我学ERP 之 金蝶ERP-K3_第7章采购管理

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金蝶ERP-K3_第7章采购管理

7.1 概述

采购是企业实现生产经营的必要过程,只有正确的采购物料,才能保证正常的生产活动,并且通过各种账表分析能有效的控制采购成本。金蝶K/3 ERP采购管理提供合同、申请、订货、发货及开票的完整采购流程,可对采购价格和执行状态进行实时监控。

采购管理系统即可以单独使用,又能与物料需求计划、库存管理、销售管理、存货核算和应付款管理集成使用,提供完整全面的业务和财务流程处理。

 

1.使用采购管理系统需要设置的内容

2.采购管理系统可执行的查询与生成的报表

3.采购管理系统每期的操作流程

4.采购管理系统与其他系统间的数据流向

 

 

7.2 初始设置

       初始化设置是对本系统的核算参数和基础资料进行设置,如设置某年某月使用被系统,这样才能知道期初数据应该录入什么时候的数据;只有基础资料设置成功后才能正常进行单据处理。

 

 

7.2.1 初始化

1. 系统参数设置

2.初始数据录入

初始化数据录入时设置本系统启用时无聊的期初数据,如某物料的期初数量是多少、金额是多少。

 

3.录入启用期前的暂估入库单

       此功能是录入已经收到的货物,但是供应商还未开具发票时,暂估入库成本的单据。录入暂估入库单是为了收到供应商发票时,重新核算材料录入成本。

 

4.启用业务系统

 

7.2.2 基础资料

基础资料是系统填制单据和查询报表的重要组成部分,只有正确填制基础资料,在以后的系统使用过程中才能顺利引用数据。系统分为公共资料和采购管理基础资料两种,公共资料是必须设置项目,采购管理基础资料则视管理要求来确定是否进行对其设置。

 

公共资料:科目、币别、计量单位、供应商、部门、职员、物料和仓库,公共资料是本系统所涉及的最基础的资料,必须设置,否则在进行单据处理时会受到相应的限制。

 

采购管理基础资料:金蝶K/3系统为用户提供“公共资料”的同时,又针对单独模块管理、批号管理维护、供应商供货信息维护、备注资料、条形码规则、条形码关联、物料辅助属性、序列号管理、存量管理。

 

 

1.      付款条件

付款条件是进行采购业务时对供应商应付款事项的约定,如出货后15天,出货后30天,月结15天等付款条件。当付款条件设置后,在供应商档案中的“应收应付”标签页中关联付款条件,这样在录入采购入库和采购发票时,可以根据预先设置的付款条件计算出该笔业务的应付款日期,从而方便应付款提醒或财务人员进行账龄分析。

 

2.      采购价格管理

采购价格管理是录入同一物料不同供应商供货时的采购价格,这样方便采购员对物料的采购成本进行管理,并且系统提供“最高价格”限价功能,当录入的采购价格高于该价格时,系统弹出预警信息。

       价格资料维护好后,在录入采购申请单和采购订单时,系统会自动从价格资料中提取单价,这样省去手工录入单价出错的麻烦。

 

3.      供应商供货信息

供应商信息是用来管理同一供应商供给何种物料,以及反查同一物料由哪几位供应商提供等事项。

 

 

7.2.3 系统设置

系统设置是针对本系统的一些控制进行设置,如对单据打印是否进行控制、单据编码的自定义格式等进行设置。采购管理和销售管理都通属于业务系统,所以销售管理的系统设置也同时应用到采购管理系统的系统设置中。

 

 

7.3 日常业务处理

基础资料、初始化设置和系统设置完成,可以进行日常业务处理,日常业务处理包括各种采购单据录入、查询和修改等操作,以及根据录入的各种单据,查询相关报表,以对企业的采购状况做出预测和分析处理。

 

7.3.1 采购合同

       采购管理系统下的合同管理主要是针对应付类合同的管理,可以完成合同的新增、审核、修改和打印操作,并且根据录入的合同资料,以及该笔合同的执行情况,可以查询到合同金额执行明细表、合同执行情况汇报表、合同金额执行汇总表和合同到期款项列表。

