做项目管理，跟踪项目应该重点跟踪哪些事项？

项目跟踪又叫项目检测，是指项目管理人员，依据项目的目标和规划，在项目运行过程中对项目状态以及相关要素进行及时的、连续的、系统的记录和报告。项目跟踪是必要的，因为它可以证明项目的相关计划是否可执行，也可以说明相关计划是否可以被完成。

项目的跟踪是项目全生命周期管理的重要一环，跟踪环节的落实可以适时对项目进行改进，减少项目的风险，及时解决和改善相关问题。

项目跟踪实施人应该是项目经理，因为项目经理负责制定项目相关计划，并进行工作的协调和调动。项目跟踪的主要目的是给项目经理的工作提供参考，跟踪的数据和结果是项目经理“最好的教材”。

一、项目跟踪的好处

项目跟踪主要针对计划、任务、成员、资源四个方面，及时、准确、系统的跟踪，可以帮助项目经理合理调配资源、科学推动项目进度、管理和考核项目成员。

①有助于推进项目进度

项目一旦开始，项目经理就必须要做出详细的项目计划，明确项目的责任人以及开始和结束时间，在项目计划发布的同时，项目的跟踪也要随之开始。项目成员的执行工作组成了项目的进度，项目经理及时跟踪和管理好项目成员的工作，可以有效推动项目进度的有序进行。如果没有项目跟踪这一环节，项目成员在执行过程中如果发生了延误或者错误，项目经理就很难及时了解并作出相应的调整和反应，该项目任务就无法照常进行，严重还会影响整个项目计划。

②有助于合理分配资源

一个企业往往有多个项目并行，很可能出现资源不足的情况，如果缺少跟踪环节，资源管理人员就无法了解到员工的忙闲状态，很难合理的分配资源到相应的项目上，可能出现某些人员任务过于饱和、某些人员无事可做的情况。如果一个项目成员身上的任务过于饱和，项目延误的风险就会增高，对于具体项目的项目经理来说都是很大的难题和挑战。

③有助于人员考核

分解和发布了相关的项目计划后，如果项目经理持续对人员和任务进度进行跟踪管理，可以促进项目经理对项目成员的了解，包括每个成员的性格特征、兴趣专长等，这可以帮助项目经理不断完善项目计划，合理利用好每个项目成员的优势。同时，对项目成员的跟踪，还可以评估项目成员的工作能力，是否按时完成任务、完成工作量的大小和完成质量……很多信息都可以体现出来，将这些信息量化处理，可以作为对项目成员的考核依据。

二、项目跟踪的方法

在具体的项目管理活动中，借助于专业的项目管理工具，搭建项目管理信息化系统，将项目的全生命周期包括项目跟踪都进行数字化处理，项目跟踪管理会更加灵敏和科学。

①对比分析项目计划和实际的完成情况

项目计划是项目管理中至关重要的环节，也是项目跟踪的重要参照，制定科学合理的项目计划，才能让后续的跟踪环节及时、有序。

制定项目计划还要注意层次结构，面对不同的项目角色要展示不同的项目计划。高层领导作为多个项目的管理者，也需要做项目跟踪的工作，但其不需要了解具体的项目任务，而是要跟踪项目在重要节点的进度和质量。因此项目经理需要制定里程碑计划，在项目的重要节点设置里程碑，汇报进度和提交交付物，方便高层领导跟踪评审。如图，项目经理制定好里程碑计划表之后，相关责任人需要在规定时间内将真实的情况和阶段交付物进行反馈，高层领导就能及时评估，在红框处的【状态】栏进行反馈，并做出相应决策。

项目经理主要对项目成员的执行工作负责，因此其跟踪活动要比高层领导的更细节和琐碎，项目计划也需要更详细。这时候WBS分解计划显然更合适——项目经理制定好每个项目任务，安排合适的责任人，并计划好开始和完成时间，科学完善的WBS分解计划就成为了项目经理跟踪管理的参考数据，再利用工时单反馈项目成员的实际工作情况，将实际的数据与计划数据进行分析比较，项目经理很容易跟踪到项目的健康状态，如图，员工填写完工时单的内容和进度之后，系统会将其显示在WBS处，并用颜色提示项目经理，如果提示红色，意味着该任务延误，项目经理可以找相关责任人了解原因。

②监控资源的饱和状况和使用情况

项目的资源归资源经理或者部门经理管理，但资源的分配情况也影响着项目的进度。所以项目经理需要密切跟踪项目成员的工作饱和情况，一旦发现哪个项目成员的工作过于饱和，要及时反馈给资源经理或者部门经理，进行相应的调整。

同时，资源经理或者部门经理也可以通过项目管理工具制定资源排期表，让系统自动预警资源的分配情况，减少项目经理的工作量，如图，将所有员工放在这一资源排期表上，系统可以根据员工负责的项目任务判断其饱和状况，并用颜色预警。

 ③监控成本的情况

项目的成本影响着项目的质量，如果一个项目成本超过计划太多，即使成功验收，也很难算做一个成功项目。对项目成本的跟踪也分为两部分，一个是成本计划的制定，一个是实际花费的反馈，将二者的数据进行对比，项目经理可以分析其中的原因，并及时调整相关计划，从而达到降低成本、提高收益率的目的。如图，如果利用项目管理工具，将计划成本和通过费用单得到的实际成本汇集在一起，系统会自动计算其中的偏差，并用颜色示警。

三、总结

项目跟踪环节作为项目管理的重要环节之一，其目的在于帮助项目管理人员及时找到潜在风险和问题，在不可修复的危害发生之前，有效解决或修复，这一过程非常看重即时性和准确性，而借助于专业的项目管理工具，项目信息和数据的运行流转可以更灵敏，可以有效提高项目管理人员跟踪管理的效率和准确性。