏。

9) Post automatically

对有些系统通过科目确定(account determination)自动过账的科目，勾上此选项，则不可以在FI模块手工过账。比如： 原材料-XXX，是MM模块自动过账，就须勾上。

10) Edit cost element

如果会计科目是P&L科目，还需要维护cost element。根据设置不同，cost element可手工建立，或由系统自动建立。在手工建立cost element的情况下，则可通过此按钮建立cost element，或由CO模块用Tcode: KA01创建。如果是自动建立cost element，则不需管它。

另：根据GC配置， COGS科目没有成本要素。原因待研究

11) 工具按钮

按钮分别为：

1) Display 显示
2) Change 更改
3) Create 建立
4) Create with Template: 用模板建立
5) Block for posting 锁定过账
6) Mark for deletion 标记删除

删除的科目仍然可用，系统只是给出一个警告信息。如果想锁定过账，请用Block功能。

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