应付合同与应收合同比较是功能相同、方向相反的单据。

 

7.3.2 采购申请

采购申请单是各业务部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、销售订单或零售需求等情况,向采购部门提请购申请所填写的单据,只有申请单经审核后方能生成采购订单。

       采购申请单同时可以接受从“物料需求计划”模块投放生成的采购申请单,在“采购申请单---维护”中可以查询。

 

1.采购申请单维护

2.采购申请单手工录入

3.采购申请单基本操作

4.采购申请单 - 生成采购订单

采购申请单生成采购订单的方式有两种,一种是由采购申请单直接生成采购订单,另一种是在录入采购订单时,选择采购申请单作为源单据后,再选择由哪张申请单生成采购订单,两种方法达到的目的一样,只是操作方式不同。采购申请单生成采购订单的前提是该报价单已经审核。


 采购业务员需要重点以下几项内容:

    关闭标志:未显示,表示采购申请单未完全下达采购订单;显示“Y”,表示按照采购申请单已经下达采购订单。

    到货日期:这是计划员根据销售订单要求送货日期,以MRP公式计算出来的每一物料要求的“到货日期”。采购业务员必须跟踪好采购订单执行情况,以保证采购物料在此时间到货,这也是采购业务员的基本工作要求。如果采购的物料不能按照“到货日期”到货,过早到货则会造成仓库物料过多,存放成问题且物料资金积压;过完到货,则会造成物料到货时间不同意,无法将物料发送到生产线组装,从而拖延客户的交货日期,由于其他物料过早到货,造成仓库存放困难及材料资金积压。

    建议采购日期:这是系统根据该物料要求的“到货日期”减去该物料的采购提前期而得到的,如果采购提前期有变动,采购员可以根据实际情况变动下达采购订单。 

    关联数量:是查看该笔采购申请单有多少数量被关联生成采购订单。当申请单数量减去关联数量,就是该申请单未完成的采购订单数量。

    由于采购申请单生产采购订单时,通常是根据采购申请单上的“建议采购日期”开始订货,也有采购员统一时间订货,要求供应商在“到货日期”到货,这样可以给供应商多一些时间安排生产。


5. 物料配套查询录入

物料配套查询录入是根据BOM档案展开采购件物料的过程,是一个模拟MRP运算的过程,它是根据用户指定的一个或一组产品的需求,按照BOM结构展开到用户指定的层次,并根据用户的参数设置考虑相应的现场库存、安全库存及预计出入库数量,计算得出构成产品的相关物料的建议计划数量。

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6. 库存缺货查询录入

库存缺货查询录入是系统根据选项设置后,计算出库存缺货情况,再根据缺料表进行采购申请的录入。

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7.3.3 采购订单

采购订单的下达表示相关采购申请单和采购合同资料已经确认,企业需要下达采购订单给供应商,以及传递到相关部门,各部门根据接受到的采购订单信息,准备好收获和生产安排和财务核算。

       采购订单即可以根据销售订单、采购申请单、合同资料和外销订单生成,当系统中没有相关的源单时,则采购订单可以手工录入。

 

1.采购订单新增

 

2.采购订单基本操作

 

3.采购订单变更

采购订单变更功能是针对已经审核后的采购订单进行变更处理,变更时主体内容不能变更,即该笔订单的供应商、物料编码不能变更,只能对数量、单价、税率和交货日期进行变更。

 

4.采购订单– 生成其他业务单据

审核后的采购订单可以作为源单据生成多种业务单据,可以生成收料通知单、外购入库单和采购发票,生成的采购发票,传递到“应付款管理”模块。

 

5.采购订单执行情况表汇总表、明细表

       采购订单执行情况汇总表是查询满足条件的某个采购订单的执行情况,可以查询到订单量、入库数量和未入库等信息。以查询采购订单执行情况明细表为例,介绍执行情况表的查询方法。

