Microsoft Excel 的使用新技巧

使用 Microsoft Excel 工作表可以测试您的组织技能。 在包含大量数据的文档中输入、排列和搜索内容有时可以测试您的耐心，并延长您的工作时间。

但 Microsoft Excel 提供了一些重要功能，用于帮您简化数据组织工作。 要掌握对排序和筛选功能的应用。

筛选功能详细介绍

Excel 有一些非常出色的数据排序和筛选功能，其中的一些功能经常被忽视。

例如，假设您收到了一个地址列表，您需要将其输入到数据库中，但该表的电子邮件地址列的输入非常混乱，让您一看就觉得头晕眼花。



您要做的第一件事是将其中未显示字符“@”的所有项目筛选出来。
直接开始搜索没有用，因为无法基于排除法或使用需要忽略的字符或字词进行搜索。

幸好，一些开发人员遇到了同样的问题并因此添加了“排序和筛选”功能。 单击标题单元格，单击主功能区中的“排序和筛选”按钮，然后选择“筛选”选项。 此外，您可以从数据功能区单独访问排序和筛选功能。


每个标题单元格的后面都有一个下拉按钮。


单击“电子邮件”旁边的下拉按钮，排序选项将弹出。

现在，要筛选出每个不包含字符“@”的电子邮件，单击“文本筛选”，然后选择“不包含”继续。



在“自定义自动筛选方式”窗口中，输入要排除在外的字符。



Excel 将立即显示经过筛选的列表，其中只包含无筛选词语的内容。



此功能具有真正价值的地方在于，您可以将其与进一步的搜索条件合并，进而对已筛选的结果列表进行再次筛选。

如果要删除筛选，请再次单击下拉菜单，然后选择“从...中清除筛选”。


这只是此强大搜索工具的一个示例。 文本筛选提供了多个选项： “等于”或“不等于”、“开头是”或“开头不是”、“结尾是”或“结尾不是”以及“包含”或“不包含” – 为您提供了按需搜索和筛选内容的多种方法。

如果需要查找共享一些字符但不共享另一些字符的文本值，请使用通配符。
在筛选中以及搜索和替换内容时，可以使用以下通配符作为比较条件。
 

通配符	及其用途
? （问号）	任何单独的字符
	例如，sm?th 可用于查找“smith”和“smyth”
*（星号）	表示任何数量的字符
	例如，*east 可用于查找“Northeast”（东北）和“Southeast”（东南）
~（波形符）后面跟一个 ?、* 或 ~	加问号、星号或波形符
	例如，fy91~? 可用于查找“fy91?”

请注意，如果您要明确搜索星号或问号，则必须在“查找内容”框中该字符的前面添加一个波形符 (~)。

除文本之外，您也可以筛选数字。

数字筛选对应的选项包括： “大于”、“小于”、“大于或等于”或者“小于或等于”。

如果您有一个只包含数字的列，则有可能获得其他筛选选项，例如“10 个最大值”、“高于平局值”或“低于平均值”。



排序功能要点

筛选功能非常适合选择特定信息，但如果需要以多种方式组织信息该怎么办？ 现在让我们进入排序功能。

您可以在 Excel 中通过以下两种方式对数据进行排序：
 

1. 基本方法是通过“排序和筛选”选项进行 A-Z 和 Z-A 排序：
   
   
2. 也可以使用自定义“排序”选项，其菜单如下所示：
   
   

您是否知道，您不仅可以纵向排序，而且可以横向排序？

要想横向排序，请选定需从左到右排序的行。

1. 选择自定义排序选项工具（见上图）
2. 单击“选项”，然后选择“从左到右”
3. 在排序对话框中，单击“排序方式”，选择要排序的行，然后单击“确定”。
   
   
   
   请注意： 遗憾的是无法一次性选择多个行。

因此，利用这些工具，甚至无需使用公式您就可以根据需要筛选出几乎所有令人头疼的数据详情。 请注意，您一次只能对数据表的一个区域应用筛选。

如果定期使用，此功能应该成为数据排序不可或缺的一部分，帮助提高准确度并降低使用难度。


*所有这些技巧都基于 Microsoft Office Excel 2010 (Windows)，但其他 Excel 版本也能提供相同或相似的功能。 （只是在菜单和性能上可能存在差异。） Microsoft 和 Excel 是 Microsoft Corporation 在美国和其他国家/地区的注册商标。