 

6.采购订单全程跟踪

采购订单全程跟踪是查询符合条件订单的入库、开票和付款情况,以做到及时全面的跟踪。

 

7.3.4 收料/退料通知

采购收料通知单是采购部与仓库之间的信息传递纽带,当采购部接到供应商到货信息后,填写一张收料通知单传递到“仓存管理”模块,当仓库管理员接收到收料通知信息,点查来料实物后,再根据收料通知单填写“采购入库”单据做入库处理。

       收料通知单的操作方法和采购订单处理方法基本相同。

 

7.3.5 外购入库

外购入库单是在仓库管理员接收到采购料通知后,并点查来料实物后填写的一张采购入库单据。采购入库单有两种,一种是蓝字录入单,另一种是红字录入单,红字录入单是蓝字入库单的反向单据,代表物料的退回。

外购入库单一般是由仓库管理员填写。金蝶K/3中的外购入库单有两个模块可以录入,一个是在【采购管理】-》【外购入库】功能中录入,另一个是在【仓库管理】-》【验收入库】-》【外购入库】中录入。


外购入库单是处理所有“采购订单”行为产生的材料入库动作。该单据主要是由“仓库员”处理,在录入外购入库单时参照“采购订单”入库,这样在查询“采购订单执行明细表”时,可以有效的查询到每一款物料、每一张采购订单的执行情况。 


1.外购入库单新增

(1) “红字”采购入库单的录入方法是先单击工具栏上“红字”按钮,这时窗口右上角显示“红字”字样,表示当前处理状态为红字单据录入,红子单据录入方法同蓝字出库单录入方法。

(2) 若采购入库单无源单据引用时,可以直接手工录入,则供应商档案需要手工获取。

 

2.外购入库单基本操作

 

3.外购入库单的核销

 

4.      外购入库单生成发票

采购发票是财务核算对供应商的付款凭据,在“采购管理”录入正确的发票信息后,系统会自动将发票传递到“应付款管理”模块,经审核后挂供应商的“应付账款”。外购入库单可以生成采购专用发票和采购普通发票。

    由于发票是涉及财务核算,所以要生成发票的前提是“应付款管理”模块需要启用后方能生成发票并保存。

       外购入库单还可以下推生成销售出库单、领料单和委外加工单等单据。

 

 

7.3.6 采购发票

采购发票可以处理采购专用发票(增值税发票)和普通发票,并可以进行采购发票与采购入库单的勾稽。采购发票可以由采购入库单、采购订单和合同等源单据生成。

 

 

1.采购发票录入

2.发票基本操作

3.勾稽与反勾稽

4.核销与反核销

采购发票的核销是指红字和蓝字发票的核销和反核销的功能。

核销条件:

1).核销的必须分别为红字和蓝字的已审核采购发票;

2).核销的发票必须全部为审核未勾稽的发票;

3).核销的发票其事务类型必须一致,即蓝字采购普通发票对应红字采购普通发票、蓝字采购专用发票对应红字采购专用发票;

4).核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据,包括两张单据的供应商、采购方式、物料、辅助属性、条目数等内容均一致,而每个条目的数量相反(即相加为零)的情形下才能予以核销;

5).一次只能选择两张单据进行核销;但一次只能选择一张单据进行反核销;

6).反核销的两张发票不能生成记账凭证;

 

5.采购发票明细表

采购发票明细表是查询符合条件的采购发票明细情况。

 

7.3.7 费用发票

采购费用发票主要用来处理采购过程中产生的费用,如运输费用、报关费用等。费用发票也分为蓝字发票和红字发票,红字发票是蓝字发票的反向单据,代表费用退回,两者数量相反,但内容一致。

 

7.4 采购报表分析

金蝶K/3除了提供基本报表查询功能外,还提供强大的报表分析查询功能,可以进行采购价格分析、采购订单分析和供货ABC分析,以及查询采购汇总表和采购明细表,并且可以自定义“查询分析工具”。

 

 

 

 

 

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